Công việc in tài liệu, in những hợp đồng dài hàng chục trang khiến tiêu tốn khá nhiều tài nguyên. Có nhiều giải pháp để tiết kiệm giấy văn phòng như: Xem xét kỹ tài liệu trước khi in để hạn chế tối đã việc in sai, in lỗi; tận dụng in 2 mặt. Sử dụng giấy in bị lỗi, giấy in một mặt để in các loại giấy tờ sử dụng nội bộ hoặc chỉ để xem; sử dụng fonts chữ, căn chỉnh khoảng cách chữ và các dòng hợp lý…

Lưu trữ văn bản và tra cứu hợp đồng, giấy tờ

Mỗi tủ tài liệu bốn ngăn chứa được trung bình từ 10.000 đến 12.000 tài liệu bằng giấy. Một nhân viên thông thường phải dành 30 - 40% thời gian làm việc để tìm kiếm thông tin được lưu giữ trong các tủ hồ sơ đó.

Hơn 70% doanh nghiệp sẽ thất bại trong vòng 3 tuần nếu họ bị thất lạc hồ sơ giấy nghiêm trọng bởi bất kỳ lí do gì – chủ yếu ở khâu lưu trữ.

Các vấn đề này sẽ được loại bỏ hoàn toàn trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0 và nỗ lực của Chính phủ trong Chương trình chuyển đổi số quốc gia.

Đồng hành cùng các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp, Công ty TNHH Phát Triển Hệ Thống Dịch Vụ Công Nghệ Thông Tin cung cấp Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện có tên: MDO.

MDO – Phê duyệt nội bộ

Sử dụng trong các giao dịch phê duyệt yêu cầu, đề xuất nội bộ mọi lúc mọi nơi, giúp tiết kiệm 70% thời gian xử lý giấy tờ, tập trung thời gian thực hiện các công việc thủ công vào tăng năng suất lao động.

Lợi ích của phê duyệt nội bộ:

Tạo lập phê duyệt từ các biểu mẫu có sẵn như xin nghỉ phép, tạm ứng chi phí, hợp đồng,…

Giảm bớt những chi phí không cần thiết như chi phí in ấn, chi phí lưu trữ trên phần cứng;

Xử lý mọi yêu cầu nhanh gọn, dễ dàng và kịp thời. Tối ưu hơn 70% so với phương thức truyền thống;

Lưu trữ toàn bộ tài liệu trên một nền tảng duy nhất. Tìm kiếm nhanh gọn. Tránh mất mát, thất lạc, gây nguy hiểm trong các vấn đề kinh doanh liên quan;

Tự động ban hành văn bản đến toàn doanh nghiệp hoặc nhóm người sau khi được chấp nhận phê duyệt từ phía lãnh đạo.

MDO - Điều hành và lưu trữ văn bản

Nền tảng MDO cho phép người dùng gửi, đọc và xử lý văn bản đồng bộ trên quy trình nhanh chóng, cho phép theo dõi, trao đổi hoặc luân chuyển văn bản và có ghi lại lịch sử; Giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý và tìm kiếm tập trung các văn bản điện tử theo các lĩnh vực hoạt động.

Phân phối văn bản đơn giản không phải photo, in ấn, đi lại nhiều

Dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin Tìm kiếm bản gốc nhanh chóng

Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời...

Quản lý thông tin nội bộ hiệu quả

MDO Được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới nhất, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số: Cloud based, Mobility, AI… đảm bảo an toàn, bảo mật, toàn vẹn dữ liệu. Nền tảng này được cấu hình theo sản phẩm của doanh nghiệp, đáp ứng các nhu cầu theo mô hình kinh doanh và sản xuất.

Hoạt động ổn định trên tất cả các nền tảng hiện phổ biến hiện nay (Web, Mobile, Tablet). Có bản cài đặt trên iOS, Android giúp quản lý mọi lúc mọi nơi.

Trên đây chỉ là 2 trong số rất nhiều các tính năng mà MDO đã và đang phát triển. Đây là giải pháp hiện tại và tương lai, hỗ trợ quản trị cho rất nhiều doanh nghiệp để tối ưu hóa nguồn lực.

http://tintuc.vdong.vn/04/1327888.htm

Ánh Dương