Là sếp, bạn không cần phải quá nhạy cảm hoặc cẩn trọng quá lời nói của mình nhưng sếp cũng có thể thay đổi cách nói của mình để khiến nhiều người hài lòng hơn.

Là một người đã từng đảm nhiệm các vị trí lãnh đạo trong 25 năm, tôi thấy cách nói rất quan trọng.

Dưới đây là một vài ví dụ.

1. "Bạn hãy nghỉ ngơi, nhưng nhớ cầm điện thoại bên người."

Nếu một nhân viên đã bỏ tiền để nghỉ phép thì đừng bắt họ lúc nào cũng cầm điện thoại. Điều này có nghĩa là bạn luôn trong tư thế sẵn sàng liên lạc với họ mà không cần lý do gì cả. Nó nghe có vẻ không tôn trọng theo một mức độ nào đó. Tôn trọng ở chỗ bạn cần họ, nhưng thiếu tôn trọng ở chỗ bạn không quan tâm đến thời gian cá nhân của họ.

Đôi khi điều này là không thể tránh được, nhưng bạn nên cố gắng hết sức để nhân viên của mình yên khi họ nghỉ làm, đặc biệt là khi họ dành thời gian cho gia đình.

Thay vào đó, bạn nên nói:

"Hãy tận hưởng thời gian nghỉ." "Ở đây đã có chúng tôi lo." "Đừng lo lắng về công việc." "Nói chuyện với bạn vào ngày khác" Hoặc, hãy nói: "Tôi không muốn phải làm phiền bạn nhưng tôi nhờ bạn một điều" nếu bạn phải liên hệ với họ.

2. "Bạn không cần biết tại sao, chỉ cần làm thôi."

Đây hoàn toàn là điều không nên nói dù cho nó là sự thật.

Một ông chủ tốt sẽ cung cấp thông tin cho nhân viên của họ càng nhiều càng tốt. Việc cập nhật thông tin cho nhân viên giúp họ biết rằng họ là một phần của bức tranh toàn cảnh. Nó cho thấy bạn tôn trọng họ.

Tất nhiên, tin đồn và suy đoán là những thứ vô ích và gây tổn hại, nhưng có rất nhiều điều bạn có thể cho mọi người biết. Bạn phải luôn giải thích cho nhân viên tại sao họ cần làm những việc đó.

Thay vào đó, bạn nên nói:

"Đây là lý do tại sao chúng ta cần làm điều này." Hoặc "Tôi cần bạn làm ngay bây giờ, nhưng tôi sẽ giải thích lý do sau."

3. "Một số thứ bạn đang làm (điều gì đó tiêu cực)."

Đừng phê bình chung cả nhóm để sửa một hoặc hai nhân viên không phải là một cách nên sử dụng để sửa chữa ai đó. Nếu ai đó đang làm mọi thứ rối lên, hãy ngồi xuống với họ.

Đừng nói "một số người trong các bạn đã đến muộn" hoặc "một số bạn đi trễ" với toàn đội. Đây là một lãnh đạo tai hại và lười biếng. Điều này thể hiện bạn không biết những người còn lại trong nhóm đang làm tốt.

Thay vào đó, bạn nên nói:

Đừng nói với tất cả mọi người, chỉ nói với người đang gặp vấn đề.

Nếu bạn sử dụng lời phê bình chung chung cho những hành động tích cực thì được. Nhưng đừng nói thẳng với cả nhóm về những điều tiêu cực khi chỉ một hoặc hai người cần nghe điều đó.

4. "Bạn thật may mắn khi có công việc này."

Không có sếp, bạn thật may mắn khi có mọi người theo dõi bạn. Và bạn sẽ may mắn nếu mọi người vẫn làm việc sau khi bạn nói điều đó.

Nói ai đó may mắn hoặc nên biết ơn vì công việc không phải là điều mà sếp nên nói. Người khác nói được, nhưng không phải sếp. Nó hạ thấp cả hai phía.

Thay vào đó, bạn nên nói:

"Chúng tôi thật may mắn khi có một người như bạn trong nhóm." Hoặc không nói gì cả nếu điều đó không đúng.

5. "Chúng ta đã thất bại" hoặc "Tôi và mọi người đã thành công."

Đừng bao giờ nói.

Hãy nói bạn đã thất bại nếu có thất bại. Bạn hoàn toàn chịu trách nhiệm về thất bại. Đừng bao giờ đổ lỗi cho nhân viên của bạn.

Và nếu bạn đang tham gia một cuộc họp trước toàn thể công ty, đừng nói "Tôi và mọi người đã làm (điều gì đó thành công)". Hãy nói rằng họ đã làm được điều này.

Thay vào đó, bạn nên nói gì:

"Tôi đã thất bại." "Họ đã thành công."

6. "Khách hàng luôn đúng."

Nếu nhân viên sai thì có thể nói. Nhưng khách hàng đôi khi cũng sai. Đừng xem nhẹ nhân viên của bạn chỉ vì lợi ích của khách hàng.

Tất nhiên, có những cách thích hợp để giải quyết khiếu nại của khách hàng và có lẽ trong nhân viên có người đã giải quyết mọi việc tốt hơn.

Nhưng đúng là đúng và sai là sai dù là ai đi chăng nữa.

Thay vào đó, bạn nên nói gì:

"Khách hàng không đúng, nhưng đây là cách chúng ta cần xử lý vấn đề này từ góc độ kinh doanh."

Hoặc, hãy nói: "tạm biệt khách hàng!" Đôi khi những người độc hại đến mức bạn không nên giữ họ làm khách hàng.

7. "Đây là cách chúng ta luôn làm."

Đây không phải là lý do chính đáng.

Nếu có lý do chính đáng để tiếp tục làm như cách bạn đã luôn làm thì thật tuyệt, nhưng bạn cần phải giải thích được lý do chính đáng đó.

Một ông chủ tốt hiểu lý do tại sao phải làm những việc đang làm.

Thay vào đó, bạn nên nói gì:

"Chúng ta luôn làm theo cách này và đây là lý do tại sao chúng ta sẽ tiếp tục làm điều đó." Sau đó, có thể giải thích nó một cách mạch lạc. Hoặc nói "Tôi không biết tại sao chúng ta lại làm như vậy, chúng ta hãy nghĩ lại điều này."

8. "Tôi không thể làm gì được cho vấn đề này."

Thông thường, nhân viên sẽ tự hiểu là: "Tôi không muốn làm việc đó" hoặc" "Tôi không muốn mạo hiểm cho việc này".

Ở đâu có ý chí, ở đó có cách và nếu "bạn không thể làm gì" thì thường có nghĩa là bạn không có ý chí.

Thường thì bạn có thể làm gì đó cho nhân viên. Nếu bạn thực sự không thể làm gì, hãy nêu lý do tại sao vào thời điểm thích hợp.

Thay vào đó, bạn nên nói gì:

"Tôi đã cố gắng giải quyết vấn đề này nhưng dường như không thể - Mặc dù vậy, tôi sẽ tiếp tục cố gắng".

Đôi khi nhân viên không phải lúc nào quan tâm đến một việc gì đó đến nỗi phải trình lên sếp. Nói rằng bạn sẽ không làm sẽ tốt hơn là nói rằng bạn không thể làm.

Nhưng hầu như bạn có thể làm điều gì đó để giải quyết mối quan tâm của nhân viên.

9. "Tôi không quan tâm."

Nếu bạn không quan tâm đến ‘x’ thì tại sao người khác phải quan tâm? Tôi không quan tâm không phải là câu nói bạn nên có trong từ điển giao tiếp của mình.

Là một nhà lãnh đạo, làm gương về việc quan tâm đến sứ mệnh của bạn sẽ là cách duy nhất bạn có thể mong đợi nhóm của mình làm được như vậy.

Thay vào đó, bạn nên nói gì:

"Hãy để tôi nghĩ về điều này." "Chúng ta cần tập trung vào bức tranh toàn cảnh hơn". "Đây không phải là điều quan trọng để đưa ra quyết định, vì vậy hãy tập trung vào việc khác."

Có thể nêu lý do tại sao đó không phải là ưu tiên tốt hơn là nói rằng bạn không quan tâm.

Mộc Dương