Công việc luôn đặt ra những tình huống, sự việc bất ngờ đòi hỏi con người thích nghi, ứng biến và xử lý kịp thời. Để có thể giải quyết vấn đề một cách khoa học, hiệu quả là một điều không hề dễ dàng. 

Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving Skill) là khả năng tiếp nhận, thích ứng và xử lý tình huống bất ngờ xảy đến và đưa ra quyết định đúng đắn, chính xác ngay thời điểm đó. Đây là kỹ năng đóng vai trò quan trọng trong học tập, công việc cũng như sinh hoạt hàng ngày của bạn.

Trong công việc, những vấn đề phát sinh phổ biến như nội bộ mâu thuẫn, hợp đồng có nhiều sai số, vấn đề trục trặc với dịch vụ cung cấp cho khách hàng,… Việc giải quyết các vấn đề đó góp phần giúp hoạt động doanh nghiệp trơn tru, suôn sẻ và chuyên nghiệp hơn, nhằm cải thiện những khuyết điểm, thiếu sót và đúc rút bài học kinh nghiệm.

Khi một tình huống bất ngờ nảy sinh, việc chúng ta cần làm là bình tĩnh, đón nhận và tỉnh táo để xử lý một cách khôn ngoan, khoa học nhất. Không sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ gây khó khăn cho bạn, khiến bạn lúng túng, chênh vênh và vô định hướng, có thể đưa ra những quyết định thiếu toàn diện, ảnh hưởng đến kết quả nhiệm vụ hay hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Những nhân tố ảnh hưởng đến kỹ năng giải quyết vấn đề

Một số nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp đến kỹ năng giải quyết vấn đề, hay nói cách khác, nó đi kèm với kỹ năng giải quyết vấn đề, kể đến như:

Kỹ năng phân tích: Muốn giải quyết vấn đề trước tiên chúng ta phải biết phân tích vấn đề đang gặp phải, từ nguyên nhân, bối cảnh cho đến tầm ảnh hưởng của vấn đề được nói đến. Kỹ năng giao tiếp: Đây là kỹ năng mềm có thể hỗ trợ bạn giải quyết vấn đề tốt hơn bằng cách tham khảo ý kiến, lời khuyên từ những chuyên gia, đồng nghiệp hay bạn bè có tầm hiểu biết, am hiểu về tình huống bạn gặp phải. Kỹ năng ra quyết định: Giải quyết vấn đề đồng nghĩa với việc bạn phải ra quyết định. Chỉ khi giải quyết vấn đề tốt thì bạn mới đưa ra được quyết định đúng đắn và chính xác, lựa chọn đúng phương án khả thi nhất cho dự án, nhiệm vụ đề ra.

Có thể thấy rằng, để kỹ năng giải quyết vấn đề hoạt động hết công suất và hiệu quả nhất, còn cần sở hữu những kỹ năng mềm khác, đã kể đến ở trên. Khi bạn biết cách kết hợp sử dụng khéo léo, tinh tế và khôn ngoan những nhân tố trên, bạn sẽ không còn phải lo lắng khi đối mặt với những khó khăn, thử thách ở phía trước. Điều này làm nên sự hoàn thiện trong năng lực chuyên môn lẫn kỹ năng mềm của bạn, khiến bạn trở thành một nhân viên xuất sắc, một người quản lý đáng tin cậy, là lựa chọn đề bạt thăng tiến ưu tiên của doanh nghiệp.

Các bước sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề để thăng tiến trong sự nghiệp

Xác định, tiếp nhận vấn đề

Bước đầu tiên và cơ bản nhất đó là xác định và tiếp nhận vấn đề. Bắt đầu bằng những câu hỏi như: "Vấn đề đang gặp phải là gì?", "Vấn đề có khả năng tự biến mất và nó có thực sự cần thiết để giải quyết ngay lúc này?", "Chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn không giải quyết nó?",… Việc xác định này nhằm để bạn không phí phạm thời gian, công sức vào những vấn đề quá nhỏ nhặt, không cần thiết hoặc không liên quan đến bạn, không thuộc quyền hạn hay năng lực để giải quyết. Nếu nó không thuộc tầm kiểm soát của bạn, cách tốt nhất là để cho người khác giải quyết.

Nhìn nhận và phân tích, đánh giá nguyên nhân, hậu quả của vấn đề

Không hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề có thể dẫn đến phương hướng giải quyết sai lệch. Bệnh ở đâu trị ở đó, vấn đề ở đâu xử lý ở đó. Xác định rõ nguồn gốc cốt lõi của sự việc giúp bạn tiết kiệm được nguồn lực và lấy được những thông tin cần thiết liên quan đến sự việc.

Dưới đây là một số câu hỏi giúp bạn nhìn nhận và phân tích vấn đề:

Tính chất của vấn đề có khẩn cấp, quan trọng? Đâu là nguồn lực để giải quyết vấn đề? Bản chất của vấn đề bắt nguồn từ đâu? Những đòi hỏi, mức độ khó dễ của vấn đề như thế nào?

Sau đó, bạn còn cần phải lường trước được hậu quả của vấn đề nếu không được giải quyết. Những ảnh hưởng, tác động của vấn đề lên hoạt động của doanh nghiệp để hoạch định được chiến lược đối phó hiệu quả, kịp thời.

Đặt mục tiêu cho việc giải quyết vấn đề

Đặt mục tiêu cho việc giải quyết vấn đề đồng nghĩa với việc trả lời cho câu hỏi: "Bạn cố gắng đạt được điều gì?". Đề ra mục tiêu sẽ giúp bạn đi đúng hướng, tránh phân tâm.

Đưa ra giải pháp cho vấn đề đặt ra

Sau khi tìm hiểu nguồn gốc, nguyên nhân cũng như đánh giá, phân tích và đặt mục tiêu cho vấn đề, bước tiếp theo bạn cần làm là đưa ra giải pháp cho vấn đề đặt ra. Sẽ có rất nhiều phương hướng mà bạn có thể lựa chọn, hãy liệt kê tất cả chúng ra. Nếu vấn đề quá tầm với hay chuyên môn, năng lực của bạn, đừng ngần ngại tìm đến những chuyên gia, hay những đồng nghiệp, bạn bè của bạn có am hiểu về vấn đề này để tham khảo ý kiến, góc nhìn đa chiều từ họ.

Phân tích và chọn lựa giải pháp tối ưu nhất

Có rất nhiều phương hướng mà bạn có thể đi, và bạn chỉ được chọn một. Hãy phân tích sâu vào tính khả thi và hiệu quả của từng giải pháp và lựa chọn giải pháp phù hợp, tối ưu nhất đối với bối cảnh lúc bấy giờ.

Lên kế hoạch thực thi

Khi bạn chắc chắn rằng những 5 bước ở trên đã được tiến hành rõ ràng, cụ thể, hãy bắt tay vào việc lên kế hoạch thực thi. Một bản kế hoạch chi tiết để đảm bảo các giải pháp có thể thực thi, thực thi khi nào, với nguồn lực gì, những ai có liên quan, những ai chịu trách nhiệm chính, thời gian thực hiện là bao lâu,…

Thực thi và kiểm tra

Sau khi đã lên một bản kế hoạch hợp lý rồi, bạn cần phải bắt tay vào thực thi. Qua quá trình thực thi, bạn kiểm tra xem thử những dự định có đi đúng tiến độ bản kế hoạch hay không, có gì sai sót hay không để kịp thời xử lý.

Phân tích kết quả và rút ra bài học kinh nghiệm

Việc phân tích kết quả đối với việc giải quyết vấn đề và rút ra bài học kinh nghiệm sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều nỗ lực, chất xám và nguồn lực ở những vấn đề xảy ra tiếp theo. Để bước những bước tiến xa hơn trên con đường thành công của mình, hy vọng bạn sẽ không ngừng nỗ lực trau dồi trình độ chuyên môn lẫn kỹ năng mềm, đặc biệt là kỹ năng giải quyết vấn đề.

HR Insider