Văn phòng ảo là một hình thức cho thuê văn phòng đại diện đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp (DN) quy mô nhỏ và vừa lựa chọn. Việc thuê văn phòng dạng này vừa tiết kiệm khoản chi phí lớn, vừa phù hợp với xu hướng làm việc từ xa trong bối cảnh dịch COVID-19 chưa được khống chế hoàn toàn.

Nhiều mặt bằng cho thuê truyền thống đóng cửa vì doanh nghiệp chuyển hướng thuê văn phòng ảo. Ảnh: QUANG HUY

Lợi cả đôi đàng

Giá thuê văn phòng truyền thống hiện nay có giảm nhưng vẫn cao so với các DN vừa và nhỏ. Do đó, nhiều DN đã chọn mô hình thuê văn phòng ảo để hoạt động.

Ông Nguyễn Thanh Toàn (quận Phú Nhuận, TP.HCM) cho biết ông và các cộng sự thành lập DN mới được hai năm trong lĩnh vực công nghệ. Dịch COVID-19 đã khiến ông Toàn thay đổi chiến lược, từ làm việc tại văn phòng của công ty sang làm việc từ xa vì nhân sự chỉ dưới 10 người. Theo ông, thuê văn phòng ảo vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo liên kết nhân sự.

“Trước đây mỗi tháng công ty tốn khoảng 20 triệu đồng tiền thuê văn phòng, giờ chỉ mất khoảng 5 triệu đồng/tháng” - ông Toàn nói.

Quyền lợi khi thuê văn phòng ảo vẫn đầy đủ những điều kiện cần thiết để công ty trao đổi thông tin, giao dịch với khách hàng. Vị trí thuê văn phòng ảo được cho là ưu thế đối với phân khúc này. Lý do là nhiều công ty vẫn muốn có vị trí đẹp để dễ giao dịch. Theo ông Minh Tuấn (quận 3), dù giá thuê văn phòng khu trung tâm hiện đã giảm 30%-40% nhưng vẫn còn rất cao. Vị trí văn phòng đẹp cũng ít nhất vài chục triệu đồng/tháng. Vì vậy, để có văn phòng đại diện tại các cao ốc khu trung tâm TP, ông Tuấn chọn thuê văn phòng ảo với chi phí chỉ khoảng 120 USD/tháng (tương đương 2,8 triệu đồng/tháng).

Theo đại diện một công ty cho thuê văn phòng, dịch vụ văn phòng ảo ngày càng nở rộ với mức phí hết sức linh hoạt, từ khoảng 1 triệu đến gần 5 triệu đồng tùy từng vị trí, địa điểm. Mặc dù không có chỗ ngồi làm việc chính thức nhưng khách thuê được sử dụng địa chỉ của tòa nhà làm địa chỉ DN, được treo biển hiệu, có lễ tân nghe điện thoại, nhận thư từ, công văn và chuyển fax. Thậm chí, tòa nhà còn có nhân viên trực và xử lý các vấn đề phát sinh hằng ngày thay cho nhân viên của DN. Ngoài ra, khi có nhu cầu tiếp đón đối tác, khách hàng chỉ cần thông báo trước sẽ được bố trí phòng họp, bàn ghế, đồ uống, máy chiếu… đầy đủ.

“Khi thuê văn phòng ảo, DN được hỗ trợ thủ tục đăng ký kinh doanh, cho thuê địa chỉ, cử nhân viên tiếp đón cán bộ thuế, thanh tra… Tùy từng gói thuê sẽ có các gói dịch vụ tương ứng” - vị đại diện cho hay.

Dự báo nhu cầu tăng mạnh

Ông David Jackson, Tổng giám đốc công ty chuyên về dịch vụ bất động sản Colliers Việt Nam, cho biết dịch bệnh khiến nhiều người phải làm việc từ xa. Ngoài ra, sự nở rộ của các ứng dụng gọi video khiến làm việc, họp hành, thảo luận, cập nhật tình hình trở nên rất tiện lợi. Hơn nữa, ngày càng nhiều người trẻ Việt Nam quyết định khởi nghiệp riêng cho mình. Ở giai đoạn khởi đầu, các dự án này đôi khi chỉ cần một văn phòng được đăng ký tại một địa chỉ nhất định, còn nhân sự thì có thể làm việc ở bất cứ đâu, tại nhà hoặc quán cà phê. Đây chính là những lý do tạo ra nhu cầu cao cho phân khúc văn phòng ảo trong năm 2021 và những năm tiếp theo.

“Văn phòng ảo có hai lợi thế chính. Đầu tiên chính là giá rẻ hơn rất nhiều so với văn phòng truyền thống hay văn phòng làm việc chung. Ngoài ra, người thuê văn phòng ảo cũng không cần bận tâm đến các chi phí sửa chữa hay thiết kế, giảm đáng kể gánh nặng về chi phí vận hành” - ông David Jackson phân tích.

Đại diện Colliers Việt Nam cũng cho rằng thuê văn phòng ảo giúp làm thương hiệu tốt hơn cho DN. Tên tuổi DN được biết đến rộng rãi khi tọa lạc tại các khu trung tâm hay những tòa nhà hiện đại.

Ở khía cạnh khác, TS Sử Ngọc Khương, Giám đốc cấp cao Savills Việt Nam, chỉ ra với tình hình hiện nay, nhiều văn phòng, nhà cho thuê đều bị tê liệt. Đặc biệt, các DN nhỏ chọn thuê văn phòng hạng C (bình dân) cũng khó cầm cự với chi phí thuê mặt bằng. Vì thế, họ phải chuyển sang hình thức làm việc tại nhà hoặc thuê văn phòng ảo.

Dịch vụ này phù hợp với các đối tượng như DN vừa và nhỏ, cần tiết kiệm chi phí để có thêm vốn phục vụ hoạt động kinh doanh. Thứ hai, văn phòng ảo phù hợp với các công ty có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện, tạo sự thuận lợi trong giao dịch hay gặp gỡ khách hàng. Cuối cùng, các DN mới thành lập hay các startup thuê văn phòng ảo sẽ giảm bớt gánh nặng tài chính ban đầu, tập trung phát triển kinh doanh.

Tuy nhiên, các DN cần tìm hiểu kỹ và lựa chọn đơn vị cung cấp văn phòng ảo uy tín. Văn phòng ảo là địa chỉ gián tiếp nhưng thông tin về DN và chủ DN là thật. Khi thuê văn phòng ảo, DN vẫn phải hoàn thành các nghĩa vụ tài chính với Nhà nước; tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam. Ngược lại, đối với các đơn vị cho thuê cần quản lý, giám sát để tránh vô tình tiếp tay cho DN thuê văn phòng ảo với mục đích kinh doanh bất chính, lừa đảo, trốn thuế…