Khi tranh luận về việc có nên cho nhân viên trở lại văn phòng làm việc toàn thời gian hay không, các công ty đã nghĩ tới việc điều chỉnh các chính sách làm việc từ xa của mình.

Một công ty mà họ có thể học hỏi được nhiều điều là: Google.

Giám đốc điều hành Sundar Pichai gần đây đã thông báo rằng do đại dịch Covid-19, Google sẽ kéo dài thời gian chính sách làm việc tại nhà cho đến ít nhất là tháng 7 năm 2021. Đó là một quyết định đáng chú ý vì Google hoàn toàn có thể tiếp cận vào một số bộ dữ liệu phong phú nhất trên thế giới.

Trong số những dữ liệu đó là nghiên cứu mà công ty đã công bố vào năm ngoái. Một nhóm đã khảo sát hơn 5.000 nhân viên của Google và tổ chức các nhóm tập trung với khoảng hơn 100 người khác để hiểu rõ hơn về tác động của công việc từ xa.

Họ tập trung vào việc đo lường:

- Hạnh phúc,

- Hiệu suất,

- Sự kết nối và

- Năng suất.

Google đã đưa ra một số đề xuất về cách luôn cho mọi thứ nhất quán nhất có thể khi nhân viên làm việc từ xa:

1. Ưu tiên các cuộc họp nhóm.

Các cuộc họp nhóm "thường là hoạt động tương tác duy nhất với nhóm khi làm việc xa nhau, vì vậy hãy lên lịch cho chúng, ưu tiên chúng ngay cả khi không có việc gì khẩn cấp và nhớ là phải có mặt", Google cho biết.

Mặc dù giao tiếp bằng văn bản là linh hồn của một môi trường làm việc từ xa, nhưng cũng có nhiều thứ mất mát. Sự hài hước và giọng điệu có thể dễ bị hiểu sai và không có cơ hội để nghe giọng của một người nào đó, không nhìn thấy biểu hiện trên khuôn mặt của họ, hoặc không thể đọc ngôn ngữ cơ thể của họ.

Ngược lại, các cuộc họp ảo là cơ hội để có được những tín hiệu cảm xúc đó và xây dựng mối quan hệ với đồng đội của bạn.

2. Thể hiện sự quan tâm cá nhân.

Google cũng khuyên bạn nên sử dụng thời gian họp để hiểu rõ hơn về đồng nghiệp của mình. Bạn thậm chí có thể lên lịch cho một bữa sáng hoặc bữa trưa ảo cùng nhau.

Bạn cũng nên sử dụng câu hỏi mở khi nói chuyện riêng. Ví dụ, đừng hỏi "Cuối tuần của bạn thế nào?" Thay vào đó, hãy thử "Bạn đã làm gì cuối tuần này vậy?"

3. Có mặt.

Google cho biết: "Một số tín hiệu tương tác bị mất khi làm việc từ xa cùng nhau, đặc biệt là khi chúng tôi tắt tiếng micrô hoặc tập trung chăm chú vào máy tính của mình".

Một số lời khuyên:

- Đảm bảo rằng máy ảnh của bạn đang bật để người khác có thể nhìn thấy bạn,

- Tắt tiếng micro khi người khác đang nói,

- Đưa ra cả tín hiệu bằng lời nói và không bằng lời nói, chẳng hạn như gật đầu, "mmhmm" hoặc thậm chí là "ý kiến hay" và

- Để điện thoại úp xuống và duy trì giao tiếp bằng mắt (trừ khi bạn đang ghi chú).

4. Check in

Mặc dù đảm bảo nhân viên có thời gian và không gian để thực sự làm việc, nhưng bạn biết đấy, Google khuyên bạn nên gửi một lời chào ngắn qua một thông điệp động lực, một bài báo liên quan đến dự án hoặc một bức ảnh hài hước.

Bạn cũng có thể cân nhắc việc lên lịch cho một "giờ nghỉ giải lao uống cà phê ảo", tương tự như cách bạn có thể làm trong văn phòng. Nó giúp bạn có cơ hội khác để nói về kế hoạch trong ngày, cuối tuần hoặc bất cứ điều gì khác.

5. Quan tâm đến đồng đội của bạn.

Google cho biết: "Khi làm việc từ xa, để gửi một lời "cảm ơn nhanh" hoặc khích lệ "làm tốt lắm" cho đồng nghiệp không phải là chuyện dễ. Hãy nhớ gửi tin nhắn đến đồng nghiệp để chúc mừng hoặc cảm ơn họ, chia sẻ những thành tựu trong các cuộc họp nhóm và hãy tuyên dương nhân viên xuất sắc."

6. Mời đồng nghiệp tham gia.

Tham gia các cuộc họp nhóm có thể là một thách thức với những đồng nghiệp hướng nội - và thậm chí còn ngại hơn nữa trong môi trường ảo. Trưởng nhóm có thể bù đắp điều này bằng cách trực tiếp yêu cầu những người này tham gia đóng góp ý kiến.

Đồng thời, hãy hòa nhịp với biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể của người tham gia. Nếu bạn thấy họ có thể đang cố tham gia cuộc trò chuyện, hãy cho họ cơ hội để nói.

7. Đặt tiêu chuẩn cho nhóm.

Google cho biết: "Các tiêu chuẩn đặt ra kỳ vọng rõ ràng về cách bạn làm việc cùng với nhóm của mình. Nhưng chúng thường được đưa ra dưới dạng giả định hơn là được nêu rõ ràng, do đó, có rất nhiều người hiểu lầm."

Các nhà nghiên cứu của Google khuyên bạn nên thảo luận về các chỉ tiêu trong nhóm với đồng nghiệp. Bao gồm:

- Kỳ vọng về thời gian cần thiết để trả lời email, xem xét trường hợp giờ tan sở và múi giờ nếu cần;

- Làm rõ các kỳ vọng về nhiệm vụ và quyền sở hữu trong nhóm, bao gồm khi nào thì họ có thể trực tiếp làm nếu không thể liên lạc được với một thành viên trong nhóm và trường hợp nào thì cần phải chờ phản hồi;

- Cách tốt nhất để chia sẻ thông tin;

- Tần suất giữ liên lạc; và

- Tầm nhìn rộng để giúp đồng đội hướng tới mục tiêu rộng lớn hơn.

Một khi bạn thiết lập các tiêu chuẩn này, chúng phải được lập thành văn bản và lưu hành cho mọi người trong nhóm. Như vậy, mọi người sẽ rập khuôn giống nhau, giảm căng thẳng và có thể giảm vấn đề năng suất thấp vì một thành viên trong nhóm đang chờ đợi điều gì đó từ các thành viên khác trong nhóm.

8. Sử dụng phương tiện phù hợp.

Bạn quyết định gửi tin nhắn hay gọi điện?

Google cho biết: "Video là tốt nhất cho các cuộc thảo luận nhạy cảm hoặc chi tiết hơn, trong khi một tin nhắn nhanh rất phù hợp để check-in hoặc làm rõ các vấn đề đơn giản"

Điều quan trọng là nhận ra sự khác biệt. Quá nhiều cuộc gọi thì nhân viên của bạn sẽ cảm thấy kiệt sức. Nhưng bạn cũng có thể lãng phí nhiều thời gian nếu trao đổi tin nhắn, trong khi một cuộc gọi kéo dài 5 phút có thể trả lời rất nhiều câu hỏi.

9. Hãy ưu tiên hạnh phúc.

Giữa một đại dịch, hạnh phúc của bạn quan trọng hơn bao giờ hết.

Để ghi nhận điều này, Google khuyến nghị:

- Thiết lập một không gian văn phòng thoải mái để tách biệt công việc và cuộc sống gia đình của bạn;

- Thiết lập giới hạn trong ngày làm việc để không phải làm việc quá nhiều giờ; và

- Đứng dậy mỗi giờ để nghỉ giải lao.

Ngoài các đề xuất của Google, tôi muốn thêm thời gian trừ hao nữa - bạn nên có một ít thời gian trừ hao giữa các cuộc họp hoặc công việc tập trung cao độ khác. Điều này giúp bạn có cơ hội đi dạo, lướt internet hoặc làm bất cứ điều gì khác mà bạn muốn giải tỏa - giúp bạn tránh khỏi tình trạng kiệt sức trong cuộc họp ảo.

Bằng cách làm theo những đề xuất được hỗ trợ bởi nghiên cứu này, bạn biến trí tuệ cảm xúc trở thành nền tảng của chiến lược quản lý công việc từ xa - và cũng biến cảm xúc của nhân viên trở nên có hiệu quả đối với họ.

Mai Phương