Theo Luật Cư trú 2020, khi người dân đi làm các thủ tục đăng ký cư trú dẫn đến thay đổi thông tin trong sổ hộ khẩu (SHK) thì cơ quan công an sẽ thu hồi SHK và không cấp mới SHK mà thay vào đó sẽ cập nhật thông tin cư trú của người dân vào cơ sở dữ liệu (CSDL) về cư trú.

SHK, sổ tạm trú đã được cấp vẫn được sử dụng và có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú cho đến hết ngày 31-12-2022.

Thời gian gần đây có trường hợp người dân gặp khó khăn trong thực hiện thủ tục công chứng sau khi SHK bị thu hồi.

Có trường hợp người dân gặp khó khăn trong thực hiện thủ tục công chứng sau khi sổ hộ khẩu bị thu hồi. Ảnh: HUỲNH THƠ

Phải có giấy xác nhận cư trú mới được công chứng

Chia sẻ với chúng tôi, chị NTT (quận Gò Vấp, TP.HCM) kể lại: Tháng 2-2022, gia đình chị thực hiện thủ tục thay đổi nơi đăng ký thường trú nên cơ quan công an đã thu hồi SHK theo quy định. Sau khi giải quyết xong thủ tục chuyển nơi đăng ký thường trú về nơi ở mới thì được công an phường gửi “thông báo về kết quả giải quyết, hủy bỏ đăng ký cư trú”.

Nội dung chính của thông báo này là xác nhận tại địa chỉ đang sinh sống có chủ hộ là ai, các thành viên trong hộ gồm những người nào, thông tin cá nhân của từng người. “Về nội dung thì thông báo này không khác gì SHK, cũng có đầy đủ thông tin cá nhân của từng người. Chỉ khác là xưa nay người dân dùng SHK bản giấy thì nay được thay thế bằng một tờ thông báo A4” - chị T nói.

Chị T cũng cho biết vướng mắc bắt đầu xảy ra khi thời gian cuối tháng 7 vừa qua gia đình chị liên hệ một số văn phòng công chứng ở khu vực Gò Vấp, Hóc Môn để công chứng hợp đồng mua bán tài sản. Tuy nhiên, các văn phòng đều yêu cầu SHK, trường hợp SHK đã bị thu hồi thì phải có “giấy xác nhận cư trú tại địa phương”.

“Tôi đã đưa “thông báo về kết quả giải quyết, hủy bỏ đăng ký cư trú” do công an phường cấp nhưng các văn phòng công chứng không chấp nhận thông báo này. Các nơi đều buộc tôi phải về làm thêm thủ tục nữa là xin xác nhận cư trú tại công an địa phương. Tôi về công an địa phương thì được hướng dẫn dùng thông báo này vẫn có giá trị và được thay thế SHK khi đi giao dịch để chứng minh nơi cư trú.

Sau cùng, do đang cần đầy đủ giấy tờ để hoàn tất thủ tục công chứng nên tôi đã thực hiện đăng ký qua mạng để xin cấp giấy xác nhận cư trú theo yêu cầu. Vô hình trung sau khi SHK bị thu hồi, dù đã có thông báo kết quả giải quyết cư trú nhưng có nơi bắt người dân phải làm thêm thủ tục xác nhận cư trú, rất phiền phức” - chị T chia sẻ.

Việc các tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu người dân phải xin thêm giấy xác nhận cư trú là không cần thiết.

Theo công an một phường tại TP.HCM, sau khi thu hồi SHK và giải quyết đăng ký cư trú cho người dân thì cơ quan công an sẽ cấp thông báo kết quả giải quyết, hủy bỏ đăng ký cư trú (mẫu CT08). Trong thông báo này đã thể hiện, xác nhận đầy đủ thông tin cư trú của các thành viên trong một hộ gia đình giống như SHK trước đây. Do đó, việc các tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu người dân phải xin thêm giấy xác nhận cư trú là không cần thiết.

Sẽ kết nối CSDL dân cư với công chứng

Trao đổi với Pháp Luật TP.HCM, đại diện Sở Tư pháp TP.HCM cho biết theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và Thông tư 01/2021 của Bộ Tư pháp thì khi yêu cầu công chứng, cá nhân xuất trình giấy tờ tùy thân và các giấy tờ khác có liên quan như CCCD, hộ chiếu, SHK… để công chứng viên kiểm tra nhân thân, địa chỉ nơi cư trú và ghi nhận vào hợp đồng giao dịch sau này.

Trường hợp công dân yêu cầu xác nhận thông tin về cư trú có thể trực tiếp đến cơ quan đăng ký cư trú trong cả nước (không phụ thuộc vào nơi cư trú của công dân) để đề nghị cấp xác nhận thông tin về cư trú theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Thông tư 55/2021 của Bộ Công an.

Do đó, khi yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, cá nhân có thể xuất trình các giấy tờ tùy thân và các giấy tờ khác xác nhận thông tin về cư trú do cơ quan đăng ký cư trú cấp để công chứng viên xem xét, thực hiện trình tự, thủ tục chứng nhận theo quy định pháp luật.

Cũng theo Sở Tư pháp TP.HCM, trong thời gian tới, sở này sẽ phối hợp với Công an TP thực hiện kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa CSDL quốc gia về dân cư với CSDL tổ chức hành nghề công chứng để tạo điều kiện tốt nhất cho người dân khi thực hiện thủ tục công chứng, đảm bảo tính chính xác, chặt chẽ thông tin của cá nhân trong hợp đồng, giao dịch.•