Phù hợp với chuyển đổi số

Chuyên gia truyền thông Nguyễn Ngọc Long, Trưởng nhóm truyền thông Trăng Đen cho biết ông đã vận hành công ty của mình theo hình thức làm việc online từ xa được 5 năm nay, nên khi dịch bệnh xảy ra và chuyển làm online thì không có điều gì quá bất ngờ.

Tuy nhiên, phân tích về những mặt hạn chế khi làm việc online, chuyên gia Nguyễn Ngọc Long cho biết: “Một trong những mặt hạn chế lớn nhất là khi các bạn làm công việc online tại nhà là bị tác động tới môi trường làm việc. Đối với bạn nào đang có không gian riêng thì nó sẽ không bị ảnh hưởng đến công việc, nhưng ngược lại khi bạn sử dụng không gian chung sẽ tác động rất nhiều quá trình làm việc. Ảnh hưởng đầu tiên khi những thành viên trong gia đình họ không có nhận thức rằng bạn có thực sự đang làm việc hay không, mà chỉ nhận thức được là người đó đang ở nhà”.

Ông Long nêu ví dụ: Khi làm việc ở trên công ty thì 8h sáng làm việc đến 17h chiều thì khi đó gia đình không có sự tác động. Còn nếu làm việc tại nhà và trong khoảng thời gian đó khi mà bạn vẫn đang làm việc còn gia đình coi như bạn không làm việc. Từ những hạn chế đó, sẽ mang đến rất nhiều hệ luỵ, tạo cảm giác công việc không hiệu quả.

“Còn về quy trình làm việc kể cả là online hay offline thì giống nhau hoàn toàn, bởi vì công nghệ đang phát triển thì những cái gì họ làm được bằng offline thì cũng sẽ làm được online về mặt quy trình”, chuyên gia Nguyễn Ngọc Long chỉ ra.

Bên cạnh đó, theo ông Long, đối với những nhà doanh nghiệp đỏi hỏi tính bảo mật thì làm việc online sẽ tương đối khó khăn.

Một vấn đề nữa cũng được các doanh nghiệp quan tâm về thái độ làm việc, cách thức quản lý nhân sự khi làm việc online. Về điều này, ông Long cho biết, ở công ty ông ngay từ khi phỏng vấn sẽ sàng lọc những người có yếu tố phù hợp với môi trường làm việc của công ty. “Chúng tôi sẽ chọn những người có tính thật thà, trung thực cao, để không phải lo đến việc là bạn nói bạn đang làm nhưng thực chất bạn đang ngủ. Nhưng, nếu đối với những tổ chức doanh nghiệp khác thì đó sẽ là thử thách lớn bởi vì khi đi làm trực tiếp họ kiểm soát nhân sự bằng check in, quét mã vân tay… còn bây gờ làm online thì sẽ thành rào cản. Còn đối với công ty, doanh nghiệp nào chỉ tính sản phẩm và sự sáng tạo thì sẽ không có bất kỳ rào cản nào”, ông Long chia sẻ thêm.

Cũng nêu thêm vấn đề làm sao biết nhân sự làm việc online có trung thực hay không, ông Long đưa ra dẫn chứng thực tiễn từ mô hình công ty ông đang áp dụng. “Trung thực là cái cần phải có nhưng không có nghĩa là phải giám sát về mặt thời gian 24/24. Mà cần phải có cả hai là giám sát về mặt thời gian và hiệu suất công việc. Thông thường người ta sẽ trả lương dựa trên thời gian bạn bỏ ra làm việc và cái kết quả mà bạn thu về. Tất nhiên, kết quả thu về là sẽ căn cứ theo các sản phẩm”, ông Long nói.

Ngoài những mặt hạn chế nêu trên, ông Long đồng ý rằng làm việc online phù hợp với xu thế chuyển đổi số.

Ông Long bày tỏ: “Đối với doanh nghiệp mà họ chưa làm online thì cũng sẽ phải làm online vì đó là điều tất yếu. Bởi, khi áp dụng làm online sẽ có rất nhiều lợiích như:  giảm thiểu được chi phí thuê mặt bằng, giảm về cơ sở hạ tầng từ những cái thứ đơn giản nhất ăn, ngủ, vệ sinh…Khi làm online thì nhân sự có thể làm 24/7 ở bất cứ không gian nào”.

Muốn biết xu thế làm việc online có phù hợp với Việt Nam hay không, ông Long cho rằng phải xem nó phù hợp với ngành nghề nào thì làm việc trực tuyến online, cá nhân ông cho rằng điều này phù hợp hơn đối với ngành dịch vụ.

Làm việc tại nhà lâu, có thể dẫn đến “cái sự lười”

Trong khi đó, trao đổi với Người Đưa tin, bà Đào Thuỳ Trang, Phó Ban Đối Ngoại, Công ty cổ phần tập đoàn Giáo dục Egroup cho biết: “Trong thời gian dịch bệnh, chúng tôi tổ chức làm việc trực tuyến và bán trực tuyến, tuỳ theo mức độ dịch bệnh và quy định của cơ quan chức năng.

Với hình thức trực tuyến, nhân viên Egroup được tổ chức làm việc 100% tại nhà, họp, báo cáo công việc bằng các phần mềm quản lý, email và các mạng nội bộ…

Với hình thức bán trực tuyến, nhân viên Egroup được bố trí làm việc luân phiên, một số ngày làm việc tại văn phòng, một số ngày làm việc tại nhà, đảm bảo khoảng cách an toàn tại nơi làm việc, 5K”.

Đánh giá về hiệu quả công việc của nhân viên khi làm việc tại nhà, bà Trang bày tỏ: “Sau một thời gian thích nghi với cách làm việc mới, về cơ bản, hiệu quả công việc của nhân viên khi làm ở nhà là khá tốt tuỳ theo đặc thù của từng công ty, bộ phận chức năng sẽ có những hiệu quả công việc khác nhau.

Tuy nhiên, cũng có những công việc bị ảnh hưởng tương đối nghiêm trọng nếu làm việc tại nhà, đòi hỏi Tập đoàn phải có những bước đi mới nhằm thích ứng với tình hình thực tế”.

Sau quá trình thực hiện, bà Trang cho rằng hình thức làm việc trực tuyến giúp tiết kiệm được một số chi phí cố định, điện, nước, chi phí mặt bằng, văn phòng, chi phí nhân sự và một số chi phí khác… Nhân viên có thể tiết kiệm thời gian di chuyển, cũng như kết hợp làm nhiều việc cùng lúc, tăng hiệu quả công việc và thu nhập.

Tuy nhiên, cũng có những hạn chế nhất định, đó là tính kết nối cá nhân - cá nhân, cá nhân và tập thể, đội nhóm kém hơn, văn hoá doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng do thiếu kết nối, tương tác.

Ngoài ra, làm việc tại nhà lâu, có thể dẫn đến việc “cái sự lười” trong mỗi cá nhân lên ngôi, kéo theo việc thiếu động lực làm việc, phấn đấu, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Đây cũng chính là khó khăn đối với người quản lý. Đòi hỏi họ cần sớm nắm bắt tình hình, để tìm ra giải pháp phù hợp.

Về tương lai Egroup sẽ nghiên cứu về việc có thể cho làm việc trực tuyến, tuỳ theo tính chất công việc.

“Tuy nhiên, chúng tôi sẽ ưu tiên đàm phán với người lao động để đưa ra những quyết định có lợi cho cả hai bên. Việc làm việc trực tuyến sẽ giúp công ty tiết kiệm được một số chi phí, cũng như tạo điều kiện cho người lao động được làm nhiều công việc cùng lúc, giúp tăng thu nhập”, bà Trang cho biết thêm.

Trước vấn đề đãi ngộ cho nhân viên khi làm trực tuyến, bà Trang chia sẻ: “Thực tế, chúng tôi quản lý công việc dựa trên hiệu quả công việc, không phải quản lý dựa vào thời gian làm việc. Vì vậy, việc làm việc tại nhà cơ bản không ảnh hưởng nhiều đến chế độ đãi ngộ của tập đoàn với người lao động”.

Để đạt hiểu quả công việc, người quản lý phải định hướng, kết nối, hoà giải và tạo động lực cho nhân viên.

Ngoài ra, Egroup có các công cụ quản trị mục tiêu như KPI, BSC, OKR, để đánh giá hiệu quả công việc, đây vừa là động lực để người lao động cố gắng, vừa là công cụ giám sát, quản lý người lao động.

Làm trực tiếp sẽ nhanh hiểu ý nhau hơn

Cũng trao đổi với Người Đưa Tin, Đạo diễn Hoàng Lê Na, Công ty Vinafo Meida chia sẻ, lĩnh vực của chị là làm phim, tổ chức sự kiện nên trong đợt giãn cách mảng tổ chức sự kiện dường như bị “đóng băng”, công việc về làm phim, quay phim cũng bị ảnh hưởng ít nhiều.

“Nếu như trước khi có dịch chúng tôi có thể ngồi cùng nhau để dựng phim, nhưng do giãn cách thì chúng tôi lại làm việc online và trao đổi online. Việc trao đổi online mất nhiều thời gian hơn, nếu làm trực tiếp thì mọi người sẽ nhanh hiểu ý nhau hơn”, đạo diễn Lê Na chia sẻ những khó khăn gặp phải trong quá trình làm việc online, đồng thời nữ đạo diễn cho rằng bản thân chị cũng yêu thích làm việc trực tiếp với nhau nhiều hơn.

Xem thêm  >>> Làm việc online bùng nổ trong đại dịch: Bước tiến của chuyển đổi số?

“Dở khóc dở cười” khi làm việc online

Người trẻ có thích làm việc online?

Hoàng Bích – Hoa Trà