Ngành tổ chức sự kiện là gì? Nhu cầu tuyển dụng trong ngành 

Tổ chức sự kiện là ngành nghề liên quan đến quá trình giám sát tất cả các khâu trong một sự kiện. Với thời buổi kinh tế phát triển như hiện nay, rất nhiều đơn vị, tổ chức hay thậm chí là các cá nhân sẵn sàng chi tiền cho những buổi sự kiện. Nhờ đó, ngành tổ chức sự kiện cũng bùng nổ và phát triển vượt bậc trong những năm gần đây. Nhu cầu tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện cũng ngày càng gia tăng. Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện đều mong muốn tìm kiếm được các nhân sự có kiến thức chuyên môn cao để có thể cạnh tranh trên thị trường.

Tại Việt Nam, nhu cầu tuyển nhân viên tổ chức sự kiện thường tập trung vào các lĩnh vực đặc trưng như hội nghị, cưới hỏi,... Nếu bạn có các văn bằng nghiệp vụ về dịch vụ, khách sạn, nhà hàng,... thì đây chính là một điều kiện thuận lợi để ứng tuyển vị trí nhân viên event.

Nhân viên tổ chức sự kiện là ai?

Trong các buổi sự kiện không thể nào thiếu được vai trò của nhân viên tổ chức sự kiện. Họ là những người chuyên quản lý hậu cần trong sự kiện, vận dụng sự sáng tạo, tính cẩn trọng và phối hợp nhịp nhàng với các bên để tạo nên một sự kiện hoàn hảo. Công việc của họ chủ yếu xoay quanh việc lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, điều phối, giám sát chương trình, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Xuất phát từ tính chất công việc đòi hỏi sự tương tác giữa nhiều người nên nhân viên tổ chức sự kiện cần có sự năng động, sáng tạo, nhạy bén và khả năng giao tiếp tốt. Bên cạnh đó, khả năng tổ chức, chịu được áp lực, tâm lý và thái độ làm việc chuyên nghiệp cũng là những yếu tố rất cần thiết khi đảm nhiệm vị trí nhân viên event.

Thực tế, tổ chức sự kiện là công việc tự do về không gian, thoát khỏi môi trường làm việc gò bó như công việc văn phòng. Chính vì vậy mà ngành nghề này luôn được các bạn trẻ ưa thích sự năng động, sáng tạo lựa chọn và theo đuổi.

Mô tả công việc nhân viên tổ chức sự kiện

Là một vị trí giao thoa giữa ngành dịch vụ và truyền thông - quảng cáo, công việc của nhân viên tổ chức sự kiện cũng vì thế mà bận rộn hơn rất nhiều. Với trọng trách đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, một nhân viên tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây.

Nghiên cứu đối tượng và mục tiêu để lên ý tưởng cho chương trình

Công việc đầu tiên và cũng là quan trọng nhất của nhân viên tổ chức sự kiện là tiếp nhận yêu cầu từ các bộ phận hoặc khách hàng về các ý tưởng triển khai sự kiện và những tài liệu liên quan. Công việc này chi phối đến chất lượng của sự kiện cũng như sự hài lòng của khách hàng đối với đơn vị tổ chức sự kiện.

Thực tế, quá trình nghiên cứu và lên ý tưởng mất khá nhiều thời gian vì cần nhiều sự tổng hợp thông tin giữa các bên liên quan. Trong đó, người đảm nhận vị trí tổ chức sự kiện sẽ trực tiếp trao đổi với khách hàng, đề xuất ý tưởng của bản thân cho đến khi chốt được ý tưởng chung. Quy trình này vừa cần sự sáng tạo độc đáo, vừa đòi hỏi khả năng am hiểu tâm lý khách hàng sâu sắc.

Xây dựng kế hoạch, kịch bản sự kiện để trình cấp trên hoặc khách hàng

Sau khi đã có ý tưởng, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ trực tiếp lên kế hoạch triển khai sự kiện cụ thể. Bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức, số người tham gia, chương trình kịch bản, kinh phí dự trù, những phương án dự phòng, đơn vị hợp tác, danh sách những người thực hiện,...

Dựa vào bản kế hoạch đề xuất này, quản lý hoặc khách hàng sẽ nhận xét, đưa ra góp ý về những nội dung cần thay đổi, sửa chữa. Thông qua quy trình này, người tổ chức sự kiện sẽ dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện.

Tìm kiếm, lựa chọn các đơn vị hợp tác, hỗ trợ cho event

Với vai trò là người tổ chức sự kiện, bạn cũng sẽ chịu trách nhiệm về việc xác định vị trí, lựa chọn và làm việc với các đối tác để trang bị đầy đủ tất cả những dụng cụ cần thiết cho việc tổ chức sự kiện. Vì khối lượng công việc này khá lớn nên trưởng bộ phận thường phân lại với từng hạng mục cụ thể cho từng cá nhân để tránh bị quá tải hay chậm tiến độ.

Tiến hành tổ chức sự kiện

Sự kiện sẽ diễn ra một cách suôn sẻ nếu nhân viên tổ chức sự kiện làm tốt các khâu chuẩn bị. Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, sự kiện sẽ bắt đầu "chạy". Với vai trò là một nhà tổ chức, người đứng ra tổ chức sự kiện sẽ quản lý và điều phối tất cả những hoạt động diễn ra trong suốt sự kiện. Đồng thời, các nhân viên event cũng phải có sẵn một kế hoạch dự phòng cho trường hợp sự kiện gặp sự cố, cần đảm bảo chương trình hoạt động diễn ra suôn sẻ nhất có thể.

Giải quyết các vấn đề sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, nhân viên tổ chức event sẽ bàn giao hợp đồng cho các đối tác hỗ trợ và tiến hành thanh lý hợp đồng. Đồng thời thực hiện các báo cáo phân tích về hiệu quả cũng như những sai sót của sự kiện, thu thập các khoản chi tiêu tài chính của sự kiện để gửi lên cấp trên, khách hàng hoặc bộ phận kế toán.

(Còn tiếp)