Liên quan Dữ liệu số hóa sổ hộ tịch và bản điện tử giấy tờ hộ tịch, cũng như lợi ích của nó mang lại, trả lời PV Thanh Niên, ông Huỳnh Văn Hạnh, Giám đốc Sở Tư pháp TP.HCM, cho hay bắt đầu từ giữa tháng 6.2022 TP.HCM cấp bản sao trích lục kết hôn, giấy khai sinh, khai tử và bản sao trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con từ Dữ liệu số hóa sổ hộ tịch tại Kho dữ liệu dùng chung của TP.HCM cho cá nhân.

NGÂN NGA

Việc đưa vào khai thác sử dụng Dữ liệu số hóa sổ hộ tịch góp phần nâng cao năng lực quản lý của cơ quan nhà nước; giúp cho việc kiểm tra, xác minh, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch của người dân và theo yêu cầu của cơ quan, người có thẩm quyền.

Người dân chỉ cần đến bất cứ phường nào của TP.HCM (không phụ thuộc vào nơi đã đăng ký, nơi lưu trữ sổ hộ tịch và nơi cư trú) đều có thể yêu cầu cấp bản sao các loại giấy tờ trên. Từ đó, người dân giảm thời gian đi lại, giảm các loại giấy tờ về hộ tịch phải nộp khi làm các thủ tục hành chính tại Sở Tư pháp và UBND quận, huyện, phường. Đồng thời, các cơ quan này sẽ không yêu cầu người dân nộp các loại giấy tờ hộ tịch (đã có trong Dữ liệu số hóa sổ hộ tịch của TP.HCM) khi làm các thủ tục có liên quan.

Người dân làm thủ tục hành chính tại Sở Tư pháp TP.HCM

NGÂN NGA

Đã số hóa 11,7 triệu hồ sơ hộ tịch

Hiện việc số hóa đã được Sở Tư pháp thực hiện tới đâu, thưa ông?

Ông Huỳnh Văn Hạnh: Sở Tư pháp đã phối hợp UBND TP.Thủ Đức, các quận, huyện hoàn thành giai đoạn 1 đề án số hóa sổ hộ tịch với 11,7 triệu hồ sơ được số hóa. Trong đó, hơn 11 triệu hồ sơ đăng ký trước năm 2016 đủ điều kiện chuyển chính thức lên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp. Sở Tư pháp đã đồng bộ vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp hơn 10,7 triệu hồ sơ, đạt 97%.

Đến giữa tháng 9.2022, Sở Tư pháp và các cơ quan đăng ký hộ tịch đã cấp hơn 205.000 bản sao giấy tờ hộ tịch từ Dữ liệu số hóa sổ hộ tịch.

Trong quá trình thí điểm, Sở Tư pháp và các địa phương có gặp khó khăn, vướng mắc gì?

Việc này rất tiện lợi cho người dân, chẳng hạn như khi đi máy bay, thay vì phải xuất trình giấy khai sinh bản giấy của con, cha mẹ chỉ cần cung cấp bản điện tử có mã QR Code để nhân viên “quét” thông tin khai sinh.

Giám đốc Sở Tư pháp TP.HCM HUỲNH VĂN HẠNH

Hiện nay còn hơn 355.000 dữ liệu số hóa sổ hộ tịch không chuyển thành công lên “Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch” của Bộ Tư pháp. Hệ thống thông báo do dữ liệu ở trạng thái “chưa kiểm tra trùng dữ liệu”, “trùng dữ liệu”, một số dữ liệu ở trạng thái “cho phép chuyển” nhưng cũng không chuyển được, mà chưa rõ nguyên nhân.

Hệ thống này cũng thường xuyên bị chậm, từ chối truy cập, dữ liệu hiển thị không đầy đủ, không trích xuất dữ liệu in ra phôi theo mẫu quy định. Vì thế bộ phận tiếp nhận mất nhiều thời gian tra cứu, chỉnh sửa nội dung bản sao trích lục dẫn đến nhiều trường hợp chưa giải quyết được ngay theo yêu cầu của người dân.

Tại điều 27, điều 46 luật Hộ tịch quy định cá nhân có thể được đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch tại nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú. Tuy nhiên, hiện nay trên các phần mềm quản lý hộ tịch, khai sinh điện tử đều không cập nhật tự động vào “Sổ đăng ký khai sinh”.

Chúng tôi nhận thấy có sự bất cập khi triển khai Thông tư số 01 năm 2022 của Bộ Tư pháp (quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87 năm 2020 của Chính phủ về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và đăng ký hộ tịch trực tuyến). Chẳng hạn việc phải được cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cấp trên cho phép điều chỉnh dữ liệu sai sót đã làm gia tăng thêm thủ tục, thời gian giải quyết và không cần thiết. Bởi cơ quan đăng ký hộ tịch là nơi chịu trách nhiệm về tính chính xác của

Dữ liệu hộ tịch so với hồ sơ giấy mà mình đang quản lý.

Phần mềm cũng chưa cho phép Sở Tư pháp điều chỉnh dữ liệu do mình quản lý. Do đó, cơ quan quản lý dữ liệu hộ tịch của Bộ Tư pháp phải bố trí nhiều nhân lực và phương tiện kỹ thuật để xử lý yêu cầu điều chỉnh dữ liệu của 63 Sở Tư pháp trong cả nước.

3 đề xuất để tiện ích càng được phát huy

Vậy có cách nào để giải quyết những bất cập trên?

Sở Tư pháp kiến nghị, đề xuất 3 vấn đề quan trọng.

Thứ nhất, cần phải mở tiện ích cập nhật tự động việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch thực hiện tại nơi cư trú.

Thứ hai, cho phép đơn vị quản lý dữ liệu tự điều chỉnh sai sót do mình quản lý so với hồ sơ giấy, mà không cần phải chờ cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp trên cho phép.

Thứ ba, Bộ Tư pháp cần hướng dẫn việc cấp bản sao giấy tờ hộ tịch không phụ thuộc vào nơi đăng ký, nơi cư trú của người yêu cầu, nơi lưu trữ sổ hộ tịch theo Nghị định số 87 năm 2020 của Chính phủ đối với dữ liệu hộ tịch của các địa phương trong cả nước có trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý của Bộ.

Sở Tư pháp đã đề xuất triển khai thí điểm cấp bản điện tử giấy tờ hộ tịch tại TP.HCM. Thưa ông, việc này có ý nghĩa như thế nào?

Tháng 11.2022, Sở Tư pháp có văn bản đề xuất Bộ Tư pháp triển khai thí điểm tại TP.HCM việc cấp bản điện tử giấy tờ hộ tịch từ Dữ liệu số hóa sổ hộ tịch TP.HCM. Bản điện tử có giá trị sử dụng như bản giấy và đặc biệt không thể làm giả giấy tờ khi giao dịch.

Theo điều 2, điều 3, điều 4 luật Hộ tịch, hộ tịch là những sự kiện được quy định tại điều 3 của luật này (khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử…), xác định tình trạng nhân thân của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết.

Cơ sở dữ liệu hộ tịch là tập hợp thông tin hộ tịch của cá nhân đã đăng ký và lưu giữ trong Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Theo báo cáo của Bộ Tư pháp, hiện vẫn đang tiếp tục hoàn thiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với gần 58,3 triệu dữ liệu hộ tịch các loại, bao gồm gần 36,4 triệu dữ liệu đăng ký khai sinh. Trong đó, có hơn 8,1 triệu trẻ em được đăng ký khai sinh, cấp số định danh cá nhân thông qua việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; hơn 8 triệu dữ liệu đăng ký kết hôn; gần 6,1 triệu trường hợp đăng ký khai tử và hơn 7,8 triệu dữ liệu đăng ký các sự kiện hộ tịch khác.

Việc này rất tiện lợi cho người dân, chẳng hạn như khi đi máy bay, thay vì phải xuất trình giấy khai sinh bản giấy của con, cha mẹ chỉ cần cung cấp bản điện tử có mã QR Code để nhân viên “quét” thông tin khai sinh.

Bản điện tử giấy tờ hộ tịch để thay bản giấy trong các giao dịch, thủ tục hành chính thực hiện trực tuyến hoặc khi làm thủ tục đăng ký hộ tịch trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch, trong điều kiện mà cơ sở dữ liệu điện tử chưa được vận hành thống nhất.

Sở Tư pháp cũng đề xuất bản điện tử hộ tịch sẽ được dùng để cung cấp bản chụp trong các thủ tục hành chính, xuất trình/nộp khi thực hiện thủ tục công chứng, chứng thực giao dịch dân sự, đăng ký hộ tịch trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch và được mở rộng ở các lĩnh vực khác.

Cơ quan cấp bản điện tử giấy tờ hộ tịch là Sở Tư pháp; Phòng Tư pháp quận, huyện, TP.Thủ Đức, UBND phường, xã, thị trấn.