Hậu trường trong một studio ở TP.HCM, quay cảnh quay chuẩn bị trước để phát khi sự kiện online diễn ra xen với nội dung phát trực tiếp - Ảnh: B.MAI
Dịch COVID-19 khiến cho hàng loạt doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực du lịch, tổ chức sự kiện phải đóng cửa, nhưng cũng có không ít doanh nghiệp tìm cách chuyển sang tổ chức sự kiện online, áp dụng công nghệ thực tế ảo.
COVID-19 làm nhiều thứ thay đổi. Trước đây làm sự kiện offline quen dùng tay phải, nhưng "bị thương" do dịch nên chuyển sang tay trái là tổ chức sự kiện online. Khi mọi thứ bình thường, chúng tôi có thể dùng hai tay, hiệu quả chương trình hơn rất nhiều so với trước.
Chị NGUYỄN THỊ DIỆU HẰNG (giám đốc điều hành Trung tâm Hỗ trợ thanh niên khởi nghiệp)
Chi tiền tỉ tổ chức online
Trong dịp đón năm mới dương lịch vừa qua, nhiều khán giả rất phấn khích khi tận hưởng đại nhạc hội thực tế ảo "Virtual Countdown Lights 2022" và "Tiger Remix 2022" với chi phí lên tới hàng tỉ đồng, góp mặt bởi nhiều nghệ sĩ tên tuổi, phát trên YouTube, Facebook, TikTok...
Đại nhạc hội được thực hiện bằng công nghệ thực tế ảo mở rộng (XR - Extended Reality), gây ấn tượng mạnh với sân khấu ảo hoành tráng, kèm theo hàng loạt hiệu ứng, tái hiện hình ảnh từ thiên nhiên Việt Nam đến vũ trụ kỳ ảo, kết hợp giữa nghệ thuật thị giác và nghệ thuật sắp đặt, mang đến trải nghiệm sống động cho khán giả.
"Sân khấu lung linh, nhìn chất, kiểu như các chương trình quốc tế. Ca sĩ cũng chuẩn bị phần giọng hát và vũ đạo chuẩn chỉnh không chê vào đâu được" - khán giả Châu Thái Bảo (TP.HCM) nhận xét.
Ngoài đại nhạc hội hoành tráng, mô hình tổ chức sự kiện online cũng trở thành xu hướng mới, được áp dụng cho tổ chức đêm nhạc, hội thảo, chương trình tất niên, tân niên... như một cách thích ứng với đại dịch.
Chị Nguyễn Thị Diệu Hằng - giám đốc điều hành Trung tâm Hỗ trợ thanh niên khởi nghiệp - cho biết trung tâm đã chuyển sang online từ cuối tháng 5-2021 đến nay, trung bình mỗi tháng tổ chức 8-10 sự kiện. Kể cả sự kiện quan trọng như Vietnam Startup Day 2021 cũng được tổ chức online, quy tụ sự tham gia của các startup Việt Nam và 23 quốc gia của 5 châu lục trên thế giới.
"Tổ chức sự kiện online có ưu điểm là tiếp cận được nhiều người xem hơn, không giới hạn vị trí địa lý, không tốn chi phí di chuyển... Tuy nhiên thách thức là phải làm sao để người xem có cảm nhận chân thực nhất" - chị Hằng chia sẻ.
Theo tìm hiểu của chúng tôi, chi phí tổ chức sự kiện thực tế ảo (virtual event), teambuilding online rẻ hơn so với tổ chức trực tiếp. Đối với sự kiện online quy mô nhỏ, khách hàng chỉ cần chi 10 - 20 triệu đồng.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chọn gói 200 - 400 triệu đồng để tổ chức các sự kiện thực tế ảo lớn như hội thảo, hội nghị khách hàng, kickoff để lên tinh thần cho nhân viên sale, giới thiệu sản phẩm, tất niên, tân xuân quy tụ các đối tác, nhân viên... ở nhiều tỉnh thành, quốc gia khác nhau.
Tương tự offline, chương trình online cũng cần chi ra cho các hạng mục như thuê người dẫn chương trình, nhóm múa, ca sĩ... ghi hình tại studio. Dù phát online nhưng nhiều đơn vị tổ chức sự kiện vẫn sẵn sàng chi số tiền lớn để mời nghệ sĩ nổi danh biểu diễn.
Tổ chức sự kiện thực tế ảo, teambuilding online giúp nhiều doanh nghiệp có doanh thu ngay lúc dịch căng thẳng - Ảnh: B.MAI
Kín lịch tổ chức sự kiện online
ThS Đoàn Lâm Quang Minh - sáng lập và điều hành Công ty CP dịch vụ du lịch và sự kiện Minh Team - cho biết việc tổ chức sự kiện thực tế ảo online đang là một trong những nguồn thu quan trọng của nhiều công ty, khi dịch COVID-19 vẫn phức tạp.
Với kịch bản của các sự kiện thực tế ảo, nhiều hạng mục có thể ghi hình sẵn, khi chạy sự kiện chỉ cần bật lên và phát trên YouTube, Facebook, TikTok...
Theo ông Minh, đại dịch khiến cho nhiều doanh nghiệp bị thiệt hại nặng nhưng cũng buộc doanh nghiệp chuyển từ offline sang online để thích nghi.
"Dù dịch gây khó khăn nhưng doanh nghiệp kinh doanh vẫn cần doanh số, cần sự kiện ra mắt sản phẩm, rồi kickoff lên tinh thần cho nhân viên sale, các ngày hội công ty, tất niên, tân xuân... vẫn phải tổ chức để tăng năng lượng tích cực.
Trước kia tại Việt Nam online thường dùng cho các cuộc họp, nhưng từ đợt dịch lần này sự kiện, teambuilding online lên ngôi. Biến hoạt động ở bãi biển, trên rừng, nhà thi đấu trở thành hoạt động trên laptop, điện thoại, thông qua nền tảng công nghệ" - ông Minh chia sẻ.
Nhờ tổ chức sự kiện online, công ty này không chỉ có thêm doanh thu mà còn giữ được khách hàng cũ, tiếp cận khách hàng mới.
Sau thời gian bị "sốc" khi hàng loạt sự kiện dày công chuẩn bị nhưng bị hủy ngang, thiệt hại hàng tỉ đồng, ông Tống Đoàn Minh Quân (giám đốc Công ty TNHH Quân Tống Product) đã tìm hướng đi mới bằng việc nghiên cứu công nghệ livestream (phát trực tuyến), sân khấu thực tế ảo (virtual) 3D...
Tuy nhiên, khó nhất không phải chi phí đầu tư mà là nhân sự phải đủ độ nhanh nhạy để học, vì đa số phải tự học qua mạng nhiều hơn tới trường lớp.
Từ tháng 7-2021 khi các nhân sự vận hành sự kiện trơn tru, cũng là lúc TP.HCM thực hiện giãn cách xã hội nghiêm ngặt, trong khi nhiều công ty khác bị tê liệt, doanh nghiệp của ông Quân lại hoạt động mạnh, "ba tại chỗ" sản xuất chương trình trực tuyến.
Có thời điểm do nhu cầu đặt làm sự kiện online lớn công ty cũng bị quá tải.
"Tháng cao điểm đến 30 sự kiện online, nhiều khi khách đặt trùng lịch nên phải từ chối. Thường khách hàng đặt trước mình 10 ngày mới kịp sản xuất. Giờ nhiều chương trình nên phải tuyển thêm nhân sự" - ông Quân cho biết.
Đại hội âm nhạc "Virtual Countdown Lights 2022” sử dụng công nghệ thực tế ảo tăng cường, phát trên nền tảng trực tuyến - Ảnh: B.MAI
Đầu tư lớn, hiệu quả cao
Do may mắn đón đầu xu hướng, theo lãnh đạo một công ty tổ chức sự kiện , từ lúc TP.HCM áp dụng giãn cách cho đến nay, công ty này hầu như chưa phải nghỉ ngày nào, gần như kín lịch. Doanh thu 3 tháng gần đây tăng hơn 50% so với cùng kỳ năm ngoái.
"Doanh thu tăng nên ngoài lương công ty còn có các chính sách thưởng nên thu nhập của nhiều nhân viên tăng" - vị này cho biết.
Đối với các sự kiện online, khách hàng luôn mong muốn sự mới mẻ, hấp dẫn cũng là thách thức không nhỏ. Do đó các công ty tổ chức sự kiện cũng đầu tư khâu thiết kế sân khấu ảo thật đẹp, cuốn hút người xem, bằng cách mua bản quyền công nghệ xử lý hình ảnh 3D Unreal Engine.
Các set trường quay ảo được xử lý qua công nghệ này đều dễ dàng tương thích với công nghệ VR (thực tế ảo), AR (thực tế tăng cường) hay XR (thực tế ảo tăng cường)...
Các đồ họa, set quay ảo cũng được xử lý hoàn toàn real - time (thời gian thực), đạt độ phân giải lên tới 4K, tái hiện chi tiết sắc nét và ấn tượng. Dù MC, ca sĩ... được quay với phông xanh trong studio, nhưng nhờ sử dụng công nghệ nên khán giả thấy sân khấu hoành tráng với đèn rực rỡ, kèm theo nhiều hiệu ứng huyền ảo chỉ có thể thực hiện trên nền tảng số.
Vì sự kiện online thường được tổ chức dưới hình thức phát trực tiếp xen kẽ phát tư liệu đã ghi sẵn, nên phần hình ảnh và ánh sáng cũng có thời gian chỉnh sửa chỉn chu trước khi phát sóng, đồng thời hạn chế được các rủi ro phát sinh như nhân vật bị nói lỡ lời không hay, hình ảnh không đẹp...
Đường truyền mạng là yếu tố rủi ro được đặt ra đối với sự kiện online. Do đó các công ty cũng đề xuất khách hàng tổ chức sự kiện kết nối với nhiều người tại nhiều quốc gia có thể thuê đường truyền với hệ thống băng thông quốc tế, chi phí từ 15 - 50 triệu đồng/ngày tùy dung lượng. Riêng sự kiện trong nước, chỉ cần kéo đường truyền 3 - 4 triệu đồng/ngày là ổn.
Với cách làm như vậy, kinh phí đầu tư cao hơn nhưng hiệu quả về sự hấp dẫn cao hơn và nhờ đó, doanh thu cũng tốt hơn.
Từng lao đao do nhiều sự kiện bị hủy
Với diễn biến phức tạp của đại dịch, nhiều doanh nghiệp tổ chức sự kiện từng bị tơi tả, chưa kịp nhận doanh thu đã bị thua lỗ.
Theo ông Đoàn Lâm Quang Minh - sáng lập và điều hành Công ty CP dịch vụ du lịch và sự kiện Minh Team, trong đợt dịch đầu tiên, công ty đã nhận tổ chức sự kiện quy mô hơn 1.000 người tại Bình Dương.
Công ty đã đặt tiền cọc thuê địa điểm, chọn thực đơn, lên tiết mục, thuê văn nghệ sĩ... đủ hết rồi. Anh em từ TP.HCM xuống Bình Dương để dựng cả sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng, sắp xếp bàn tiệc... Đùng một cái cuối giờ chiều ngày trước khi diễn ra sự kiện, Bình Dương đưa ra thông báo kể từ 0h sẽ ngưng cho tổ chức.
Gần Tết Nguyên đán 2021, công ty này cũng đang chuẩn bị tổ chức chương trình cho 500 người tại TP.HCM nhưng bị dời liên tục và cuối cùng phải hủy khi chỉ còn 3 ngày nữa diễn ra sự kiện.
Theo tìm hiểu của chúng tôi, vì sự kiện bị hủy đột ngột, phần lớn các công ty tổ chức sự kiện cũng bị mất 50-100% tiền đã đặt cọc cho các hạng mục mặt bằng (sảnh tiệc, khu nghỉ dưỡng...), nấu ăn, thuê âm thanh ánh sáng, ca sĩ... Chưa tính đến công sức đã chuẩn bị về ý tưởng, kế hoạch... nhiều tháng liền.
Tiger Remix 2022 - đại nhạc hội thực tế ảo chào đón năm mãnh hổ bùng nổ Đại tiệc âm nhạc thực tế ảo Tiger Remix 2022 sẽ chính thức quay trở lại với hàng chục triệu khán giả hâm mộ vào đêm 31/12.