Covid-19 và không gian làm việc từ xa

Lê Hữu Huy (*)

(KTSG) - LTS: Dịch Covid-19 thúc đẩy mô hình làm việc từ xa trở nên phổ biến và linh hoạt hơn bao giờ hết. Lượng người thích nghi với cách làm việc này đông hơn và cũng đã thấy có nhiều thói quen mới hay ho và thời gian dành cho công việc nhiều hơn. Ở chiều ngược lại, nhiều người, nhiều doanh nghiệp lại không đồng tình vì tình trạng phải làm việc nhiều hơn và dễ rơi vào vòng luẩn quẩn của việc nhà, việc công ty, dính stress... cùng với đó là nỗi lo văn hóa doanh nghiệp bị phá vỡ.

Hai bài viết sau đây của tác giả Lê Hữu Huy (Singapore) và tác giả Phạm Hải Chung (Việt Nam) sẽ phần nào lột tả các vấn đề có liên quan đến sự tranh luận hiện nay về chuyện sẽ chọn mô hình làm việc ra sao nếu Covid-19 vẫn tiếp diễn hoặc sẽ dừng lại trong nay mai.

Sau dịch, liệu có được chọn nơi làm việc đạt năng suất cao nhất?

Một không gian làm việc chung của JustCo tại khu thương mại The Centrepoint.

Với một doanh nhân hành nghề tư vấn như tôi, vốn đã quen thích ứng với những môi trường làm việc khác nhau, dường như Covid-19 không ảnh hưởng quá nhiều đến cuộc sống, nghề nghiệp. Ngược lại, suốt hơn một năm qua kể từ lúc đại dịch khởi phát, tôi cảm thấy mình làm việc rất hiệu quả, có nhiều thời gian hơn cho bản thân và thậm chí có thể bắt tay thực hiện một vài dự án nghề nghiệp hay cá nhân đã ấp ủ từ bấy lâu nay.

Vui vì thói quen mới, có nhiều giờ làm việc hơn

Không khác thời gian trước khi có đại dịch, lịch làm việc của tôi không giới hạn trong khái niệm hành chính “tám giờ vàng ngọc” mà có thể kéo dài đến tận khuya hay rạng sáng ngày hôm sau.

Tôi cũng đã quen dần với việc đeo khẩu trang khi bước ra khỏi nhà, cũng chẳng thấy khó chịu khi Chính phủ Singapore tiến hành siết chặt các biện pháp giãn cách xã hội khi các ca lây nhiễm tăng cao. Ngoại trừ những lúc phải đến văn phòng để lấy thư từ hay ký tá theo yêu cầu của thư ký, hay giao dịch với đối tác hay khách hàng, tôi chủ yếu làm việc ở nhà.

Đại dịch đã khiến tôi bị mắc kẹt ở cái đảo quốc bé nhỏ này và không được phép đi đây đi đó, nhưng tôi tự an ủi rằng việc xử lý công việc hiện tại cũng trôi chảy và tiết kiệm thời gian đi lại. Nhờ có Covid-19, tôi đã ý thức nhiều hơn trong việc học cách kiểm soát và sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả, đồng thời linh hoạt khi tương tác với người thân trong gia đình, đồng nghiệp, đối tác hay khách hàng.

Mặc dù những trường hợp thích ứng với hoàn cảnh ở Singapore như tôi không phải là hiếm, nhưng tôi vẫn xem đó là điều là may mắn. Hầu hết thân hữu, đối tác hay khách hàng mà tôi có dịp trao đổi đều cảm thấy mệt mỏi và bày tỏ mong muốn đại dịch này sẽ sớm qua đi, để cuộc sống có thể trở lại bình thường. Theo một khảo sát của Microsoft với hơn 1.000 người lao động ở Singapore vào tháng 1-2021, phần lớn những người được hỏi đều cho biết mình cảm thấy kiệt sức, thậm chí làm việc nhiều hơn so với các đồng nghiệp của mình trên toàn cầu. Điều này có thể được lý giải bởi khối lượng công việc làm việc qua mạng của họ tăng lên trong bối cảnh đại dịch.

Áp lực với vòng luẩn quẩn không dứt

Trả lời phỏng vấn của nhật báo The Straits Times, bà Joanna Lim, lãnh đạo nhóm kinh doanh bảo mật và công việc hiện đại của Microsoft Singapore, cho rằng tình trạng kiệt sức ở đây có thể do tình trạng làm việc tại nhà đã xóa đi lằn ranh giữa công việc và cuộc sống gia đình, đồng thời cường độ làm việc qua mạng tăng lên trong giai đoạn các ca nhiễm bùng phát. Bà nói: “người lao động thấy mình bị mắc kẹt trong vòng luẩn quẩn không dứt của việc thức dậy, làm việc, tham dự các cuộc họp liên tục và sau đó làm việc ngoài giờ”.

Theo ông Alvin Goh, Giám đốc điều hành của Học viện Nguồn nhân lực Singapore (SHRI), tình trạng kiệt sức này tồi tệ hơn đối với những người lao động phải chăm sóc cha mẹ hay có con học tại nhà. Ông cho rằng, người Singapore đã ở trong tình trạng bị phong tỏa cả về nghĩa đen lẫn nghĩa bóng kể từ đầu tháng Tư năm ngoái mà không có lối thoát để giải tỏa những ức chế tâm lý hay tinh thần khi có cơ hội đi sang nước khác.

Do đó, phương thức làm việc theo kiểu dán mắt liên tục vào màn hình của những người làm việc từ xa mà không có sự tương tác và kết nối trực tiếp thì dễ dẫn đến nguy cơ kiệt sức. Còn theo bà Lim, nếu không gặp trực tiếp nhân viên, các ông chủ hay người quản lý cấp trên sẽ khó nhận ra những dấu hiệu về cảm xúc của người lao động vốn đóng vai trò quan trọng trong quá trình làm việc.

Có lẽ đó chính là một trong những lý do khiến Chính phủ Singapore phải thay đổi chiến lược, bằng cách chấp nhận sống chung với Covid-19 sau khi tăng cường độ phủ tiêm chủng cho toàn dân và nới lỏng các biện pháp giãn cách xã hội. Mặc dù chính phủ vẫn khuyến khích doanh nghiệp tiếp tục bố trí cho người lao động làm việc tại nhà, nhưng tôi tin rằng rất nhiều người trong đó có tôi mong đến ngày làm việc một cách bình thường trong văn phòng như trước đây.

Theo ông Kong Wan Long, nhà đồng sáng lập và là Giám đốc thương mại của công ty cung cấp không gian làm việc chung (co-working) JustCo, việc siết chặt giãn cách không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty ông, vì các biện pháp này chỉ là tạm thời.

Ông nói: “làm việc tại nhà không thể là giải pháp lâu dài. Khách hàng của chúng tôi đánh giá cao mô hình linh hoạt của co-working, đây chính là điều mà các doanh nghiệp cần trong môi trường đầy biến động hiện nay”. Ông Kong tiết lộ rằng, tỷ lệ sử dụng của mười bảy trung tâm thuộc JustCo hiện nay từ 80-90% và công ty của ông sẽ sớm mở thêm ba trung tâm nữa.

Người lao động mong: An toàn và yên tâm tại nơi làm việc

Theo The Straits Times, nhu cầu làm việc trong bối cảnh bình thường mới sau khi đã có vaccin cũng sẽ khiến các chủ sở hữu bất động sản trong các ngành, từ ngân hàng đến lĩnh vực dịch vụ, đang tìm ra những cách hiệu quả hơn và sáng tạo hơn để thiết kế lại nơi làm việc, bởi người lao động sẽ mong đợi nhiều hơn khi quay trở lại văn phòng sau thời gian bị bó chân bó cẳng ở nhà.

Ông Arsh Chaudhry, Giám đốc điều hành của công ty thiết kế Space Matrixs, cho biết bất chấp việc tiêm phòng đã bắt đầu triển khai, người lao động sẽ tiếp tục mong được an toàn và yên tâm tại nơi làm việc. Họ muốn có trải nghiệm làm việc tốt hơn, nơi các thiết kế tạo điều kiện cho sự tương tác có ý nghĩa, không gian xanh, nhưng quan trọng nhất vẫn là an toàn hơn.

Theo ông Chaudhry, Covid-19 đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn những gì thực sự quan trọng, chẳng hạn như giá trị doanh nghiệp và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Ông nói: “đã có sự thay đổi trong tư duy vì người lao động cảm thấy văn phòng cần phải là nơi mang lại trải nghiệm làm việc tích cực, vì vậy điều này sẽ thúc đẩy năng suất của họ và giúp doanh nghiệp phát triển thịnh vượng”.

Theo Giáo sư Keat Ong, Chủ tịch Hiệp hội các nhà thiết kế nội thất Singapore (SIDS), sạch, xanh và an toàn là những từ hay được nhắc đến trong thiết kế lại văn phòng sau Covid-19. Giáo sư cũng khuyên các doanh nghiệp nên lùi lại một bước và hình dung lại quy trình làm việc của từng bộ phận trước khi thực hiện những sửa đổi lớn để thiết kế lại văn phòng.

Ông đề nghị cần có sự thích hợp trong việc phân định không gian văn phòng, giãn cách xã hội phù hợp và sắp xếp chỗ ngồi làm việc linh hoạt. Trong khi nhiều người đang đặt câu hỏi về sự tồn tại của không gian làm việc thực tế, đặc biệt khi hầu hết các công việc được thực hiện qua mạng, Giáo sư Ong cho rằng sự hiện diện truyền thống của văn phòng vẫn đóng vai trò quan trọng bởi có những công việc đòi hỏi phải phối hợp tại chỗ và gặp mặt trực tiếp.

Quan điểm trên đây của các chuyên gia cũng giúp tôi hình dung lại hành trình sinh hoạt và làm việc của bản thân trong thời gian qua và rút tỉa được những bài học quý giá. Quả thật, nếu không có những cuộc tiếp xúc trong không gian văn phòng, hay gặp gỡ trực tiếp học sinh trong lớp ở trường quốc tế, thì chắc gì tôi sẽ giải quyết được các vấn đề phát sinh trong công việc hay đáp ứng yêu cầu mà khách hàng đề ra.

Do đó, có lẽ tôi phải đánh giá lại cái gọi là “hiệu quả” khi dành quá nhiều thời gian làm việc ở nhà trong suốt hơn mười tám tháng qua. Dẫu biết rằng phải tiếp tục “sống chung với lũ”, tôi vẫn mong đến một ngày đẹp trời nào đó ra đường hay vào cơ quan mà không cần đeo khẩu trang. Tôi chợt nhớ đến những câu thơ của thi sĩ nổi tiếng người Chile Pablo Neruda: “Bạn bắt đầu chết dần chết mòn, nếu bạn không đi du lịch, nếu bạn không đọc. Bạn bắt đầu chết dần chết mòn, nếu bạn trở thành nô lệ cho thói quen của mình, hàng ngày bước đi trên những con đường giống nhau”.

^(*) Giám đốc Công ty Tư vấn Vietnam Global Network, Singapore