Văn phòng chia sẻ cho phép nhiều công ty cùng quản lý, sử dụng chung một văn phòng để chia sẻ chi phí thuê. Các văn phòng này được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, phù hợp với nhiều nhu cầu làm việc khác nhau. Tại TP.HCM, xu hướng này đang gia tăng, đặc biệt là trong thời gian dịch COVID-19 bùng phát.

Một văn phòng chia sẻ tại TP.HCM. Ảnh: QUANG HUY

Công ty lớn cũng thích văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ xuất hiện nhiều năm qua, thường được các công ty có quy mô nhỏ, công ty khởi nghiệp thuê. Thế nhưng thời gian gần đây, đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh, nhiều công ty lớn có lượng nhân viên đông cũng chuyển từ văn phòng truyền thống sang dạng văn phòng chia sẻ.

Mới đây, TikTok Việt Nam đã chuyển từ tòa văn phòng hạng A ở quận 1 sang văn phòng hạng A khác cũng ở quận 1 nhưng là dạng chia sẻ. Hay một số công ty nước ngoài khác như Snow, Tencent’s WeTV Vietnam... cũng đã chuyển sang hình thức này. Trước đó, những công ty có lượng nhân viên hàng ngàn người như Tiki, FPT cũng thuê văn phòng chia sẻ làm việc.

Ông Quốc Doanh, đại diện một công ty bán lẻ, cho biết thuê văn phòng truyền thống lãng phí đầu tư cơ sở vật chất, chi phí thuê cũng không được giảm nhiều. Trong khi đó, mùa dịch phần lớn nhân viên làm việc tại nhà. Sau khi chuyển sang thuê văn phòng chia sẻ, công ty chỉ phải trả phí cho diện tích văn phòng thực tế sử dụng trên số lượng nhân viên làm việc tại văn phòng. “Văn phòng chia sẻ giúp công ty tiết kiệm chi phí đầu tư phòng họp, máy móc thiết bị. Đặc biệt, thuê văn phòng chia sẻ có nhiều hình thức theo tháng nên rất linh động về thời gian, phù hợp với bối cảnh lúc này” - ông Doanh chia sẻ.

Bà Xuân Lan, CEO một công ty lĩnh vực công nghệ, đánh giá văn phòng chia sẻ cho thuê giá rẻ nhưng rất chất lượng. Các văn phòng chia sẻ đều là những tòa nhà được các công ty quản lý vận hành chuyên nghiệp, có đầy đủ tiện ích. Đặc biệt, vị trí văn phòng chia sẻ chủ yếu là khu vực trung tâm TP nên rất thuận tiện gặp đối tác, khách hàng.

Chi phí thuê văn phòng chia sẻ rẻ so với vị trí, không gian và các tiện ích mà tòa nhà mang lại. Giá thuê thường tính trên số người/giờ/tuần/tháng… nên rất linh động, khách dễ thỏa thuận theo nhu cầu của mình. Các công ty vừa tối giản chi phí thuê và sắp xếp văn phòng, vừa sở hữu môi trường làm việc mở, trẻ trung, năng động.

“Các chủ đầu tư văn phòng chia sẻ cũng rất chuyên nghiệp, năng động đổi mới dịch vụ, chất lượng cho khách hàng trong thời điểm dịch. Như mới đây, văn phòng tôi đang thuê đã cung cấp giải pháp phòng họp trực tuyến cho các công ty có nhu cầu họp online với đầy đủ thiết bị và nhân viên kỹ thuật sẵn sàng hỗ trợ về đường truyền, âm thanh, ánh sáng” - bà Lan nói.

Xu hướng tăng sau dịch

Đại diện Savills Việt Nam cho biết trước đây nhóm đối tượng khách hàng chính của thị trường văn phòng là bất động sản, tài chính, ngân hàng, giáo dục… luôn cần có sự tiện lợi trong giao thương, cần vị trí trung tâm. Tuy nhiên, do dịch bệnh, nhiều khách thuê đã chuyển dịch vụ của mình sang nền tảng kỹ thuật số khiến nhóm đối tượng khách thuê văn phòng chia sẻ ngày càng tăng.

Ông Matthew Powell, Giám đốc văn phòng Savills Việt Nam, đánh giá thị trường văn phòng dịch vụ, văn phòng chia sẻ đang có những tín hiệu tích cực. Một số quốc gia khi nới lỏng tình trạng phong tỏa, mọi người dần dần có xu hướng chuyển qua làm việc tại các văn phòng linh động.

Văn phòng chia sẻ đã trở nên phổ biến nhờ đổi mới phương thức, một số văn phòng còn áp dụng gói ưu đãi ngắn hạn, không tính phí thành viên, được phép sử dụng không gian làm việc theo giờ nhất định...

Theo ông Matthew Powell, văn phòng truyền thống vẫn phổ biến nhưng xu hướng không gian làm việc chung để đáp ứng sự linh hoạt cho nhiều loại hình công ty sẽ phát triển. Do ảnh hưởng từ dịch bệnh, các công ty sẽ có sự thay đổi trong cách thức làm việc cũng như nhu cầu giao tiếp và trao đổi. Vì vậy, nhiều công ty đang tìm kiếm sự linh hoạt hơn trong các điều kiện tìm thuê văn phòng như thời gian và không gian thuê. Trước thực tế đó, văn phòng chia sẻ là lựa chọn của nhiều công ty.

Đại diện một công ty đang cung cấp văn phòng chia sẻ tại TP.HCM cho biết lý do mô hình này ngày càng phát triển là do sự bùng nổ của doanh nghiệp khởi nghiệp. Thứ hai là do các doanh nghiệp ngày càng coi trọng lợi ích của không gian làm việc chia sẻ đối với việc mở rộng kinh doanh. Những người trong các lĩnh vực khác nhau có thể gặp gỡ, giao lưu và trở thành đối tác sau này. Nhu cầu làm việc trong không gian trẻ trung, hiện đại và có tính kết nối ngày càng cao.

Các đơn vị cung cấp văn phòng chia sẻ muốn tồn tại dài hạn phải thay đổi liên tục, lắng nghe nhận xét của khách hàng để cải thiện môi trường làm việc, cung cấp được giải pháp tối ưu, đáp ứng nhiều nhu cầu.

“Có công ty yêu cầu phải có không gian cà phê, thư giãn, không gian hội họp, các hoạt động văn hóa, thể thao ngay trong khuôn viên văn phòng. Nhiều lãnh đạo đề xuất tạo ra không gian tăng sức sáng tạo cho các nhân viên. Nơi làm việc như một trung tâm hợp tác và làm việc năng suất” - đại diện công ty này chia sẻ.•