Nhật Bản bắt đầu số hóa chính phủ bằng việc bỏ dấu triện hanko

Ricky Hồ - Lê Hiếu

(TBKTSG Online) - Bộ trưởng Cải cách hành chính Nhật Bản Taro Kono, hôm 7-10, lệnh cho tất cả các văn phòng Chính phủ nước này phải ngừng đóng dấu hanko trên các tài liệu chính thức. Nhật Bản đã thảo luận về chính quyền số hay chính phủ điện tử trong hơn hai thập niên qua, nhưng đang bị các nước châu Á láng giềng bỏ rơi phía sau. Liệu nỗ lực loại bỏ triện hanko trong thủ tục giấy tờ sẽ sớm mở đầu cho quá trình số hóa ở Nhật Bản thành hiện thực?

“Kẻ đồng phạm” của thủ tục giấy tờ

Những dấu triện này, còn được gọi là inkan hay hanko thay thế cho chữ ký tay, đã được các cơ quan chính phủ, doanh nghiệp và cá nhân ở Nhật Bản sử dụng trong nhiều thế kỷ nay. Tuy nhiên, hanko giờ đây đã thành trở ngại lớn đối với chuyển đổi số và làm việc từ xa.

Văn phòng của chính quyền Tokyo xử lý hàng đống giấy tờ xin trợ cấp trong mùa dịch - Ảnh: Nikkei Asia

Các doanh nghiệp và nhân viên thường phàn nàn về một vấn đề họ phải đương đầu trong mùa giãn cách xã hội để phòng dịch bệnh. Chẳng hạn, nhân viên làm việc tại nhà, nhưng muốn được chấm công thì phải nộp bản thống kê bằng giấy có dấu triện hanko cá nhân. Và họ phải đích thân đến văn phòng để nộp giấy tờ có dấu triện. Tương tự, các doanh nghiệp khi giao dịch với nhau hay với cơ quan chính phủ đều đòi hỏi phải đóng dấu hanko.

Từ đầu năm đến nay, hanko bị nhiều cá nhân và công ty Nhật phàn nàn bởi họ buộc phải đến nơi làm việc trong khi chính phủ tuyên bố phải ở nhà, phải giãn cách khi dịch Covid-19 bùng phát nghiêm trọng.

Tân Thủ tướng Yoshihide Suga sẽ kêu gọi đổi mới tại cuộc họp của Hội đồng thúc đẩy cải cách hành chính trong tuần này. Đây là cuộc họp đầu tiên kể từ khi ông nhậm chức trong tháng 9 vừa rồi sau tuyên bố đầy “máu lửa”: Cải cách hành chính sẽ là trọng tâm của chính phủ mới.

Số hóa các hoạt động chính phủ là một trong những ưu tiên hàng đầu của Thủ tướng Suga khi ông chỉ ra rằng nền kinh tế lớn thứ ba trên thế giới đang bị nhiều nước châu Á khác qua mặt trong công nghệ số. Chuyển đổi các biểu mẫu và hồ sơ sang dạng văn bản số được kỳ vọng sẽ giúp quốc gia này kiểm soát tốt hơn đại dịch Covid-19. Đặc biệt là khi Nhật Bản tuyên bố mở cửa biên giới cho tất cả các nước, trừ khách du lịch, kể từ hôm 1-10 vừa rồi.

Là trợ thủ đắc lực của tân Thủ tướng, Bộ trưởng Kono đang là người “cầm chịch” các nỗ lực tinh giản thủ tục giấy tờ ở Nhật Bản. Trong một công văn do Văn phòng Nội các gửi cơ quan các cấp hôm nay 7-10, ông Kono đã yêu cầu mỗi bộ phải trả lời hai vấn đề: “Liệu họ có bỏ sử dụng dấu hanko hay không và con dấu này thật sự cần thiết?”. Ông Kono cũng kêu gọi bỏ đóng dấu hanko trong các văn kiện, giấy tờ kể từ hôm nay.

Dường như chính quyền các tỉnh đã đi một bước trước Bộ trưởng Kono. Hôm qua 6-10, chính quyền tỉnh Yamanashi ở miền Trung nước này lại thông qua một văn bản yêu cầu duy trì việc sử dụng dấu hanko trong việc ký các giấy tờ ủy quyền. Đây có thể xem là thách thức đầu tiên của phong trào số hóa, thay thế dần các hệ thống xưa cũ.
Chính quyền Yamanashi nói rằng con triện hanko được xem là “biểu tượng văn hóa của Nhật Bản” và việc sử dụng con dấu truyền thống không phải là một thứ nên bị xóa bỏ bởi hanko có thể cùng tồn tại song song với quá trình số hóa các thủ tục hành chính khác. 

Tỉnh này cũng nói rằng duy trì việc sử dụng triện hanko là để bảo vệ doanh nghiệp địa phương ở Yamanashi bởi tỉnh này có nghề chạm khắc hanko bằng tay. Đây là một nghề truyền thống và di sản văn hóa quốc gia – chính quyền địa phương nhấn mạnh.

“Nhật Bản điện tử” gặp trở ngại với hanko và máy fax…

Năm 2001, chính phủ công bố chiến lược eJapan với mục tiêu có thể công nhận các văn bản điện tử có giá trị ngang bằng văn bản giấy vào năm tài chính 2003. Kế hoạch này cũng tham vọng đề ra cột mốc 2005 biến Nhật Bản thành “quốc gia có công nghệ thông tin tiên tiến nhất thế giới”.

Nhưng các cột mốc thời gian dần qua… Vào đầu tháng 7, chính phủ của cựu Thủ tướng Shinzo Abe đã cam kết sẽ số hóa tất cả các hoạt động chính phủ trong vòng một năm!

Các văn bản cần đóng dấu hanko đã cản trở quá trình số hóa trong 20 năm qua ở Nhật Bản - Ảnh: Nikkei Asia

Các quan chức có đầu óc cải cách từ chính quyền trung ương cho rằng các yêu cầu về đóng dấu thủ công có thể bị loại bỏ trong 90% thủ tục hành chính. Chính phủ cũng đang cân nhắc thay đổi những quy định hiện hành về chữ ký điện tử, đầu tiên là lĩnh vực chăm sóc y tế và điều dưỡng.

Bốn hiệp hội doanh nghiệp hàng đầu cũng vận động hành lang, thúc giục chính phủ thay đổi các quy định  - như yêu cầu phải có tài liệu giấy, con dấu hanko và nộp hồ sơ trực tiếp - đối với khoảng 110 thủ tục hành chính. Họ cũng thúc đẩy việc nới lỏng các quy định về trao đổi tài liệu giữa các cá nhân. Ví dụ, các cá nhân có thể không còn phải đến trực tiếp để giao dịch mua bán tài sản hoặc mở tài khoản ngân hàng mới.

Con triện hanko được xem là biểu hiện của sự nghiêm ngặt và chặt chẽ trong thủ tục giấy tờ ở Nhật Bản. Một biểu tượng khác của sự rườm rà này là máy fax. Theo Hợp tác xã Công nghệ thông tin, hơn 95% doanh nghiệp xứ sở thần Mặt trời vẫn còn sử dụng máy fax trong giao dịch. Bộ trưởng Kono cho rằng việc loại bỏ dấu hanko sẽ giúp Nhật Bản tiến tới loại bỏ dần máy fax.

Nội các của Thủ tướng Suga đã vạch ra lộ trình sửa đổi luật cần thiết để loại bỏ hanko. Các đề nghị sửa đổi này sẽ được thảo luận trong các phiên họp Diet – Quốc hội Nhật Bản – vào đầu năm 2021. Tuy nhiên, chính quyền địa phương hay cơ quan chính phủ nào tiếp tục yêu cầu dùng dấu hanko trên các văn bản giấy đã phải nộp giải trình cho việc tiếp tục dùng con dấu này vào cuối tháng 9 vừa rồi.