Theo kết quả khảo sát về mức độ ảnh hưởng của làn sóng Covid-19 thứ 4 được thực hiện bởi FPT và Base với sự tham gia của gần 300 doanh nghiệp, hơn 60% doanh nghiệp sẽ phải "ngủ đông" tạm thời hoặc chuyển đổi mô hình kinh doanh khi phải vận hành từ xa. Khảo sát cũng chỉ ra rằng mặc dù chưa có công thức nào đủ toàn diện để trở thành "bí kíp", nhưng có một số yếu tố mang tính quyết định giúp hoạt động của tổ chức không bị gián đoạn, trong đó có nguồn lực công nghệ. Hơn 91% doanh nghiệp đã triển khai hoặc có kế hoạch triển khai công nghệ để đảm bảo kinh doanh liên tục, trong đó, tối ưu quy trình cộng tác nội bộ được xem là mục tiêu hàng đầu của hơn 94% doanh nghiệp khi áp dụng phần mềm.

Theo dõi tiến độ công việc và hiệu suất của nhân viên trên một nền tảng duy nhất

Việc quản lý, phân chia và theo dõi công việc một cách chuyên nghiệp, cũng như kiểm soát tiến độ của các dự án liên phòng ban là bài toán vận hành khiến ban lãnh đạo Divine Corp trăn trở trong nhiều năm qua.

"Trước đây, tôi phải sử dụng rất nhiều ứng dụng và cả Excel hay các note để mô tả kế hoạch và phân chia công việc. Rồi mỗi lần cần tìm lại để biết rằng đã giao nhiệm vụ cho ai, tôi phải lục lại rất nhiều email", bà Trương Hồng Anh, Trợ lý Giám đốc Công ty Divine Corp, kể lại.

Đó không chỉ là vấn đề của Divine Corp. Trước khi áp dụng công nghệ, nhiều nhà quản lý cũng gặp khó khăn trong việc phát hiện và hỗ trợ nhân sự của mình khi họ gặp bế tắc, thậm chí, nhiều chủ doanh nghiệp còn không nhìn thấy "điểm nóng" cần được xử lý ngay lập tức trong một dự án. Đặc biệt, tất cả càng trở nên phức tạp hơn khi doanh nghiệp vận hành từ xa.

Là phần mềm quản lý công việc và dự án, Base Wework giúp người dùng kiểm soát toàn bộ khối lượng công việc trên "một trang giấy" với nội dung và tiến độ chi tiết."Base Wework giúp chúng tôi hệ thống lại dữ liệu và kiểm soát được tất cả. Lãnh đạo công ty có thể quan sát công việc một cách tổng thể, chia dự án thành các mục, theo dõi deadline và người đảm nhận từng đầu việc một cách chi tiết", bà Hồng Anh chia sẻ trải nghiệm khi sử dụng Base Wework.

Tháo gỡ nút thắt gây tắc nghẽn quy trình giữa các phòng ban

Quản lý quy trình là bài toán của mọi doanh nghiệp. Các quy trình nhiều bước, luân chuyển qua càng nhiều bộ phận thì dữ liệu càng dễ bị nhầm lẫn và phân tán. Còn trong bối cảnh giãn cách xã hội, nhiều quy trình lại rơi vào tình trạng tắc nghẽn hoặc rất khó để duy trì sự phối hợp nhịp nhàng và liền mạch, nhất là các quy trình có tính liên phòng ban.

Ông Nguyễn Thế Anh, Founder & CEO Công ty TNHH Thương mại GEARVN, cho biết: "Khi còn sử dụng các ứng dụng rời rạc, chúng tôi gặp khó khăn trong việc giao tiếp giữa các bộ phận và dễ bị mất liên kết, thông tin cũng không được thông suốt. Với Base Workflow, chúng tôi có thể điều chỉnh quy trình làm việc, tối giản nhiều công đoạn mà vẫn đảm bảo hiệu quả. Dữ liệu được chuyển từ phòng này sang phòng khác nhanh chóng trên nền tảng online. Phần mềm này giúp tôi theo dõi các quy trình từ đầu đến cuối và khi cần tìm kiếm lại thông tin thì vô cùng đơn giản".

Base Workflow giúp tối ưu hóa các luồng trao đổi thông tin trong một quy trình. Người dùng có thể dễ dàng cập nhật tình trạng của quy trình đang được triển khai, theo dõi báo cáo chi tiết về thời gian và hiệu quả làm việc của từng cá nhân và đưa ra lý do cụ thể khiến công việc tắc nghẽn. Với sức chứa không giới hạn, ứng dụng cho phép sắp xếp và phân loại, tự động hóa tất cả các quy trình của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất.

Tối ưu quy trình tạo và duyệt đề xuất dù ở bất cứ đâu

Là một lãnh đạo, luôn phải phê duyệt rất nhiều giấy tờ, Tổng Giám đốc Công ty Haseca Đoàn Tất Chiều, chia sẻ: "Trước đây việc duyệt chi 5 nghìn, 10 nghìn, 100 nghìn... đều phải làm đề xuất và qua rất nhiều phòng ban. Còn hiện nay, 100% chúng tôi duyệt trên Base Request. Nhân viên chỉ cần gửi đề xuất và lãnh đạo chỉ cần nhấn chuột, thậm chí là nhấn một phím trên điện thoại...".

Vấn đề anh Chiều gặp phải trước khi sử dụng phần mềm cũng là bài toán của nhiều nhà quản lý. Theo một kết quả khảo sát của Base, công cụ được phần lớn doanh nghiệp dùng để xử lý đề xuất là giấy tờ bản cứng, email và tin nhắn. Cách làm thủ công này mang lại những bất tiện như: nhân viên phải dành nhiều thời gian để xử lý thủ tục, làm giảm năng suất lao động; bộ phận hành chính thì mất thời gian để tìm lại giấy tờ khi cần thiết. Còn trong bối cảnh giãn cách xã hội, khi lãnh đạo không thể tiến hành ký duyệt, nhiều công việc bị gián đoạn khiến cả quy trình bị đình trệ.

Base Request ra đời với mong muốn giúp doanh nghiệp số hoá quy trình phê duyệt nội bộ, thiết lập các form biểu mẫu trên phần mềm, tăng tốc độ xử lý thông tin khi phát sinh yêu cầu, đề xuất. Tại đây, quy trình Tạo - Xử lý - Phê duyệt diễn ra nhanh chóng ngay trên nền tảng online mà người duyệt không cần phải có mặt trực tiếp.

Bên cạnh 3 ứng dụng giúp tối ưu quá trình cộng tác nội bộ, Bộ giải pháp Kinh doanh không gián đoạn của FPT và Base còn đưa ra nhiều giải pháp khác nhằm hỗ trợ doanh nghiệp vận hành từ xa. Bộ giải pháp nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp Base.vn và hệ sinh thái công nghệ Made by FPT, giúp doanh nghiệp tăng tốc chuyển đổi số, gia tăng năng suất, tiết kiệm chi phí và tối ưu nguồn lực đảm bảo kinh doanh không gián đoạn để vượt qua mọi thách thức.

Ánh Dương