Hầu hết các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số đều trải qua hai giai đoạn là:

• Số hóa
• Chuyển đổi số

Ở giai đoạn số hóa, mọi tài liệu của doanh nghiệp tồn tại ở hình thái vật lý đều được mã hóa thành thông tin điện tử và lưu trữ trên môi trường online. Nhờ số hóa, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian nhập liệu, tìm kiếm, chi phí in ấn, không gian lưu trữ và hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, đánh mất dữ liệu. Giai đoạn số hóa sẽ tạo tiền đề để doanh nghiệp đi vào giai đoạn cao hơn của chuyển đổi số.

Ở giai đoạn chuyển đổi số, doanh nghiệp đã hoàn thiện số hóa dữ liệu sẽ bắt đầu tính tới chuyện thay đổi toàn bộ quy trình làm việc từ chỗ mệnh ai người nấy làm sang chỗ thống nhất quy trình từ trên xuống dưới, các quy trình liên kết chặt chẽ với nhau. Và tất nhiên, phải áp dụng các công nghệ để quy trình được thực hiện dễ dàng.

Lưu ý cụ thể khi tham gia chuyển đổi số

Hiện tại có quá nhiều thứ để doanh nghiệp lựa chọn, trên thế giới có hơn 7.000 công cụ Martech nhưng cái chính là doanh nghiệp cần cân đối nguồn lực hiện có và chi phí, thời gian từ đó chọn cho mình một hoặc vài công cụ phù hợp.

Doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng những công cụ đơn giản có thể trả phí hay miễn phí nhưng phải đạt 2 tiêu chí cơ bản đó là ứng dụng được ngay vào việc cụ thể và lưu trữ dữ liệu để kế thừa, kết nối, trích xuất với các hệ thống sau này.

Chuyển đổi là cả quá trình “tiến hóa” của cả tập thể vậy nên chính doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều cảm xúc từ tiêu cực lẫn tích cực trong bộ máy vận hành kéo dài suốt quá trình này, vậy chủ doanh nghiệp cần quyết tâm cũng như có biện pháp huy động được số đông cộng sự tự nguyện và quyết tâm cùng tham gia vào công cuộc chuyển đổi.

Doanh nghiệp nên tìm kiếm sự trợ giúp của những người có kinh nghiệm và đánh tin cậy để hỗ trợ tư vấn cho doanh nghiệp lựa chọn phương án đầu tư, ứng dụng chuyển đổi số phù hợp với chính hoạt động thực tế của doanh nghiệp, để thúc đẩy quá trình chuyển đổi nhanh hơn và ứng dụng hiệu quả hơn.

Phần lớn doanh nghiệp thất bại trong chuyển đổi số là do yếu tố thói quen như: giao việc trực tiếp, báo cáo chung chung, đánh giá hiệu suất theo cảm tính…nên khi ứng dụng công nghệ vào thì chủ doanh nghiệp và các cộng sự phải chấp nhận thay đổi hành vi, thói quen này hướng đến số hóa mọi hoạt động, từ đó làm nền tảng cho việc lưu trữ thông tin, số liệu để phân tích và tối ưu.