Trợ lý Tổng giám đốc là "cánh tay phải" đắc lực của sếp - Ảnh: Internet
Vị trí Trợ lý Tổng giám đốc là gì?
Trợ lý Tổng giám đốc (Assistant General Manager – AGM) là người luôn đồng hành cùng Tổng giám đốc trong công việc, hỗ trợ, sắp xếp, đảm bảo công việc thường ngày của Tổng giám đốc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất. Hay nói cách khác, AGM chính là "trợ thủ" đắc lực của Tổng giám đốc.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đòi hỏi AGM phải tích lũy nhiều kiến thức nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc cũng như kỹ năng trong ngành. Ngoài ra, ở vị trí công việc này, bạn phải luôn chủ động, sắp xếp chu toàn mọi công việc, nhất là khi Tổng giám đốc vắng mặt.
Mô tả công việc Trợ lý Tổng giám đốc chi tiết nhất
Tùy vào yêu cầu của từng tổ chức, doanh nghiệp mà người làm việc ở vị trí Trợ lý Tổng giám đốc sẽ phải thực hiện những công việc khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, công việc của Trợ lý Tổng giám đốc bao gồm:
● Đại diện Tổng giám đốc tham gia đón tiếp khách hàng, tổ chức các sự kiện trong công ty/doanh nghiệp.
● Sắp xếp lịch trình công việc cho Tổng giám đốc, lên kế hoạch các cuộc họp, hội nghị.
● Xây dựng hành trình và lịch trình cho Tổng giám đốc bao gồm: đặt vé máy bay, sắp xếp phương tiện và book chỗ ở.
● Trả lời điện thoại, tin nhắn cho các bên liên quan, xử lý email và các thư quan trọng gửi đến.
● Quản lý những tài liệu điện tử và giấy tờ.
● Triển khai, tiếp nhận các công việc của cấp trên xuống các phòng ban.
● Lập báo cáo theo định kỳ hoặc đột xuất cho Tổng giám đốc/phòng ban khác.
● Theo dõi tiến độ thực hiện các hạng mục công việc của công ty, các vấn đề liên quan đến nhân sự, hỗ trợ lập ngân sách và giám sát nguồn ngân sách.
● Thay mặt Tổng giám đốc đưa ra các quyết định khi cần thiết và giám sát tiến độ công việc.
● Ở những công ty có quy mô nhỏ, hầu hết Trợ lý Tổng giám đốc đều kiêm luôn công việc tuyển nhân sự như: đăng tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, trực tiếp tham gia phỏng vấn,...
● Hoàn thành các dự án do Tổng giám đốc phân công theo đúng tiến độ.
● Nghiên cứu; lập báo cáo; xử lý các tình huống bất ngờ, phức tạp; đàm phán, thương lượng với khách hàng và dự đoán nhu cầu kinh doanh.
● Tham gia đóng góp ý kiến, đưa ra các đề xuất cải tiến quy trình khi cần thiết.
Công việc của một AGM - Ảnh: Internet
Tại sao nên chọn vị trí Trợ lý Tổng giám đốc?
Làm việc ở vị trí Trợ lý Tổng giám đốc, bạn sẽ tích lũy được nhiều kinh nghiệm hữu ích, những kỹ năng thực tiễn và nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn.
Có cơ hội tiếp xúc với nhiều công việc khác nhau
Để trở thành một Trợ lý Tổng giám đốc giỏi và chuyên nghiệp, bạn không chỉ thực hiện những công việc liên quan đến tin học văn phòng, sắp xếp lịch hội họp hay trực điện thoại mà còn đảm nhận nhiều công việc mang tính chất phức tạp hơn như hoạt động quản lý nhân sự, quản lý thủ tục hành chính, quản lý ngân sách, tập hợp báo cáo thông tin từ các phòng ban,... Điều này càng minh chứng rõ ràng, bạn chính là "trợ thủ" đắc lực không thể thiếu của sếp.
Mở rộng mối quan hệ
Trong vai trò là một AGM, bạn sẽ thường xuyên song hành với Tổng giám đốc trong các cuộc gặp gỡ, trao đổi về công việc, tham gia hội họp, đi công tác,... Nhờ đó, các mối quan hệ của bạn sẽ dần rộng mở và bạn cũng nhận được nhiều cơ hội hơn trên con đường sự nghiệp mà mình đã lựa chọn.
Làm việc ở vị trí AGM giúp bạn mở rộng được nhiều mối quan hệ - Ảnh: Internet
Mức lương hấp dẫn
Tất nhiên, lương bổng chính là một trong những yếu tố "giữ chân" người lao động trong bất kỳ công việc nào và vị trí Trợ lý Tổng giám đốc cũng vậy. Hiện nay, mức lương trung bình của Trợ lý Tổng giám đốc được đánh giá khá cao, cùng với đó là các chế độ đãi ngộ, phúc lợi hấp dẫn. Trong quá trình làm việc, nếu bạn thể hiện năng lực tốt thì cơ hội tăng lương và thăng tiến là điều sớm muộn.
Nhiều cơ hội thăng tiến
Trợ lý Tổng giám đốc là người luôn kề cạnh và theo sát Tổng giám đốc. Vì vậy, bạn sẽ có nhiều cơ hội học hỏi, tích lũy kinh nghiệm từ sếp. Hơn nữa, xuất phát từ tính chất công việc, bạn phải thường xuyên theo dõi, cập nhật và nắm bắt toàn bộ tình hình kinh doanh của công ty/doanh nghiệp.
Qua đó, những kiến thức và kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm sẽ ngày càng được nâng cao. Đây chính là cơ hội để bạn phát triển bản thân, hướng đến mục tiêu thăng tiến. Thực tế, đã có rất nhiều người quản lý, giám đốc kinh doanh đi lên từ vị trí trợ lý.
(Còn tiếp)
Cách nào giữ chân nhân tài?Một nhân viên chỉ mất 30 ngày để bỏ việc, thậm chí ngắn hơn nếu họ có lý do hợp lý. Nhưng để tìm được nhân sự đặt vừa chỗ trống đó thì mất nhiều thời gian, công sức và chi phí hơn nhiều so với giữ người cũ.