Thời gian là tất cả những gì bạn có thể bán, là tài sản chủ yếu của bạn. Cách bạn sử dụng thời gian sẽ xác định mức sống của bạn. Theo quy luật 80/20, một số thứ bạn làm sẽ có giá trị hơn rất nhiều những thứ khác, mặc dù thời gian thực hiện như nhau. Mục tiêu của bạn là tập trung tạo ra những thứ giá trị nhất trong cuộc sống và công việc của mình.

Shark Thái Vân Linh cũng có quan điểm tương tự: Nếu bạn muốn làm việc có năng suất cao hơn, hãy thử thiết lập quản lý thời gian cho chính bản thân mình. Bạn cần dành thời gian để làm những công việc cụ thể. Trong thời gian đó, bạn cần hoàn toàn tập trung và không làm gì khác. 

"Mỗi buổi sáng Linh sẽ tạo một danh sách những việc cần phải hoàn thành trong ngày, sau đó Linh sẽ xác định mỗi dự án cần ít nhất một phiên 30-45 phút để tập trung hoàn thành. Có nhiều dự án sẽ cần nhiều phiên. Đôi khi điều đó có nghĩa là làm việc đến 9-10 giờ tối. Việc tuân thủ cam kết cá nhân này cho phép Linh hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Những lúc tập trung trong phiên 30-45 phút, Linh cố gắng tránh càng nhiều điều gây mất tập trung càng tốt. Chẳng hạn như Linh úp mặt điện thoại xuống để không thấy bất kỳ thông báo nào. Linh sẽ đóng tất cả các trình duyệt, chỉ để lại ứng dụng và tài liệu cần thiết bên cạnh trình duyệt Linh cần để làm việc. Linh sẽ đi vệ sinh và ăn một chút đồ ăn nhẹ trước khi bắt đầu. Mục tiêu là phải tập trung hoàn toàn để hoàn thành công việc!", shark Linh chia sẻ.

Phương pháp quản lý thời gian của shark Linh cũng đã từng được chuyên gia quản trị nổi tiếng Brian Tracy chia thành bước như sau:

Sử dụng thời gian hợp lý

Hãy bắt đầu một ngày mới bằng những việc bạn đã định trước. Hãy ghi ra giấy tất cả những việc bạn phải làm trong ngày tiếp theo, bắt đầu bằng các cuộc hẹn, sau đó đến mọi thứ bạn có thể nghĩ ra. Đừng bao giờ làm việc mà không có danh sách này.

Các chuyên gia quản lý thời gian cho rằng bạn sẽ nâng cao năng suất lên khoảng 25% hoặc được thêm 2 giờ làm việc bằng cách lên kế hoạch mỗi ngày. Danh sách đó chính là bí quyết để bạn quản lý hiệu quả thời gian và cuộc sống của mình.

Đặt ra những ưu tiên rõ ràng

Khi bạn đã có danh sách, hãy đặt ra mức độ ưu tiên cho từng việc, xác định cái nào quan trọng hơn. Hãy tự hỏi: Mình chỉ có thể làm một việc trong danh sách này trước khi đi khỏi thành phố một tháng, mình cần làm việcnào?

Bất kể câu trả lời của bạn là gì, hãy khoanh tròn việc đó. Sau đó, lại tự hỏi tương tự: Với thời gian một tháng, việc thứ hai nên làm là gì? Hãy khoanh tròn việc này lại. Và tự hỏi mình câu hỏi này một lần nữa.

Bài tập này khiến bạn nghĩ tới những việc thật sự quan trọng, nó khác với những việc khẩn cầu. Khi bạn đã xác định được nhiệm vụ với mức độ ưu tiên cao nhất, bạn sẽ biết bắt đầu từ đâu và cần làm gì.

Lựa chọn nhiệm vụ quan trọng nhất

Một câu hỏi hay mà bạn nên hỏi là: Việc gì có thể ảnh hưởng tích cực tới công việc của mình nếu được làm đúng lúc? Luôn có một việc như vậy và nếu bạn làm tốt việc đó, nó có thêm tác động lớn tới kết quả và phần thưởng của bạn.

Một dạng khác của câu hỏi này là: Điều gì chỉ có tôi mới có thể làm và nếu làm tốt sẽ tạo ra sự khác biệt?

Từng giờ, hàng ngày, chỉ có một câu trả lời cho câu hỏi này. Luôn có một việc mà chỉ có bạn mới có thể tạo nên sự khác biệt, không ai có thể làm cho bạn. Nhưng nếu bạn làm việc đó tốt bạn có thể tạo nên sự khác biệt. Điều đó là gì vậy.

Câu cuối cùng bạn nên hỏi khi đặt mức độ ưu tiên là: Ngay bây giờ thì điều gì có giá trị nhất trong việc sử dụng thời gian của mình. Xin nhắc lại lần nữa, bạn hãy đặt câu hỏi này mỗi giờ và luôn chỉ có một câu trả lời duy nhất. Nhiệm vụ của bạn là xác định chắc chắn nó đáng giá nhất, bất kể bạn đang làm gì.

Tập trung

Bí quyết quản lý thời gian cuối cùng, khi bạn đã có danh sách với mức độ ưu tiên, là bạn bắt đầu tập trung vào công việc đó cho tới khi hoàn thành. Khả năng tập trung của bạn sẽ được thấy rõ hơn khi đúng trước nhiệm vụ quan trọng nhất, sau đó phải làm việc đó cho tới lúc hoàn thành. Nó sẽ làm tăng gấp đôi hay gấp ba năng suất và thành quả của bạn hơn bất cứ thứ gì.

Thảo Nguyên