Vua Cua là hệ thống gồm 5 nhà hàng chuyên phục vụ món cua, 6 xe đẩy – bike và 1 cloud-kitchen. Sở dĩ, founder Đoàn Thị Anh Thư phải chạy sấp mặt để ra mắt 6 xe đẩy và 1 cloud-kitchen trong năm nay, là muốn đề phòng trường hợp các nhà hàng phải đóng cửa và quy định chống dịch chỉ chấp nhận bán mang đi.

Tuy nhiên, ‘người tính không bằng trời tính’, khi số lượng F0 tại Sài Gòn tăng nhanh không kiểm soát, lệnh cấm cả bán thức ăn chế biến sẵn được ban ra, Anh Thư buộc phải đóng cửa tất cả các hệ thống của mình. Tuy nhiên, sau gần 1,5 năm sống chung với dịch, hụt hẫng đã qua nhanh và chị không còn cảm thấy hoảng loạn như khi đầu dịch.

Nhờ sự chuẩn bị kỹ càng – đặc biệt là hệ thống công nghệ chỉn chu, Vua Cua có đủ khả năng và nguồn lực để nhanh chóng chuyển đổi mô hình kinh doanh, từ bán thức ăn chế biến sẵn chuyển sang bán thức ăn sơ chế có thể tích trữ lâu, rồi lần lần chuyển sang bán rau củ quả và sắp đến còn bán thêm cá tươi.

VUA CUA CHUẨN BỊ CHO THỜI ĐIỂM NÀY TRƯỚC 1 NĂM

"Linh động là một phẩm chất rất quan trọng trong mùa dịch. Vua Cua đã linh động chuyển mình, không chỉ bán nguyên liệu cua mà còn bát tất cả thực phẩm thiết yếu dễ sử dụng, dễ bảo quản cho người dân trong mùa dịch", Anh Thư mở đầu câu chuyện.

Tuy nhiên, để có thể linh động chuyển đổi mà vẫn thành công, cần phải có sự chuẩn bị rất dài trước đó.

Cũng theo Anh Thư, thật ra nói ‘chuyển mình mùa dịch’ mà mọi thứ chỉ chuẩn bị 100% khi lệnh giãn cách được áp dụng là chưa đủ. Nói đúng ra, sự chuẩn bị của Vua Cua được bắt đầu lên kế hoạch và thực hiện từ thời điểm dịch bùng lần thứ nhất (tháng 3/2020). Thời điểm đó, Vua Cua cũng rất khó khăn để thích ứng khi mà doanh số đến từ bán mang đi chỉ mới chưa tới 9% trên tổng doanh số.

Thời điểm đó, Anh Thư đã nhận định: Covid-19 sẽ kéo dài rất lâu thậm chí 2-3 năm (vì để chế vắc xin cũng mất gần 1 năm, rồi triển khai tiêm diện rộng lại cả hành trình dài), chưa kể hiệu ứng khủng hoảng kinh tế dẫn đến thu nhập và chi tiêu khách hàng sẽ giảm trầm trọng theo hiệu ứng domino.

"Muốn nhanh chóng thu gọn chi nhánh và mở rộng kênh online tức thì khi có lệnh giãn cách, Vua Cua phải có hệ thống công nghệ mạnh; vậy nên tôi đã quyết định startup của mình phải quyết liệt cùng chuyện chuyển đổi số.

Do đó, tôi đã cất công chiêu mộ một CTO và xây dựng một team công nghệ cho công ty, nhằm có thể triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp - đơn hàng, đồng thời hoàn thiện các quy trình nhận đơn hàng từ website, tổng đài, fanpage (với ứng dụng chatbot)", Anh Thư cho biết.

Dù chuẩn bị thực hiện chuyển đổi số từ tháng 4/2020, nhưng cho đến hiện tại, Vua Cua vẫn chỉ mới hoàn thiện được phần website, tối ưu 50% đoạn đường, lõi ERP (gồm tài chính kế toán, thu mua – kho vận, POS bán hàng) cũng mới hoàn tất 50%. Dù vậy, với sự chuẩn bị đó cũng đủ cho Vua Cua chuyển mình rất dễ dàng cho đợt dịch bùng phát lần 4 này.

Cụ thể: ngày 01/6, Vua Cua triển khai phương án cho đóng 4/5 nhà hàng, đóng 5/6 điểm Vua Cua bike, chỉ mở 1 nhà hàng + 1 Vua Cua bike + 01 bếp trung tâm. Tất cả nhằm đầu tư hết công suất sản xuất các sản phẩm phục vụ nhu cầu dự trữ mùa dịch, như: bánh bao 5 loại nhân, chả giò tôm - cua, thịt cua gỡ sẵn, chả cua sống, chả cua hấp chín sẵn, nem cua bể....

Ngoài ra, Vua Cua còn đầu tư sản xuất các loại nước chấm như muối ớt xanh, nước chấm tiêu..., các loại hải sản đông lạnh từ 100% hàng sống như mực, bạch tuộc, tôm sú, ốc hương… 100% sản phẩm được bán online thông qua hệ thống bán hàng online của công ty và qua các nền tảng như Tiki, Now và Grab.

Tuy nhiên, không phải cứ có chuẩn bị sẽ thì mọi chuyện sẽ suôn sẻ. Sau khi bán hàng một thời gian và có nhiều đơn hàng hơn, công suất sản xuất bắt đầu gặp vấn đề, bởi 100% sản phẩm đều sản xuất bằng tay, chưa áp dụng máy móc; trong khi lượng đơn hàng mỗi ngày lại nhận tới trung bình 500 đơn.

Chưa tính tới chính sách nhà nước liên tục thay đổi, đi từ chỉ thị này qua tới chỉ thị khác một cách đột ngột, rồi thêm chính sách shipper không được liên thông quận, lúc thì cấm app lúc thì mở shipper app… khiến cho cả team Vua Cua hụt hơi khi chạy theo, dẫn tới cả hệ thống tắc nghẽn đơn, khách nửa giục nửa phàn nàn, thậm chí cáu giận. Lúc đó, Anh Thư chỉ biết bình tĩnh, bình tĩnh và bình tĩnh.

"Muốn gỡ rối, quan trọng là phải quyết định ngay. Khi shipper các app bị cấm, Vua Cua đã nhanh chóng triển nhanh đội ngũ shipper nội bộ hơn 20 người để kịp với thay đổi chính sách.

Còn về công suất sản xuất: tôi sắp xếp lại lịch để tất cả nhân viên có thể sản xuất tập trung. Nghĩa là cứ 2 ngày, mọi người chỉ tập trung sản xuất 2 loại sản phẩm theo số lượng đã lên kế hoạch sẵn. Yêu cầu là phải đạt mục tiêu và nếu không đạt sẽ phải tăng ca. Đồng thời tăng cường và tinh gọn các khâu soạn hàng hoá và sắp đơn theo tuyến quận hợp lý.

Nhờ sự quyết tâm của cả tập thể và văn hoá ‘làm hết sức, chơi hết mình’ cùng làm việc có trách nhiệm đã gầy dựng hơn 5 năm qua, đến hiện tại Vua Cua đã làm được: tăng lên 300 đơn hàng trên ngày, có thể sẽ tăng lên công suất 500 đơn trong vài ngày tới", Anh Thư chia sẻ.

BÁN THÊM RAU CỦ QUẢ VÀ CÁ NHẰM TĂNG CƯỜNG THÊM KÊNH DOANH THU

Sau khi mảng sản xuất cốt lõi của Vua Cua trong giai đoạn này bắt đầu ổn định, Anh Thư họp với team, bắt đầu đưa thêm 50SKU nông sản và rau củ vô bán. Đầu tiên, bởi ngành này không cần phải sản xuất, có thể giảm bớt áp lực hàng sản xuất; sau nữa, đây là mặt hàng có thể dùng kèm với hải sản trong mùa dịch.

Anh Thư hồi tưởng: hồi tuần đầu nhảy qua mảng rau củ, cả team còn lúng túng nên rau bị dập úng và héo rất nhiều. Nhận thấy vấn đề, chị lập tức đích thân xuống kho sắp xếp. Sau đó, cộng với bên Vua Cua có kho mát nên trữ rau tươi xanh được 48 tiếng.

Hiện tại, nhờ sự cố gắng của Anh Thư và cả team, tỷ lệ huỷ rau củ hiện dưới 5%, tỉ lệ rau héo dập tới tay khách cũng không nhiều và Vua Cua sẵn sàng bù thêm nếu khách khiếu nại mà không cần kiểm tra lại sản phẩm.

"Hiện tại, chúng tôi đang kiểm soát kho từng tí một, sàn dơ cũng không được, rau nào sắp đúng chỗ đó. Rau nào dễ hư dập úng ưu tiên gói giấy kỹ để cao và riêng. Nay kho hàng hóa ra vô nhiều nên sắp xếp hơi lộn xộn, nhưng tuyệt đối sạch sẽ.

Cũng may mắn là bên Vua Cua đã ứng dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp, nên tôi có thể kiểm tra mọi thứ real time mỗi ngày. Nên giờ đưa rau củ vô thất thoát hay gì kiểm soát được hết.

Trước đây Vua Cua chỉ dùng kế toán và POS của 1 đơn vị cung cấp của Việt Nam. Số liệu thất thoát có khi 60 ngày mới ra của tháng trước. Giờ thì coi mỗi ngày thích lắm. Giờ chỉ cần mở hệ thống rồi vào coi là tôi có thể biết kho còn gì và hết gì luôn, muốn biết tình trạng hàng hóa như thế nào có thể cho kiểm kê online", Anh Thư tự tin cho hay.

Trước đây, Anh Thư nhận thấy đa số doanh nghiệp F&B đều đưa thất thoát vào chi phí, Vua Cua trước đây cũng thế, nhưng giờ nhờ hệ thống công nghệ có thể kiểm soát mọi thứ online, nên ‘kho mất đồ ở ca ai nhân viên đó phải chịu’. Không phải nhân viên của Vua Cua gian dối, mà vì nhiều nguyên nhân các bạn làm ẩu, ví dụ: hàng hủy quên ghi hủy, chuyển kho không ghi nhận chuyển, bán hàng mà xuất bill thiếu.

Rồi trong mùa dịch, mấy đơn khách đã chuyển khoản rồi, nhân viên giao xong quên bấm hoàn thành, giao tiếp mà khách đàng hoàng thì nói nhận rồi, không thì nhận 2 đơn. Tới hồi kế toán kiểm tra ra, lệnh chuyển khoản đó giao 2 lần. Nếu không có hệ thống tốt, thì những chuyện này có trời mới biết.

"Hiện tại, chúng tôi vẫn đang trong quá trình tập trung hoàn thiện hệ thống. Theo quan điểm của tôi, nếu chúng tôi có một hệ thống – quy trình tốt sẽ hạn chế lỗi của nhân viên và khiến họ làm việc tốt hơn. Dự kiến đến cuối năm, hệ thống của Vua Cua sẽ hoàn thiện", CEO Vua Cua tiết lộ.

Hiện tại, tỷ lệ huỷ đơn của Vua Cua vẫn chỉ dưới 5%. Lý do: không chỉ riêng Vua Cua mà gần như tất cả các cửa hàng đều không thể giao đơn nhiều, nên khách hiểu sẽ chịu đợi. Nếu khách nào hối thúc mà thời gian vẫn phải đợi quá lâu, Vua Cua sẽ cho tặng món và hoàn tiền để giữ thiện cảm với khách.

Ngoài ra, Vua Cua vẫn đang trả đơn cho khách đều và đang cho nhân viên tập trung 100% dữ liệu khách huỷ đơn, hết tuần sau, Vua Cua sẽ cho tặng món đồng loại cho danh sách huỷ đơn vì đợi lâu này

Vua Cua cũng quyết không tăng giá bán hàng chế biến cua và hải sản, còn mảng rau vì là ngành mới nên tăng theo giá báo từ nhà cung cấp. Từ đầu mùa dịch đến giờ, Vua Cua có tăng giá 1 lần.

Trong mùa dịch, như tất cả doanh nghiệp, Vua Cua cũng phải cân đo giá kỹ. Có hôm đang nhập mặt hàng kia 10.000 đồng/kg, nhưng hôm sau đầu vào tăng 25.000 đồng, startup này vẫn quyết định giữ giá cũ, ‘sẽ lấy cái này bù cái kia’. Đội kế toán bên Vua Cua kiểm soát margin cực kỹ, nên khi giá nhập lệch là sẽ báo ngay cho CEO.

Vua Cua còn chuẩn bị ra mắt thêm ngành cá biển Phú Quốc với tầm 10 loại cá. Cá sẽ được bắt tận ghe trong tình trạng còn sống, sau đó sơ chế sạch đóng khay cấp đông nhanh.

BÍ QUYẾT TĂNG ĐƠN HÀNG

‘Vô chiêu thắng hữu chiêu’ và ‘kịch bản là không có kịch bản’ không có nghĩa chúng ta không có gì hết, mà là đã có sẵn trong quá trình xây dựng 01 doanh nghiệp bền vững từ những ngày đầu: chất lượng sản phẩm - dịch vụ, tinh thần doanh nghiệp, niềm tin - uy tín, quy trình vận hành - quản trị...

Khi chúng ta quyết định chuyển mình, quyết định bán gì nó đều phải nhất quán với định vị thương hiệu mà chúng ta đang theo đuổi.

Khi rủi ro xảy ra, mọi thứ đã có sẵn công thức và ‘nước sẽ chảy về chỗ trũng’, khi cầu lớn hơn cung tức là nước nhiều hơn các lỗ trũng, nếu doanh nghiệp đã tạo được sẵn các lỗ trũng càng sâu thì sẽ hứng được nhiều nước hơn.

"Thực tế là sản phẩm Vua Cua đã nổi tiếng về chất lượng và khẩu vị phù hợp người Việt, cho nên khi nhu cầu của xã hội thay đổi, Vua Cua chỉ cần thay đổi nhẹ. Cụ thể: chuyển 100% sản phẩm chế biến sẵn qua sản phẩm ready to cook/eat thì có thể hứng đơn rồi. Việc còn lại là kênh bán hàng thì tôi cũng có nói qua các kênh ở trên", Anh Thư khẳng định.

Dù đang vững vàng chèo lái Vua Cua đi đúng hướng, song chị Anh Thư cho rằng, mình vẫn đang trong quá trình vừa làm vừa học hỏi thêm từ các Shark, từ các anh chị doanh nhân lớn và giỏi hơn.

Anh Thư chỉ muốn chia sẻ: ở vị trí CEO nên nói ít và định hướng cho nhân viên "hành động" nhiều hơn nói; giấc mơ phải đủ lớn nhưng hành động nhỏ và chi tiết; làm thật và ăn thật. Lãnh đạo nên là tấm gương cho nhân viên để tập thể dù là 5-10-100-1000 nhân viên có cùng một hướng đi, văn hoá, mục tiêu thì rủi ro gì cũng có thể vượt qua.

Quỳnh Như