Ngày 22.3, Hiệp hội công chứng viên Việt Nam tổ chức hội thảo chia sẻ kinh nghiệm quốc tế về ứng dụng công nghệ số trong hoạt động công chứng. Tại hội thảo, bà Galina Nikolaeva (thành viên Hội đồng quản trị Phòng Công chứng Liên bang, Chủ tịch Phòng Công chứng vùng Samara) cho hay, về quy trình công chứng từ xa có mặt công chứng viên do công chứng viên Nga thực hiện.

Theo bà Galina Nikolaeva, danh sách các hoạt động công chứng có thể được thực hiện từ xa mà không cần trình diện trước công chứng viên, được giới hạn trong Cơ sở Pháp luật Liên bang Nga về ngành công chứng, và hiện có 11 hoạt động như vậy.

CTV

Đó là những hoạt động chỉ cần thể hiện mong muốn thực hiện trong đơn xin là đủ. Danh tính của người nộp đơn và quyền hạn của người đó được xác định bằng chữ ký điện tử đủ điều kiện tăng cường của họ. Quy trình thực hiện các hoạt động công chứng từ xa, không cần trình diện, được quy định trong điều 44.3 Cơ sở về ngành công chứng và sắc lệnh của Bộ Tư pháp Nga.

Các hoạt động đòi hỏi phải xác minh tương thích giữa mong muốn và sự bày tỏ mong muốn của người nộp đơn, thì không thể thực hiện các hoạt động công chứng khác ở dạng từ xa không trình diện. Bởi phải giải thích về hậu quả pháp lý của hoạt động công chứng và một số hoạt động khác, những điều chỉ có thể được thực hiện bằng cách đích thân trình diện trước công chứng viên.

Đơn đăng ký thực hiện hoạt động công chứng sẽ được nộp từ xa thông qua tài khoản cá nhân trên cổng thông tin của Phòng công chứng Liên bang: "lk.notariat.ru". Người nộp đơn được trao quyền thông qua hệ thống xác thực và nhận dạng thống nhất, hệ thống này cũng được sử dụng cho Cổng dịch vụ công Nhà nước.

Sau đó, người nộp đơn chọn hoạt động nào mình cần thực hiện với công chứng viên, điền vào mẫu đơn, tải lên bản điện tử các giấy tờ cần thiết và ký bằng chữ ký điện tử của mình. Tiếp theo, người nộp đơn chọn một khu vực hoặc một khu vực công chứng cụ thể nơi họ muốn nộp gói hồ sơ này.

Bà Galina Nikolaeva cho biết, trong vòng một giờ kể từ thời điểm nộp đơn, đơn sẽ được chấp nhận bởi bất kỳ công chứng viên nào trong khu vực được chỉ định trong đơn. Nếu trong thời gian này không có một công chứng viên nào nhận đơn đăng ký (ví dụ đây là một địa phương thưa dân cư với ít công chứng viên…), người nộp đơn sẽ nhận được thông báo thư điện tử về việc đơn chưa được nhận. Sau đó, họ sẽ có thể chọn một địa phương khác để nộp.

Hầu như tất cả các hoạt động công chứng từ xa không cần trình diện (ngoại trừ việc nhận tiền vào tài khoản ký quỹ có sự đồng ý của hai bên, hoặc một bên) đều không phải gắn liền với một địa phương cụ thể, và có thể được thực hiện bởi bất kỳ công chứng viên nào trên lãnh thổ Nga.

Công chứng viên đã nhận bộ hồ sơ sẽ gửi cho người nộp đơn một hóa đơn để thanh toán cho hoạt động công chứng. Kể từ thời điểm nộp tiền, công chứng viên có 5 ngày để tiến hành thẩm định pháp lý hồ sơ và quyết định thực hiện, từ chối hoặc hoãn thực hiện để yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu pháp luật yêu cầu. Trong trường hợp từ chối, tiền sẽ được trả lại cho người nộp đơn trong vòng một ngày.

NGÂN NGA

Giấy tờ điện tử đã được công chứng bởi công chứng viên sẽ được gửi đến người nộp đơn theo địa chỉ email mà người đó đã chỉ định trong đơn đăng ký. 

Tài liệu điện tử trên có giá trị pháp lý tương tự như công chứng ở dạng giấy. Nếu cần thiết, nó có thể được chuyển đổi thành dạng giấy và vẫn duy trì hiệu lực pháp lý sau khi được một công chứng viên xác nhận tương đương pháp lý tại bất kỳ tổ chức công chứng nào gần nhất.

"Người dân cũng có thể nhận được kết quả thủ tục công chứng từ xa dưới dạng giấy. Để làm điều này, người yêu cầu công chứng sẽ cần tới gặp trực tiếp công chứng viên đã chứng nhận giấy tờ, nếu thuận tiện về mặt địa lý, hoặc ghi rõ trong đơn về việc giấy tờ dạng giấy cần được gửi cho bạn thông qua bưu điện Nga", bà Galina Nikolaeva nói.

Ngoài các hoạt động công chứng từ xa không trình diện, kể từ năm 2021, hai công chứng viên trở lên có thể công chứng một giao dịch khi các bên tham gia giao dịch ở các khu vực khác nhau. Mỗi bên tham gia giao dịch sẽ liên hệ với bất kỳ công chứng viên nào trong khu vực của họ. Công chứng viên sẽ thực hiện tất cả các thủ tục bắt buộc: kiểm tra pháp lý, xác nhận mong muốn và giải thích hậu quả pháp lý của giao dịch.

Theo đó, bản giao kèo nháp được công chứng viên lập dưới dạng điện tử bằng hệ thống thông tin công chứng thống nhất, phù hợp với các điều kiện mà các bên tham gia giao dịch đã thỏa thuận. Người tham gia giao dịch, với sự có mặt của công chứng viên, ký một bản gốc của giao kèo ở dạng điện tử bằng chữ ký điện tử đơn giản, và một bản gốc của giao kèo trên giấy. Bản này sẽ được lưu trong hồ sơ của phòng/văn phòng công chứng.

Cũng theo bà Galina Nikolaeva, các công chứng viên người Nga có thực hiện các giao dịch từ xa có trình diện để chứng nhận hợp đồng chuyển nhượng bất động sản, nhưng một trong số công chứng viên phải hoạt động tại khu vực công chứng nơi có bất động sản.