Tôi là một người rất thích các công thức tăng năng suất làm việc của Dan Sullivan. Công thức này được bà đặt cho một cái tên rất hay: "Free, Buffer và Focus Days". (Tạm dịch: ngày rảnh rỗi, ngày chuẩn bị, ngày tập trung).

Tóm lại, "Free Days" là những ngày bạn không làm bất cứ việc gì liên quan đến công việc. "Buffer Days" là những ngày bạn làm việc để cải thiện công việc kinh doanh của mình mà không có bất kỳ cuộc hẹn hoặc khách hàng nào. Cuối cùng, "Focus Days" là những ngày bạn làm việc trong doanh nghiệp của mình và làm việc với khách hàng và tổ chức các cuộc hẹn.

Trừ việc thay đổi lịch trình với khách hàng, thì lời khuyên của Dan rất hữu ích nhất là khi tôi đào tạo và tư vấn cho người khác.

Tôi sẽ bắt đầu một tuần với "Buffer Days" để chuẩn bị mọi thứ và thực hiện các nhiệm vụ cơ bản về tiếp thị, quản trị và các mạng lưới làm việc. Các ngày Thứ Ba và Thứ Tư là những ngày "Focus Days". Và những ngày đó chỉ dành riêng cho khách hàng và các dự án đang triển khai. Thứ Năm và Thứ Sáu, thì sẽ có một ngày là "Buffer Days", một ngày là "Free Days". Hay ngày này có thể luân phiên đổi cho nhau tùy thuộc vào khối lượng công việc của tôi trước hai ngày cuối tuần.

Công thức này rất hữu ích nhưng không phải với hữu ích trong mọi trường hợp

Tôi - một nhà văn, một chuyên viên đào tạo và một nhà tư vấn, hiện tại ngoài trông con thì tôi không làm gì nhiều. Cho dù tôi đã cố gắng thử áp dụng công thức của Dan nhưng tôi vẫn chưa tìm ra cách để trở thành một người làm việc "theo lịch trình". Và thành thật mà nói, tôi rất vui vì tôi đã không cố tìm vì với tôi năm vừa qua đã đủ khó khăn rồi.

Mặc dù thế giới đang bắt đầu mở cửa trở lại nhưng ở Tây Ban Nha tình hình không mấy khả quan. Và nếu bạn quan sát tôi trong một tuần, bạn sẽ nghĩ cuộc sống của tôi thật hỗn loạn.

Bạn sẽ thấy rằng một vài buổi sáng thì tôi dành cho việc viết bài. Vài buổi sáng khác, thì tôi lại chăm sóc một đứa trẻ bị ốm. Rồi vài buổi sáng khác nữa, tôi lại chăm sóc hai đứa trẻ bị ốm.

Một số buổi chiều tôi sẽ làm việc với khách hàng. Các buổi chiều khác thì tôi dùng để cải thiện mối quan hệ với đối tác. Còn các buổi chiều khác, thì tôi ngủ.

Một vài buổi tối chơi Uno. Một vài buổi tối, tôi chỉ ngồi trên ghế dài và xem ti vi. Còn những buổi tối khác tôi sẽ viết bài.

Nghe nó cứ lộn xà lộn xộn! Nhưng nhìn vậy mà không phải vậy. So với một lịch trình nghiêm ngặt thì lịch trình nhìn có vẻ vớ vẩn này lại phù hợp với một người như tôi trong năm vừa rồi.

Ngoài ra, có một vài thay đổi nhỏ mà tôi vô tình phát hiện ra và nó giúp tôi duy trì năng suất trong khi tất cả kế hoạch và lịch trình của tôi đều bị Covid 19 "vô hiệu hóa".

Giới thiệu thuật ngữ "Kleinscheisstag"

Khi nói chuyện với một người bạn ở Munich thì tôi có nói với cậu ta rằng tôi vừa kết thúc "Hate Days" (Tạm dịch: ngày ghét bỏ) của tuần này. Tôi giải thích với câu ta rằng "Hate Days" không phải là một ngày lễ mà tôi cố tình ghét bỏ mọi thứ. Mỗi tuần tôi đều có một ngày như vậy, vào ngày đó tôi sẽ gộp tất cả các công việc khiến tôi "tốn sức" nhiều nhất lại và "xử đẹp" chúng trong một lần. Sau khi nghe tôi giải thích, câu ta đã nói: "Ồ, người Đức chúng tôi có một thuật ngữ chỉ những ngày như thế 'Kleinscheisstag!'. Nó có nghĩa là 'ngày tồi tệ'."

Ngoài việc nói vui là "Kleinscheisstag" thì có một lý do khác khiến tôi thích thuật ngữ này. Đó là nó là nhanh chóng lọc các nhiệm vụ và yêu cầu khiến tôi khó chịu của một tuần làm vào một danh sách riêng. Việc này giúp giải phóng rất nhiều "gánh nặng" trong đầu tôi từ đó giúp tôi tập trung tốt hơn vào những công việc quan trọng.

Xử lý thuế, hóa đơn hoặc bất kỳ nhiệm vụ không quá quan trọng là những công việc bạn có thể làm vào ngày "Kleinscheisstag". Ngoài ra bạn cũng có thể làm các công việc như gửi email hoặc thực hiện các cuộc gọi đang còn dang dở hoặc cải thiện các kỹ năng cần thiết như thuyết trình, lập kế hoạch,...

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là các ngày khác trong tuần bạn không cần làm những công việc đó. Thực chất thì bạn vẫn phải làm các công việc đó vào các ngày khác nữa. Cũng giống như nhiều nhà tâm lý học thường khuyên bạn nên dành thời gian để "lo lắng có chủ đích nhằm giảm bớt sự lo lắng của mình". Bạn sẽ cảm nhận được có một cái gì đó được giải phóng khi biết rằng mình đã dành thời gian để giải quyết những công việc cần thiết nhưng không khẩn cấp - những công việc bạn không muốn làm nhưng cần phải làm.

Lời nhắc đơn giản hoặc lời hứa với một ai đó ví dụ như "Tôi đã lên lịch cho việc này vào Thứ Tư" là một mẹo nhỏ mà bạn có thể áp dụng. Nó sẽ tạo động lực và thúc đẩy bạn thực hiện mục tiêu mình đã đặt ra và đã nói với người khác. Đồng thời nó cũng giúp bạn tránh việc mất thời gian và giảm tốc độ làm việc.

Thêm vào đó, đối với tôi, cảm giác sau khi xử xong nhiệm vụ cuối cùng trong ngày "Kleinscheisstag" phải nói là "tuyệt cú mèo". Kể cả tôi có mệt dã dời và phải nghỉ ngơi lấy lại sức thì tôi vẫn cảm thấy tuyệt vời vì tôi biết ngày hôm sau tôi có thể thoải mái làm việc hoặc nghỉ ngơi theo ý mình.

Nếu ý tưởng này phù hợp với bạn và nếu lịch trình của bạn cho phép thì hãy thử với "Kleinscheisstag". Hoặc, nếu phần lớn thời gian của bạn đều ở văn phòng thì ít nhất hãy cố gắng thiết lập "Kleinscheiss Stunde" hoặc "little shit hour". Đó là lúc bạn có thể sắp xếp một loạt các công việc nhỏ mà bạn không muốn làm và xử đẹp chúng trong một lần duy nhất.

Đối với nhiều người trong chúng ta, Làm việc cao chất lượng nghĩa là chúng ta có thể quản lý tốt các nhiệm vụ và yêu cầu mà chúng ta không muốn làm.

Tôi không biết bạn thế nào, nhưng với tôi thì tôi thà làm cho xong một lần còn hơn là ngày nào cũng phải làm.

Mai Lâm