Chị Hoài thắc mắc, tại sao đã có bản sao công chứng rồi sao vẫn cần cả bản chính. Hơn nữa, căn cước công dân gắn chíp của chị và bên mua đã có đủ thông tin cần thiết, cùng mã định danh nhưng phòng công chứng vẫn "khăng khăng yêu cầu".
Cùng thắc mắc vì sao yêu cầu bản công chứng có hiệu lực trong 6 tháng như chị Hoài, Phan Anh Tú, 24 tuổi, du học sinh ngành kinh tế, kể hai tháng sau khi tốt nghiệp về nước, tháng 4/2022 mang bằng tốt nghiệp đi dịch thuật, làm 5 bản sao có công chứng để làm hồ sơ xin việc.
Tháng 12/2022, Tú ký hợp đồng lao động chính thức, song công ty yêu cầu phải nộp các giấy tờ trên, vì bản công chứng đã quá thời hạn 3 tháng.
"Em làm ở TP HCM, giấy tờ bản gốc đều để ở nhà tại Bắc Ninh. Nghĩ đến việc gửi giấy tờ qua lại hoặc về lấy thì nản vô cùng", Tú cho hay.
Chị Hoài và Tú có chung thắc mắc, việc yêu cầu giấy tờ sao y bản chính chỉ có hiệu lực 3-6 tháng là đúng hay sai? Luật quy định cụ thể ra sao? Việc phòng công chứng yêu cầu chị Hoài trình cả bản chính khi đã có bản sao công chứng, có đúng không?
Giải đáp vấn đề trên, luật sư Nguyễn Đại Hải (Công ty Luật TNHH Fanci) cho hay, Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Do vậy về nguyên tắc, bản sao được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn.
Tuy nhiên, trong thực tế, bản sao được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại:
- Bản sao vô thời hạn: Bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô... có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.
- Bản sao hữu hạn: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng), Giấy chứng minh Nhân dân (15 năm)... thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.
Ngoài ra, cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu nộp bản sao mới.
Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực từ bản chính nên có thể hiểu bản sao y có giá trị pháp lý đến khi nào bản gốc bị thay đổi và không còn giá trị pháp lý.
Nhưng thông thường với những giấy tờ có thể có sự thay đổi như giấy đăng ký kết hôn, giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận quyền sở hữu đất..., cơ quan tiếp nhận chỉ chấp nhận các giấy tờ đã được chứng thực trong vòng 6 tháng, với mục đích đảm bảo tính cập nhật, tính xác thực.
Điều này xuất phát từ việc, chưa có quy định chung cụ thể nên việc yêu cầu về thời hạn của văn bản công chứng cũng thường do chính người có thẩm quyền giải quyết thủ tục tại các cơ quan hành chính hay các đơn vị khác đặt ra, ở đây là công ty bạn Tú.
"Do đó, việc văn phòng công chứng yêu cầu các loại giấy tờ trên hiệu lực trong vòng 6 tháng là không sai so với pháp luật hiện hành", luật sư nhận định. Việc yêu cầu bản chính với các loại giấy tờ trên cũng sẽ cùng mục đích như vậy.
Theo luật sư, có thể do các giấy tờ chị Hoài mang đến văn phòng công chứng đã chứng thực hơn 6 tháng nên phần nào sẽ thiếu tính cập nhật, xác thực. Việc văn phòng công chứng yêu cầu bản chính cho các loại giấy tờ trên là hợp lý.
Nêu quan điểm về trường hợp của chị Hoài, một công chứng viên tại Hà Nội cho hay, dù giấy tờ sao y của chị Hoài còn hạn hay đã quá thời hạn 6 tháng, văn phòng công chứng vẫn sẽ yêu cầu bản gốc để đối chiếu, đảm bảo tính chính xác.
"Do việc chứng nhận hợp đồng mua bán nhà đất là loại giao dịch quan trọng, chúng tôi thậm chí luôn yêu cầu khách hàng cung cấp bản gốc, không chấp nhận bản sao y. Không có văn phòng công chứng nào làm hợp đồng bán nhà mà chỉ dựa vào bản sao y", công chứng viên cho hay và giải thích điều này nhằm đảm bảo an toàn cao nhất cho giao dịch.
Hải Thư
Xem thêm: lmth.2855554-gnaht-6-gnort-cul-ueih-ihc-gnuhc-gnoc-ot-yaig-iahp-oc/ten.sserpxenv