• Thạch Kim Tuấn: Niềm hy vọng tranh huy chương của Việt Nam tại Olympic 2020
• Olympic Tokyo 2020: Khi sự an toàn còn hơn tấm huy chương
• Olympic Tokyo 2020 khởi động đường đua bất chấp COVID-19

Những con số khổng lồ

Công việc cơ bản của ngành hậu cần trong một kỳ Olympic bao gồm vận chuyển, lưu kho, xếp dỡ hàng hóa và phân phối đến cho các thành viên trong đoàn thể thao. Nghe qua có vẻ đơn giản nhưng đó thực sự là một công việc bận rộn và áp lực, đòi hỏi sự tập trung lớn suốt một thời gian dài.

Ở một kỳ đại hội thể thao lớn như Olympic, số vận động viên và cán bộ đi theo luôn rất lớn. Vì thế, khối lượng hàng hóa phục vụ công tác hậu cần cũng đạt đến con số không tưởng. Lấy ví dụ ở Olympic Rio 2016, nước chủ nhà Brazil đã phải mua 32.000 quả bóng bàn, 400 quả bóng đá, 8.400 quả cầu lông để phục vụ thi đấu.

Làng Olympic Tokyo, nơi phải chuẩn bị số vật dụng khổng lồ.

Nếu tính cả vật dụng được mua để phục vụ sinh hoạt của vận động viên tại làng Olympic, chúng ta sẽ có những con số khó tin hơn: 80.000 chiếc ghế, 70.000 chiếc bàn, 29.000 tấm nệm, 60.000 móc treo quần áo, 6.000 ti vi và 10.000 chiếc điện thoại thông minh. Tất cả đều được mua và sử dụng vỏn vẹn trong 2 tuần.

Vậy làm cách nào để những nước chủ nhà có thể mua chừng đó số lượng hàng hóa phục vụ một kỳ Olympic? Tất nhiên họ không thể đặt ở cửa hàng tiện lợi hay tiệm tạp hóa. Tương tự quá trình xây sân vận động và cơ sở vật chất phục vụ Thế vận hội, việc chuẩn bị đồ đạc đi kèm có thể phải đặt trước vài năm. Nhưng đó mới chỉ là bề nổi của vấn đề.

Hãy thử tìm hiểu ví dụ về công tác chuẩn bị một vật dụng khá nhạy cảm tại Olympic: bao cao su. Phát bao cao su cho các VĐV là truyền thống từ lâu tại các kỳ Thế vận hội, và ban tổ chức Olympic Rio 2016  đã gây bất ngờ khi chuẩn bị tới 450.000 chiếc "áo mưa". Khi họ công bố thông tin này, nhiều người đã bật cười vì tính ra mỗi VĐV được phát tới… 42 chiếc.

Trên thực tế, VĐV không phải những người duy nhất đến tham dự Thế vận hội. Đi cùng họ còn có các cán bộ, chuyên gia, HLV và bác sĩ. Đơn cử như trường hợp của đoàn Vương quốc Anh tại Olympic Tokyo. Họ có 375 VĐV đến tranh huy chương, nhưng mang đến hơn… 500 HLV, cán bộ, bác sĩ và đội ngũ hỗ trợ.

Ngựa được chở đến Olympic bằng một chuyến bay đặc biệt.

Những cán bộ đi kèm theo đoàn tuy không ở trong làng VĐV, nhưng ban tổ chức vẫn phải chuẩn bị chỗ ở và các tiện ích đi kèm cho họ. Cũng không thể quên một điều là số lượng cán bộ, HLV, bác sĩ... luôn đông hơn VĐV tham gia. Về phía ban tổ chức Olympic Rio, họ còn phải tính cả chuyện hậu cần cho số lượng tình nguyện viên nữa.

Olympic Rio 2016 có khoảng 10.000 VĐV đến tham dự, nhưng nếu bao gồm cả những người có liên quan, con số lên đến xấp xỉ 100.000 người. Khi đó mỗi người trung bình chỉ được phát 4,5 chiếc "áo mưa", con số không quá nhiều với một kỳ Thế vận hội kéo dài 2 tuần lễ. Ngay cả ban tổ chức Thế vận hội Tokyo năm nay cũng lên kế hoạch phát 160.000 chiếc bao cao su dù họ cấm chuyện chăn gối ở làng Olympic.

Vận chuyển những nhà vô địch 4 chân

Cưỡi ngựa là môn thể thao khá xa lạ tại Việt Nam, nhưng lại vô cùng quen thuộc ở các kỳ Olympic. Việc đưa bộ môn này vào các kỳ Thế vận hội khiến các đoàn thể thao phải giải một bài toán khó khác, bởi những VĐV chỉ có thể điều khiển ngựa của họ. Làm thế nào để chở những vận động viên 4 chân này theo đoàn?

Tại Olympic Tokyo, Vương quốc Anh mang theo 12 chú ngựa đến Nhật Bản. Tuy nhiên họ không chuyển trực tiếp từ London đến Tokyo. Chúng được đưa từ Anh đến Liege, Bỉ bằng đường sắt để đi cùng với ngựa của những đoàn khác. Tại đây, một chuyến bay đặc biệt bằng máy bay Boeing 747 sẽ chở ngựa thi đấu của cả châu Âu đến xứ sở mặt trời mọc.

Những người làm công tác hậu cần quyết định thành bại của Olympic dù họ không được nhắc tới.

Làm cách nào để đưa ngựa lên máy bay? Hẳn là sẽ không có ai dắt chúng theo ống hoặc thang chuyên dụng. Ngựa được lùa vào chuồng ở dưới mặt đất, sau đó cần cẩu sẽ nhấc bổng cả chuồng vào khoang máy bay. Ngựa thường sẽ xếp 3 con chung 1 chuồng, còn ngựa dự đoán giành huy chương sẽ ở chuồng thương gia: 2 con 1 chuồng.

Lý do khiến hành trình này đặc biệt không chỉ bởi hành khách trên máy bay chỉ có ngựa. Ở các chuyến bay thương mại thông thường, máy bay sẽ di chuyển với vận tốc xấp xỉ 800km/h, nhưng tiêu chuẩn đó chỉ được áp dụng khi hành khách là con người. Nếu chỉ chở ngựa, vận tốc máy bay sẽ phải giảm xuống để tránh căng thẳng cho chúng, thế nên chuyến bay này sẽ kéo dài 16 tiếng.

Không chỉ chở ngựa sang Nhật Bản, các đoàn thể thao tham gia môn cưỡi ngựa còn phải tự chuẩn bị thức ăn cho chúng. 12 con ngựa của đoàn Vương quốc Anh tiêu tốn đến 8 tấn thức ăn trong thời gian chúng lưu trú tại xứ sở mặt trời mọc. Một số loài như ngựa Polo thậm chí chỉ thích ăn cám chuyên dụng được đặt trong ống, thế nên đoàn phải mua tới 450 ống phục vụ chúng.

Khó khăn ít ai biết

Thừa còn hơn thiếu, đó là một trong những câu nói cửa miệng của những người làm công tác hậu cần. Hàng tồn kho có thể xử lý trong một sớm một chiều, nhưng thiếu hàng sẽ dẫn đến vô vàn hệ lụy. Một trong số đó là ngân sách bị bội chi, khiến kinh phí tổ chức bị đội lên gấp nhiều lần so với thực tế.

Bài học từ những người làm công tác hậu cần tại Thế vận hội Montreal 1976 đã chỉ ra điều đó. Chính phủ Canada ước tính sai lượng vật dụng cần chuẩn bị, thế nên họ phải mua cấp tốc hàng loạt đồ dùng vào sát giờ khai mạc với giá cắt cổ. Hậu quả là Canada năm đó thiệt hại thêm 1,5 tỷ USD so với kế hoạch ban đầu.

Câu chuyện kể trên cũng chỉ ra một vấn đề khác của công tác hậu cần trong một kỳ Olympic: Nhu cầu không xác định. Ban tổ chức phải tính đến mọi phương án xấu nhất để tránh kịch bản thiếu vật dụng tại Thế vận hội. Kinh nghiệm tổ chức nhiều năm giúp họ đưa ra công thức 40-60. Lượng vật dụng chắc chắn sẽ dùng chỉ chiếm 40%, còn lại dự phòng.

Nguồn hàng chuẩn bị cho Olympic cũng là một bài toán nan giải với đơn vị tổ chức. Tại Thế vận hội Atlanta 1996, người Mỹ đã mua đến 85% vật dụng từ nước ngoài. Khoảng cách vận chuyển dài, đi lại mất nhiều tháng khiến họ phải tính đến cả tỷ lệ hỏng hóc, đổ vỡ trong quá trình vận chuyển. Một vài sản phẩm giá trị cao như máy tính, đài phát thanh... còn phải đảm bảo an ninh nhằm tránh trộm cắp.

Khối lượng công việc lớn khiến chỉ riêng quá trình vận chuyển hàng hóa hậu cần có thể rất lâu. Olympic Tokyo chỉ kéo dài 2 tuần, nhưng đội hậu cần đoàn thể thao Vương quốc Anh mất đến 1 tháng để đưa hàng từ Anh đến Nhật Bản. Họ chở 30 container hàng tới Tokyo từ tháng 3, và liên tục gửi đồ đạc sang từ đó đến nay.

Việc nhiều, nhưng số người thực hiện công tác hậu cần lại rất ít. Đoàn Vương quốc Anh chỉ có 50 người để phục vụ gần 1.000 người còn lại. Trưởng ban hậu cần của Anh chia sẻ tất cả mọi người đều làm việc không ngừng nghỉ để đảm bảo các VĐV và cán bộ có đầy đủ vật dụng, từ túi trà lọc cho đến ấm nước, bàn chải đánh răng và quốc kỳ khoác lên mình.

"Thách thức lớn nhất của chúng tôi là lên kế hoạch, dự phòng mọi trường hợp xảy ra và áp dụng nó vào thực tế", một chuyên gia về hậu cần của Ủy ban Olympic Quốc tế (IOC) chia sẻ. Người này nói thêm: "Chúng tôi hẳn là những kẻ cực kỳ ngớ ngẩn mới làm công việc này. Không ai quan tâm đến chúng tôi là ai, làm gì, nhưng việc chúng tôi làm lại quyết định đến thành bại của Thế vận hội".