Ông Trương Anh Tú – Phó Tổng Giám đốc PropertyX – Tập đoàn Hưng Thịnh là một khuôn mặt thân quen trong ngành bất động sản miền Nam, khi có 15 năm kinh nghiệm quản lý ở những công ty hàng đầu như Sacomreal, Phát Đạt, Novaland và giờ là Hưng Thịnh. Đặc biệt, khi đi đến công ty nào, ông cũng tham gia vào việc xây dựng hệ thống – quy trình bởi rất yêu thích lĩnh vực này.

Thế nên, kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng hệ thống – quy trình cho doanh nghiệp của ông hết sức phong phú. Theo quan điểm của ông Trương Anh Tú, thì một hệ thống – quy trình tốt sẽ có những tác động ‘vi diệu’ lên hoạt động và phát triển của doanh nghiệp, tuy nhiên để xây dựng - ứng dụng – duy trì sự hiệu quả của chúng không hề đơn giản.

NHỮNG LỢI ÍCH 'VI DIỆU' KHI DOANH NGHIỆP CÓ HỆ THỐNG & QUY TRÌNH TỐT

"Một công ty không có hệ thống hoặc có hệ thống chưa tốt và không phù hợp rất dễ nhận biết. Đầu tiên, nhân viên làm việc theo cảm tính, thiếu đồng bộ và dễ chảy máu chất xám, bởi nhân viên cảm thấy không có sự công bằng.

Thứ hai, cái gì cũng phụ thuộc vào sếp bởi làm quy trình theo từng phòng ban nên phòng ban khác không áp dụng được, thiếu sự hợp tác.

Thứ ba, xuất hiện sếp cửa quyền, kiểu không có tôi các anh chẳng làm được gì và nhân viên làm cái gì cũng phải chờ lệnh từ trên xuống", ông Trương Anh Tú cho hay.

Nỗi đau lớn nhất của doanh nghiệp – nhất là sếp, chính là phải làm việc quá chăm chỉ vì không có hệ thống và quy trình chuẩn. Trong khi nhân viên làm xong 8 tiếng về, thì sếp thường xuyên ở lại công ty đến 11h - 12h đêm, làm việc cật lực để trả lương cho vài trăm người; thậm chí, vô cuộc họp còn phải vừa họp làm việc.

Bởi, nếu có hệ thống và quy trình tốt, công ty sẽ không phụ thuộc vào ai cả, cho dù sếp lớn không có ở công ty; ông/bà chủ sẽ có nhiều thời gian hơn dành cho bản thân, gia đình và suy nghĩ đến chiến lược, con người, thay vì sự vụ tủn mủn hằng ngày. Ngày nay không ít ông chủ còn thuê CEO ở ngoài vào làm thay mình.

Một hệ thống – quy trình tốt sẽ giảm sự lệ thuộc, công ty không phụ thuộc vào một quản lý cấp trung hay cấp cao nào, một vài người ra đi thì hệ thống vẫn ở lại. Công việc vẫn chạy mượt mà, không cần có người hướng dẫn công việc cũng không trì trệ.

HỆ THỐNG & QUY TRÌNH GIÚP RẤT NHIỀU CHO CÂU CHUYỆN ĐÀO TẠO ĐỘI NGŨ KẾ CẬN

Một hệ thống & quy trình chuẩn sẽ ‘giải thoát’ người chủ, giúp công ty tự vận hành và không phụ thuộc vào bất kỳ ai, hỗ trợ xây dựng đội ngũ kế cận.

Có một câu chuyện thế này: một Tổng Giám đốc nọ muốn cất nhắc 1 trong 2 người là Giám đốc kinh doanh và Giám đốc tài chính làm phó cho mình. Người Giám đốc kinh doanh rất tài giỏi, luôn mang về doanh số lớn, trong công ty – nhất là bộ phận kinh doanh, ai làm gì cũng phải hỏi người sếp này.

Vào thứ Sáu, Tổng Giám đốc yêu cầu bộ phận hành chính dán bảng nhỏ trong công ty thông báo chính thức về quyết định của mình. Trong khi team kinh doanh chắc mẩm là sếp mình sẽ thắng cuộc và đang chuẩn bị ăn mừng, thì mọi chuyện bỗng nhiên không như kỳ vọng, người được chọn là Giám đốc tài chính.

Sáng thứ Hai, như đã biết trước, vị Tổng Giám đốc ngồi trong phòng lặng lẽ đợi Giám đốc kinh doanh lên chất vấn. Và đúng như dự đoán, sau đó người Giám đốc kinh doanh xuất hiện với một tờ giấy A4 là đơn xin thôi việc. Vị Tổng Giám đốc đầu tiên là đẩy tờ giấy A4 sang 1 bên và lật úp lại.

Vị Tổng Giám đốc đó nói: "Trước khi có bất cứ quyết định nào, anh chỉ cần trả lời tôi 1 vấn đề: nếu anh ra đi hoặc đi công tác ở nước ngoài trong nhiều ngày, liệu anh có thể tìm 1 người trong phòng của anh có thể thay anh làm việc với tất cả các phòng ban đúng với những gì anh đã làm?". Câu trả lời của Giám đốc kinh doanh là: "Tôi không thể!".

Theo ông Trương Anh Tú, vị Giám đốc tài chính sở dĩ được chọn là bởi anh ta xây dựng cho phòng ban của mình một quy trình chuẩn mực, trong đó có người có thể thay được anh ta giải quyết vấn đề cho phòng và cho công ty, cho dù vị Giám đốc tài chính vắng mặt trong thời gian không ngắn.

NHỮNG RÀO CẢN KHIẾN DOANH NGHIỆP KHÔNG MUỐN HOẶC KHÔNG THÀNH CÔNG KHI XÂY DỰNG HỆ THỐNG & QUY TRÌNH

"Tuy nhiên, xây dựng một hệ thống và quy trình chuẩn không đơn giản, vì có rất nhiều rào cản to nhỏ. Tuy nhiên, quan trọng nhất là tư tưởng của sếp lớn, có mong muốn làm hay không. Nhiều người chủ không làm vì ngại xáo trộn đội ngũ - doanh nghiệp, sẽ khiến tổ chức lộn xộn sợ ảnh hưởng xấu đến doanh thu và lợi nhuận doanh nghiệp, hoặc không tin người đứng ra xây dựng và phát triển.

Còn nếu người chủ muốn và quyết tâm làm thì sẽ làm được. Nhất định phải vừa quyết tâm vừa quyết liệt, chứ nếu làm nửa vời cũng sẽ chẳng đi đến đâu. Trong Covid-19, các hoạt động kinh doanh và nghiệp vụ có thể bị dừng hay chậm lại, thuận lợi cho việc xây dựng/kiểm tra hệ thống", Phó Tổng Giám đốc PropertyX nhận định.

Rào cản nữa có thể đến từ lãnh đạo cấp trung – những công thần góp công xây dựng giang sơn – sống chết với người chủ. Họ mặc dù trung thành nhưng ngại thay đổi, thành ra dẫn đến chống đối ngầm, trong khi sếp lớn không muốn đụng chạm.

Trường hợp nữa là họ muốn giấu dốt, không muốn học hỏi thêm hoặc sợ tham gia hệ thống thì những đen tối – khuất tất của mình sẽ sáng tỏ. Mập mờ mới dễ kiếm ăn! Lợi ích nhóm cũng là một yếu tố khác, bởi quy trình quá rõ ràng – minh bạch thì không tốt để tham ô hoặc ăn chặn.

Rào cản tiếp theo, là xung đột giữa cũ và mới, xung đột bên trong và bên ngoài. Người của công ty nghĩ rằng họ giỏi, thường xuyên chất vấn – phản bác người được thuê. Người bên trong luôn nghĩ: "Bên ngoài dở vậy mà cũng bày đặt đi xây dựng hệ thống, còn đòi lấy tiền!". Rồi họ sẽ yêu sách đòi thêm cái này, cái kia từ công ty thuê bên ngoài. Khi triển khai hệ thống, nhân viên không ủng hộ và chống đối ra mặt.

Rào cản cuối cùng: Quá rập khuôn khi xây dựng hệ thống & quy trình.

Kể cả trong lĩnh vực bất động sản, thì mỗi công ty có một mô hình kinh doanh và văn hoá khác nhau. Công ty phát triển bất động sản khác dịch vụ bất động sản và kể cả mảng phát triển bất động sản thì hệ thống của mỗi công ty cũng mỗi khác nhau. Có công ty không có đội sale mà thuê ngoài, có công ty không có cả đội sale, marketing và tư vấn thiết kế vì tất cả đều thuê ngoài.

Hệ thống và quy trình có thể phát triển theo hàng dọc hay hàng ngang phụ thuộc vào nghiệp vụ - chuỗi giá trị. Tuy nhiên, ngành phát triển bất động sản có một đặc thù chung là có nhiều thành tố tham gia và nhiều bên liên quan.

Thế nên, tùy từng cấu trúc và văn hóa, hệ thống & quy trình có thể theo kiểu chức năng, ma trận và holding – có nhiều ngành kinh doanh khác nhau trong chuỗi bất động sản.

MỘT VÀI LƯU Ý KHI LÀM HỆ THỐNG & QUY TRÌNH

Sau khi đã quyết tâm làm, sếp lớn nhất hãy đưa ra chủ trương, sau đó chọn người phù hợp để quản lý – điều phối dự án, thường là thành viên Hội đồng quản trị hoặc Trưởng/Phó ban nào đó. Sau đó thành lập Ban xây dựng hệ thống – quy trình, rồi bắt đầu thực hiện. Quy trình có thể hiểu đơn giản là làm theo thói quen được chuẩn hóa bằng văn bản.

Về lãnh đạo các phòng ban: đừng quá vội vàng, nói làm là nhảy vào làm ngay trong khi chưa tìm hiểu rốt ráo vấn đề. Trước khi xây dựng hệ thống – quy trình, chúng ta phải tìm hiểu và nằm lòng được tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi của công ty mình. Tiếp sau đó phải tìm hiểu về mục tiêu – KPI – sơ đồ tổ chức – mô tả công việc; rồi mới bắt tay vào xây dựng quy trình – số hóa quy trình – xây dựng đội ngũ kế thừa.

Tuy nhiên, không nên để cho các phòng ban tự xây dựng rồi tự thực hiện. Các phòng ban có thể tự làm rồi Ban xây dựng có thể lấy đó làm tài liệu khi xây dựng từng quy trình riêng cho mỗi phòng ban, dựa trên cái nhìn tổng thể.

Nếu lãnh đạo quyết liệt, có thể hoàn tất xây dựng hệ thống – quy trình trong khoảng từ 5 đến 6 tháng, chậm thì 1 năm.

"Có công ty nọ, trong 14 tháng vẫn không thể hoàn tất, chị Phó chủ tịch là người dẫn dắt Ban xây dựng hệ thống – quy trình. Nguyên do mãi chưa xong là vì có người đứng đầu 1 ban – Giám đốc tài chính tư tưởng hơi bảo thủ. Chị Phó Chủ tịch đã phải yêu cầu Giám đốc tài chính phải đi khỏi công ty 3 tháng để chị hoàn tất công việc của mình", Phó Tổng Giám đốc PropertyX nêu ví dụ.

VÀI MẸO NHỎ GIÚP ỨNG DỤNG THÀNH CÔNG HỆ THỐNG & QUY TRÌNH MỚI

Ngoài ra, thực tế là có không ít doanh nghiệp sau khi xây xong hệ thống – quy trình, thì ‘giải tán’ không sử dụng; động thái đó khiến doanh nghiệp vừa tốn thời gian – công sức và cả tiền bạc, lãng phí không chấp nhận được. Với quy trình, không có cũng khổ mà có nhiều khổ không kém.

Nguyên do thất bại, có thể vì doanh nghiệp quá cứng nhắc trong việc áp dụng hệ thống – quy trình mới, thiếu sự linh hoạt, ngăn cản sự linh hoạt của các phòng ban. Khi xây dựng xong hệ thống, nếu không muốn rơi vào hoàn cảnh đó chỉ là ý tưởng trên giấy tờ, thì phải xây thêm Phòng kiểm soát tuân thủ, để dự án có thể phát huy tác dụng.

"Hệ thống không phải hôm nay xây và ngày mai có thể áp dụng được, phải có giai đoạn quá độ. Nên nhớ, chúng ta xây dựng hệ thống để phục vụ mình chứ không phải ngược lại. Khi áp dụng phải đến từng phòng ban trong thời gian qua độ, nên áp dụng phòng tài chính trước, vì đây là mạch máu của công ty, buộc tất cả mọi phòng ban khác phải theo.

Phải họp tất cả các phòng ban, yêu cầu cụ thể đến trưởng phòng, khi nào thì áp dụng và thay đổi quy trình mới, lộ trình ứng dụng cụ thể. Hãy trao đổi, đừng áp đặt để mỗi trưởng phòng lựa chọn lộ trình phù hợp với tính chất cộng việc và con người của họ.

Để nhanh có hiệu lực, hãy cộng thêm mục ứng dụng hệ thống & quy trình mới vào KPI hoặc review cuối năm của từng cá nhân. Ngoài ra, sau 1 năm nên có đánh giá 360 độ nhằm xem xét tính khả thi, hiệu quả của quy trình", anh Trương Anh Tú đề nghị.

Bên cạnh đó, phải luôn truyền thông nhiều lần bằng câu chuyện đào tạo, đào tạo nên được chú trọng, vừa đào tạo cấp công ty vừa đào tạo chéo. Đào tạo chéo liên phòng ban là một hoạt động quan trọng, giúp các phòng ban trong công ty hiểu nhau và hiểu thêm công việc của nhau.

Văn hóa doanh nghiệp cũng vô cùng quan trọng, bởi nếu vui vẻ thì không sao, nếu có mâu thuẫn nội bộ, không ít người đã dùng quy trình để nói chuyện với nhau. Ví dụ: Nhân viên này chửi nhân viên kia: Anh đọc quy trình chưa?; một công việc, nhân viên này làm xong trong 1 ngày, nhưng tại ghét đồng nghiệp kia, phải đến deadline của quy trình – tức 3 ngày sau mới chịu đưa qua.

Quy trình là do con người quyết định, nếu ‘cơm lành canh ngọt’ thì quy trình chạy tốt, còn nếu không thì rất khó.

Quỳnh Như