Những ngày đầu năm 2024, bộ phận một cửa Văn phòng UBND Q.12 (TP.HCM) đông nghẹt người đến làm thủ tục hành chính. Điều ấn tượng đầu tiên đối với nhiều người lần đầu đến đây là không gian bài trí như quầy cà phê với một màu xanh ngắt phủ bên ngoài nơi làm việc. Bên trong phòng máy lạnh, hàng chục người đang làm hồ sơ, hoặc ngồi ghế chờ đến lượt.

Công chức đa năng hơn

Anh Nguyễn Đức Thắng mới xây xong căn nhà ở P.Hiệp Thành (Q.12), đến làm thủ tục hoàn công, hồ sơ gồm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bản vẽ thiết kế công trình, bản vẽ hoàn công, thuế xây dựng cơ bản. Khi vào bộ phận tiếp nhận, hồ sơ đầy đủ nên anh Thắng nhận phiếu hẹn 15 ngày sau đến nhận kết quả.

Sỹ Đông

"Hồ sơ ở đây tiếp nhận và giải quyết nhanh. Nếu cho thang điểm 10 thì tôi chấm 9 điểm", anh Thắng nói.

Q.12 là địa phương đầu tiên của TP.HCM thực hiện quản lý chất lượng theo mô hình 5S từ năm 2015. Ban đầu, quận triển khai tại 12 cơ quan chuyên môn, 6 đơn vị sự nghiệp, UBND 11 phường, Công an quận, Ban Chỉ huy quân sự quận, Trường tiểu học Nguyễn Thị Định và Trường THCS Nguyễn Hiền. Đến giai đoạn 2017 - 2020, mô hình này áp dụng tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục còn lại, trạm y tế phường, văn phòng khu phố của 11 phường.

Về cách thức vận hành cụ thể, Chánh văn phòng UBND Q.12 Hồ Minh Hoàng cho biết trên cơ sở tiêu chuẩn chung của Nhật Bản, quận tổ chức thực hiện theo 2 bước: đầu tiên là cán bộ, công chức thực hành 3S (từ S1 đến S3, tương ứng với sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) tại nơi làm việc cá nhân và các khu vực chung. Sau 15 ngày, Tổ 5S của UBND quận sẽ đánh giá lần đầu, rút kinh nghiệm, nhân rộng các sáng kiến, cách làm hay. Tiếp đó, quận thực hành S4 (săn sóc) và S5 (sẵn sàng).

Bà Nguyễn Thị Kim Ngọc, Tổ trưởng Tổ tiếp nhận thuộc Văn phòng UBND Q.12, cho biết nếu như trước đây, người dân bốc số thứ tự rồi ngồi chờ, khi chờ lâu sẽ có tâm lý khó chịu và dễ bức xúc khi làm việc với công chức. Còn nay, công chức đa năng hơn, bất kỳ công chức nào ở bộ phận tiếp nhận cũng có thể hướng dẫn người dân làm hồ sơ, giúp rút ngắn thời gian giải quyết, không để dồn hồ sơ ở một quầy. Hay như việc sắp xếp hồ sơ, lĩnh vực xây dựng chia hồ sơ theo phường, nên trả kết quả cho người dân nhanh hơn, bất kỳ công chức nào cũng có thể xử lý.

Vào thời gian cao điểm như lễ hoặc biến động nhà đất, lượng người làm hồ sơ cùng lúc khoảng 100 người, bên trong bộ phận tiếp nhận không đủ chỗ ngồi. Khi đó, mọi người có thể ngồi bên ngoài quầy cà phê uống nước, rà soát hồ sơ và chờ đến số thứ tự. Ở đây cũng có quầy photocopy để người dân có nhu cầu in thêm. "Đường Lê Thị Riêng xe cộ rất đông, nếu phải băng qua bên kia đường để photocopy, thì đối với cô chú lớn tuổi sẽ nguy hiểm", bà Ngọc nói.

Sỹ Đông

Rút ngắn 31 thủ tục

Việc sắp xếp lại quy trình làm việc giúp rút ngắn được thời gian giải quyết hồ sơ của người dân. Năm 2023, Q.12 rút ngắn 31 thủ tục và trong tháng 1.2024 rút ngắn thêm 12 thủ tục khác, đơn cử như thủ tục cấp phép xây dựng rút ngắn từ 15 ngày còn 11 ngày. Riêng lĩnh vực đăng ký hộ kinh doanh, Q.12 kết hợp thủ tục cấp lại giấy phép và thay đổi giấy phép, giảm từ 6 ngày còn 3 ngày làm việc, người dân chỉ phải đi lại 1 lần thay vì 2 lần như trước.

Thời gian giải quyết hồ sơ được rút ngắn, tỷ lệ hài lòng của người dân tăng đều qua các năm, 2 năm gần nhất đều trên 99%. Riêng năm 2023, UBND Q.12 tiếp nhận hơn 24.400 hồ sơ, tỷ lệ hồ sơ đúng hạn đạt 99,87%. Hồi tháng 10.2023, UBND Q.Gò Vấp đến tham khảo mô hình 5S của Q.12 để học hỏi kinh nghiệm.

Giữa tháng 12.2023, UBND TP.HCM ban hành kế hoạch thí điểm áp dụng công cụ cải tiến năng suất chất lượng 5S tại 9 cơ quan, đơn vị gồm: Sở KH-CN, VH-TT, Sở Nội vụ, Sở Công thương, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND TP.HCM, Lực lượng Thanh niên xung phong và 3 địa phương (Q.1, TP.Thủ Đức và H.Nhà Bè). Thời gian thực hiện thí điểm từ ngày 1.1 đến hết năm 2024. UBND TP.HCM xác định có 7 bước thực hành gồm: thành lập ban điều hành, khảo sát môi trường làm việc, ban hành kế hoạch chi tiết, xây dựng và ban hành tài liệu, đánh giá nội bộ, báo cáo kết quả thực hiện và kiểm tra, đánh giá định kỳ hằng quý.

Theo khảo sát, nhiều đơn vị thí điểm cho biết đã có kế hoạch triển khai nhưng vẫn đang chờ hướng dẫn thống nhất từ Sở Nội vụ. Còn đại diện Sở Nội vụ TP.HCM thì cho hay dự kiến sau Tết Nguyên đán, Sở sẽ làm việc với đơn vị tư vấn, hướng dẫn các đơn vị vận hành mô hình 5S.

Cắt bỏ khâu trung gian

Trong năm 2023, TP.HCM tiếp nhận và giải quyết hơn 22.583.000 hồ sơ, trong đó có 22.471.000 hồ sơ đúng hạn (chiếm tỷ lệ 99,84%). UBND TP.HCM nhận định mặc dù hồ sơ trễ hạn chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ nhưng số lượng tuyệt đối vẫn ở mức cao với gần 29.000 hồ sơ. Nguyên nhân đến từ khối lượng công việc của một số sở ngành, địa phương lớn, tính chất phức tạp cao, chưa ứng dụng công nghệ, dữ liệu kết nối chưa đồng bộ…

Sỹ Đông

Về kế hoạch cải cách hành chính (CCHC) năm 2024, UBND TP.HCM phấn đấu chỉ số CCHC (PAR Index) thuộc nhóm 15 địa phương dẫn dầu, tỷ lệ hồ sơ đúng hạn từ 98% trở lên, hồ sơ trễ hạn lĩnh vực đất đai và đầu tư dưới 2%, số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục từ 55% trở lên…

Trong buổi làm việc mới đây, Phó chủ tịch UBND TP.HCM Võ Văn Hoan nhấn mạnh cải CCHC phải đi vào chiều sâu, quản lý hồ sơ theo thời gian thực. "Phó phòng được giao nhiệm vụ thì không cần trình hồ sơ trưởng phòng", ông Hoan nói. Phó chủ tịch TP.HCM cũng yêu cầu xây dựng quy trình liên thông giữa các phòng ban để rút ngắn thời gian xử lý, đồng thời chuẩn hóa hồ sơ, áp dụng chữ ký số đối với công chức trong quy trình nội bộ để tránh tình trạng chờ đợi.

Ông Hoan cho biết TP.HCM đang hướng đến việc hồ sơ thủ tục hành chính nộp một lần, sử dụng nhiều lần. Cụ thể, người dân đến nộp hồ sơ một lần, nếu lần sau làm thủ tục khác mà trùng thành phần hồ sơ cũ thì cơ quan hành chính trích lục trên hệ thống chứ không được yêu cầu cung cấp lại. Còn về dịch vụ công trực tuyến, ông Hoan cho hay TP.HCM đang nghiên cứu chính sách miễn phí, lệ phí cho người dân, doanh nghiệp làm hồ sơ trực tuyến. Khi đó, người dân nộp hồ sơ trên mạng, công chức nhận hồ sơ và giải quyết, người dân thanh toán online, kết quả được chuyển qua bưu điện.