Hiện nay, rất nhiều người vẫn còn giữ những quan điểm sai lầm về vấn đề làm việc hiệu quả. Thậm chí những người này vẫn còn lầm tưởng rằng bận rộn tương đương với làm việc có hiệu quả.

Dưới đây là những thông tin chi tiết để phân biệt và xác định thế nào một nhân viên bận rộn và một nhân viên năng suất.

Nhân viên bận rộn cực kỳ muốn hoàn thành thật nhiều việc trong một ngày. Nhân viên làm việc hiệu quả chỉ muốn hoàn thành 50% số lượng công việc cần làm.

Những người bận rộn nghĩ rằng trong 8 tiếng đồng hồ họ cần hoàn thành thật nhiều việc hoặc thậm chí là làm nhiều hơn những gì họ cần làm trong một ngày. Họ cố gắng hoàn thành nhiều nhiệm vụ nhất có thể, kể cả các công việc của ngày hôm sau..

Ngược lại, những người làm việc hiệu quả biết rõ là họ không cần làm hết tất cả các nhiệm vụ trong danh sách những việc cần làm của mình. Họ biết lập kế hoạch làm việc cho bản thân mình. Vậy nên họ sẽ luôn ưu tiên hoàn thành thật tốt các nhiệm vụ quan trọng trước rồi mới đến các nhiệm vụ khác.

Nhân viên bận rộn luôn cuống hết cả lên. Nhân viên làm việc năng suất hiểu rõ "khẩn cấp" và "quan trọng" khác nhau như thế nào.

Những người bận rộn thời dành phần lớn thời gian để làm những việc được cho là khẩn cấp mà thực tế những việc đó lại không mấy quan trọng. Trong công ty, nhiều việc có thể được coi là khẩn cấp. Tuy nhiên những việc khẩn cấp thường do sếp hoặc đồng nghiệp của bạn đưa ra. Và họ không quên gắn mác "làm xong càng sớm càng tốt" cho chúng. Chính vì thế rất nhiều người xem đó là những công việc khẩn cấp và tức tốc đi làm ngay.

Mặt khác, những chú kỳ lân làm việc cực kỳ hiệu quả biết cách phân biệt đâu là nhiệm vụ khẩn cấp và đâu là nhiệm vụ quan trọng. Họ tập trung vào việc hoàn thành những việc quan trọng thay vì cố gắng hoàn thành các nhiệm vụ cấp bách khác.

Nhân viên bận rộn luôn bị phân tâm. Nhân viên năng suất tự tạo ra một hệ thống cho riêng họ.

Những người bận rộn đã phát triển những thói quen khiến năng suất của họ ngày càng kém đi. Họ kiểm tra email suốt cả ngày và bị phân tâm bất cứ khi nào điện thoại của họ kêu lên. Thực chất, điều này có thể làm cho não của một người hoạt động chậm hơn.

Trong một nghiên cứu gần đây tại đại học King's College London, họ phát hiện ra rằng nếu bạn cứ liên tục kiểm tra hộp thư đến của mình thì IQ của bạn có thể giảm đến 10 điểm. Ngoài ra, nếu cứ lẫn lộn hai việc xem email và làm việc với nhau thì cấu trúc não của bạn cũng có khả năng sẽ bị thay đổi. Đồng thời nó cũng làm khả năng tập trung của bạn kém đi.

Trong khi đó, những người làm việc hiệu quả tạo ra một hệ thống cho mọi việc kể cả những việc đơn giản nhất, chẳng hạn như kiểm tra email. Họ luôn dành một khoảng thời gian ngắn và cố định để kiểm tra hộp thư đến của mình. Như vậy trong khoảng thời gian còn lại họ có thể tập trung vào công việc và hoàn thành mục tiêu trong ngày.

Nhân viên bận rộn thường làm nhiều việc cùng một lúc. Nhân viên năng suất thường tập trung vào một hoặc hai việc.

Những người bận rộn cố gắng hết sức để có thể làm 15 việc cùng một lúc. Máy tính của họ luôn mở rất nhiều tab và tài liệu trong khi đó họ lại đang kiểm tra một số văn kiện khác trên tay.

Những chú kỳ lân thường tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng một cách hiệu quả nhất có thể. Họ cũng có thể làm nhiều việc một lúc nhưng phải hiệu quả. Họ thường cách chọn ghép nối nhiệm vụ ít quan trọng với một nhiệm vụ quan trọng. Ví dụ, một người ghi lại một vài ý tưởng cho một dự án sắp tới trong khi chờ cuộc họp hội đồng quản trị bắt đầu. Những chú kỳ lân năng suất cũng nhận thức được rằng họ chỉ nên làm nhiều việc cùng một lúc nếu việc khác ít quan trọng hơn. Đồng thời, họ sẽ làm việc đó nếu nó chỉ tiêu tốn của họ một ít năng lượng hoặc thời gian.

Nếu bạn là một trong những con lừa bận rộn đang muốn biến thành một con kỳ lân năng suất, thì hãy áp dụng các quy tắc 80/20. Hãy loại bỏ những thứ không cần thiết để công việc của bạn hiệu quả hơn. Lưu ý những thứ bạn loại bỏ phải là những thứ không ảnh hưởng quá nhiều đến năng suất của bạn.

Những người bận rộn không có mục tiêu rõ ràng. Những người làm việc năng suất biết nên đóng cánh cửa nào lại.

Nếu bạn đồng ý với quan điểm khi còn trẻ cứ làm và thử thật nhiều công việc khác nhau thì ngay bây giờ bạn nên suy nghĩ lại. Nếu bạn vẫn còn giữ quan điểm đó thì chắc chắn bạn sẽ không thể hoàn thành bất kỳ mục tiêu nào cả. Đối với những người trẻ tuổi thì không có gì là sai nếu họ muốn thử làm nhiều việc khác nhau như học cách viết mã, thiết lập trang web, sống ở một quốc gia khác và đi bộ trên con đường mòn dài nhất thế giới - Appalachian.

Tuy nhiên, bạn phải có một điểm xuất phát cụ thể. Điều này tốt cho cả sự nghiệp và cuộc sống của bạn. Vậy nên bạn phải suy nghĩ xem bạn cần tập trung vào cái gì. Nếu bạn hiện đang xem xét làm cách nào để cân đối giữa lịch trình, thời gian và tiền bạc của mình và những việc mình muốn làm thì tôi có một lời khuyên cho bạn đó là hãy bỏ qua những mục tiêu không còn quan trọng với bạn đi. Nếu bạn muốn trở thành một chú kỳ lân năng suất, thì hãy loại bỏ những kế hoạch không khả thi và không thực tế ngay bây giờ. Đồng thời, hãy chỉ tập trung sức lực và nguồn lực của bạn vào một thứ duy nhất - thứ có thể tạo nên tiếng vang cho chính bạn.

Nhân viên bận rộn chỉ dán mắt vào bàn làm việc của họ. Nhân viên năng suất biết khi nào cần nghỉ ngơi.

Những người bận rộn hiếm khi được nghỉ ngơi. Trên thực tế, họ ghét nghỉ ngơi vì họ nghĩ rằng nghỉ ngơi chỉ dành cho những người lười biếng. Thế nhưng họ lại cảm thấy hụt hẫng khi nhìn thấy những con kỳ lân trông giống như đang thư giãn và thoải mái tận hưởng công việc của mình. Những chú kỳ lân năng suất biết khi nào nên dành cho mình một chút thời gian để nạp thêm năng lượng. Họ nghỉ ngơi bằng cách đi dạo, xem một đoạn phim hài ngắn, ngồi thiền hoặc ăn nhẹ. Họ biết rằng họ có thể làm việc tốt hơn nếu bộ não của mình được nghỉ ngơi sau nhiều giờ làm việc.

Bạn sẽ là một con lừa bận rộn hay một chú kỳ lân năng suất? Hãy cố gắng để đạt được mức năng suất cao nhất trong ngày bằng cách biến mình thành một chú kỳ lân năng suất ngay bây giờ.

Mai Lâm