Nếu bạn đang đọc bài viết này, chắc chắn có một tỷ điều bạn muốn làm: gây dựng doanh nghiệp, tập thể dục nhiều hơn, dành nhiều thời gian hơn cho bạn bè và gia đình, đọc nhiều sách hơn,...

Vậy làm thế nào để bạn gói gọn điều đó vào một ngày 24 giờ vốn đã bận rộn với việc ăn và ngủ?

Trong khi hầu hết mọi người cố gắng trở nên năng suất hơn bằng cách làm thêm nhiều thứ, tôi đã phát hiện ra rằng bạn nên bắt đầu từ việc cắt giảm những phần việc không hiệu quả. Khi xem xét những người có năng suất cao, mặc dù họ làm việc trong các ngành với quy trình làm việc khác nhau, nhưng họ luôn tránh được những sai lầm chính gây ảnh hưởng xấu đến mọi người.

Nếu bạn đã sẵn sàng tăng năng suất của mình để hoàn thành nhiều việc hơn, hãy tránh 7 thói quen cụ thể này. Một khi bạn loại bỏ chúng, bạn có thể thấy năng suất của mình tăng lên nhanh chóng.

1. Tập trung vào các tiểu tiết chứ không phải kết quả

Năng suất không nằm ở việc bạn có thể nhồi nhét bao nhiêu công việc bận rộn trong một giờ, lịch của bạn sắp xếp như thế nào, hộp thư đến không có email chưa đọc hay thời gian biểu hợp lý - mà là kết quả bạn tạo ra.

Nếu bạn không tăng kết quả của mình trong những việc quan trọng, bạn sẽ không tăng được năng suất của mình. Bạn chỉ đang thực hiện nhiều công việc bận rộn hơn một cách hiệu quả hơn. Cuối cùng, thước đo tốt nhất về năng suất là số lượng và kết quả bạn tạo ra.

Những người làm việc hiệu quả sẽ mang công việc của họ đến với thế giới. Họ có can đảm để làm cho mọi thứ xảy ra và họ hành động bất chấp nỗi sợ hãi. Mặc dù điều quan trọng là phải tập trung vào quá trình, nhưng đừng bỏ qua kết quả.

Bạn muốn đạt được điều gì? Đảm bảo rằng kết quả của bạn đang hướng tới mục tiêu của bạn. Một khi bạn bắt đầu tập trung vào đầu ra của mình, năng suất của bạn sẽ tăng vọt.

2. Mỗi sáng thức dậy đều kiểm tra điện thoại đầu tiên

88% mọi người kiểm tra điện thoại trong vòng một giờ đầu tiên trong ngày và 55% mọi người kiểm tra email trước khi họ đi làm.

Tuy nhiên, đó là một trong những điều tồi tệ nhất bạn có thể làm đối với sự tập trung, năng suất và động lực. Tiêu thụ thông tin vô ích như mạng xã hội, kiểm tra email và trả lời tin nhắn để bắt đầu ngày mới khiến bạn rơi vào trạng thái phản ứng: Bây giờ, bạn ngập trong những tác nhân gây căng thẳng và các nhiệm vụ khẩn cấp trước khi bạn có cơ hội thực hiện mục tiêu của riêng mình.

Nó có vẻ như một điều vô thưởng vô phạt, nhưng vì bạn không ở nơi làm việc, bạn thậm chí chưa thể làm bất cứ điều gì về nó; nó sẽ chỉ ở trong tâm trí bạn và ngăn cản bạn hiện diện.

Thay vào đó, những người có năng suất cao thực hiện các bước hướng tới mục tiêu của mình trước khi họ để những yêu cầu trong ngày cản trở. Họ tập trung năng lượng tinh thần, cảm xúc và thể chất cao nhất của họ vào buổi sáng vào các ưu tiên cao nhất: Không kiểm tra Instagram hoặc xem tin tức.

Để tránh những phiền nhiễu đó, điều đầu tiên vào buổi sáng, đừng chỉ "cố gắng hơn nữa". Để điện thoại của bạn ở Chế độ trên máy bay khi bạn ngủ. Đặt chế độ Không làm phiền để bạn không nhận được thông báo trong giờ đầu tiên của buổi sáng.

3. Cho phép sao nhãng trong quá trình làm việc

Cho dù đó là email, tin nhắn hay cuộc gọi, chúng ta sẽ chuyển đổi công việc hoặc bị gián đoạn cứ sau 3 phút 5 giây. Tuy nhiên, dù bạn có cố gắng đến đâu, nếu bạn thường xuyên bị phân tâm, bạn sẽ khó tập trung vì tất cả chúng ta đều rất tệ trong việc làm đa nhiệm.

Tiếp theo, nếu không gian làm việc của bạn lộn xộn hoặc vô tổ chức, nó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến nhận thức, căng thẳng và cảm xúc của bạn. Trên thực tế, chỉ nhìn thấy sự lộn xộn sẽ làm tổn hại đến hoạt động tinh thần và sự tập trung của bạn.

Tuy nhiên, những người làm việc năng suất cao luôn tránh bị sao nhãng và liên tục nhận thông báo để họ có thể tập trung vào nhiệm vụ của mình. Họ cũng không làm việc trong một môi trường bừa bộn, lộn xộn và họ giữ mọi thứ (tương đối) sạch sẽ, có tổ chức và tối giản.

Hãy thử đặt điện thoại của bạn ở chế độ trên máy bay hoặc tắt thông báo qua email khi bạn làm việc để không bị ảnh hưởng. Đóng tất cả các tab, trình duyệt và ứng dụng bạn không cần. Tổ chức không gian làm việc để ít lộn xộn hơn. Đừng nghe podcast hoặc radio khi đang làm việc và thay vào đó, hãy phát lặp lại cùng một bài hát (điều này thực sự có tác dụng cải thiện sự tập trung của bạn).

4. Làm việc cho đến khi kiệt sức

Đôi khi bạn phải làm việc muộn để hoàn thành dự án, nhưng đó không phải là công thức lâu dài để thành công. Và nếu bạn liên tục làm việc cho đến khi kiệt sức, thì những giờ làm việc cuối cùng đó có lẽ sẽ không tốt chút nào.

Hãy nhớ rằng: Khả năng nhận thức của bạn có hạn — chúng ta chỉ có khoảng ba giờ hoạt động trí óc cao nhất mỗi ngày. Áp dụng những giờ vàng đó cho những việc quan trọng. Chắc chắn, bạn vẫn có thể làm việc sau ba giờ đó, nhưng một khi bạn cảm thấy hiệu suất của mình giảm sút, đó là một nơi tốt để dừng lại. (Sau tất cả, bạn cần nghỉ ngơi và hồi phục để có thể hoạt động tốt vào ngày hôm sau.)

Ngoài ra, hãy nghỉ giải lao thường xuyên trong ngày để giúp bạn phục hồi, tái tạo năng lượng và tái tập trung để đạt hiệu quả tinh thần tốt hơn — bằng cách đó, bạn có thể làm việc sâu lâu hơn.

5. Làm việc không có ưu tiên

"Điều gì quan trọng hiếm khi khẩn cấp và điều gì khẩn cấp hiếm khi quan trọng." - Dwight D. Eisenhower

Không phải mọi thứ trong danh sách việc cần làm của bạn đều quan trọng như nhau. Những người có năng suất cao tập trung sức lực của họ vào những nhiệm vụ quan trọng nhất - không chỉ những nhiệm vụ khẩn cấp - cho phép họ thu được nhiều kết quả nhất mỗi ngày.

Trước khi bắt đầu làm việc, hãy thử xếp hạng các nhiệm vụ của bạn theo thứ tự quan trọng để bạn có thể dành thời gian tốt nhất mỗi ngày cho những gì sẽ mang lại cho bạn kết quả cao nhất. Và nếu bạn không biết các ưu tiên của mình, hãy hỏi lại.

6. "Tìm kiếm" thời gian để làm mọi việc

Đây là một câu nói mà tôi thấy đúng: "Nếu bạn muốn hoàn thành một việc gì đó, hãy đưa nó cho một người bận rộn".

Nếu bạn giao nhiệm vụ cho một người luôn có nhiều thời gian, họ sẽ phải vật lộn và trì hoãn. Nhưng nếu bạn đưa nó cho một người cực kỳ bận rộn, họ sẽ giúp hoàn thành công việc.

Những người có năng suất cao không tìm thời gian để làm những điều họ muốn, họ tạo ra thời gian. Nếu điều đó là quan trọng — chẳng hạn như tập thể dục thường xuyên hoặc dành thời gian cho con cái — thì họ sẽ đặt nó vào lịch trình của mình và đảm bảo rằng nó sẽ hoàn thành. Họ biết cách sắp xếp và quản lý thời gian để mọi ưu tiên trong công việc và cuộc sống đều được hoàn thành.

Những điều thiết yếu mà bạn thường trì hoãn là gì? Đừng "tìm" thời gian — nó có thể sẽ không hoàn thành theo cách đó. Nếu chúng quan trọng với bạn, hãy đặt điều đó vào lịch của bạn và xây dựng lịch trình của bạn xung quanh việc đó.

7. Không thiết lập ranh giới

Khoe khoang về việc làm việc 12 giờ mỗi ngày không phải là dấu hiệu của năng suất, đó là một dấu hiệu của ranh giới nghèo nàn. Nhiều người thực hiện tất cả các loại công việc sẽ không biết đâu là ưu tiên trong cuộc sống của mình. Hoặc khi mọi người mời họ làm điều gì đó mà họ không muốn, họ cảm thấy bị bắt buộc, tiêu hao thời gian và năng lượng của bản thân (và tạo ra sự oán giận).

Nhưng những người có năng suất cao đặt ra ranh giới về thời gian của mình và không để những thứ kém hơn làm mất đi những gì quan trọng nhất. Những người có năng suất cao cũng rất bảo vệ quy trình làm việc của mình. Ví dụ: nếu họ biết buổi sáng là tốt nhất cho công việc sáng tạo, họ sẽ lên lịch các cuộc gọi điện thoại cho buổi chiều. Họ hiểu điều gì giúp họ đạt được công việc tốt nhất và điều gì cản trở họ.

Học cách lịch sự nói "không" với các yêu cầu hoặc lời mời và tiết kiệm thời gian cũng như giảm bớt tình trạng nặng nề cho bản thân. Có thể đó không phải là ưu tiên hoặc bạn không muốn làm điều đó — không sao cả. Ngoài ra, hãy tìm quy trình làm việc phù hợp nhất với bạn và lên lịch ngày của bạn để phù hợp với quy trình đó.

Mộc Dương