Năm 2020 là một năm kinh hoàng đối với nền kinh tế toàn cầu, đặc biệt là với ngành du lịch, khách sạn. Bóng ma Covid được dự đoán sẽ tiếp tục bao trùm lên năm 2021 với nhiều yếu tố bất định, thời điểm an toàn để du lịch trở lại vẫn chưa thể xác định. Để vượt qua được giai đoạn khó khăn này, các khách sạn cần làm tốt việc hoạch định ngân sách sao cho vừa phù hợp với thực tế, vừa giữ được mục tiêu kinh doanh để đạt được hiệu quả tài chính tối ưu.

Mới đây, tại webinar với chủ đề Hoạch định ngân sách khách sạn năm 2021 do Savills Hotels APAC châu Á – Thái Bình Dương tổ chức, bà Trang Lương – Quản lý Savills Hotels cho biết: "Sự không chắc chắn về nhu cầu thị trường là thách thức lớn nhất cho việc hoạch định ngân sách cho năm 2021, đặc biệt để thuyết phục chủ đầu tư tin tưởng vào tính khả thi của ngân sách."

Các thách thức chính được bà Trang đưa ra gồm: khó xác định được thời điểm an toàn để du lịch trở lại; không chắc chắn đối với nguồn cầu du khách quốc tế; mơ hồ thông tin về đối thủ cạnh tranh (chiến lựơc, mức giá cả và thời điểm mở cửa trở lại); khó xác định được nhu cầu của thị trường nội địa và nguồn khách MICE; ước tính chi phí nhân sự; quản lý dòng tiền và thực hiện các nghĩa vụ tài chính…

Với kinh nghiệm nhiều năm chịu trách nhiệm xây dựng và đánh giá mô hình tài chính, tư vấn cho khách hàng về tính khả thi của dự án và các cơ hội đầu tư, bà Trang đại diện Savills Hotels đưa ra 10 lời khuyên về hoạch định ngân sách năm 2021, giúp các nhà điều hành khách sạn vượt bão Covid.

1. Lên kế hoạch cho điều tốt nhất nhưng chuẩn bị cho tình huống xấu nhất

Việc xác định thời điểm thị trường du lịch khởi sắc trở lại là cơ sở quan trọng để hoạch định ngân sách. Tuy nhiên, trong giai đoạn khủng hoảng vì Covid-19 như hiện nay, việc xác định các mốc thời điểm gần như là không thể. Do đó, các chủ đầu tư nên phân tích một số kịch bản dự phòng để có cách phương pháp hoạch định dòng tiền:

- Kịch bản đầu tiên có thể dựa trên giả định một số thị trường khách quốc tế bắt đầu khôi phục trở lại từ giữa Q1-Q2/2021 và các biện pháp cách ly đối với hành khách nhập cảnh được gỡ bỏ.

- Kịch bản thứ 2 dựa trên giả định khách quốc tế bắt đầu quay trở lại từ Q4/2021, tuy nhiên Việt Nam có thể mở lại đường bay trước đối với một số đối tượng khách du lịch riêng lẻ và khách công vụ tại một số thị trường kiểm soát dịch tốt.

- Kịch bản thứ 3 (tình huống xấu nhất) giả định tình hình của năm 2021 sẽ tương tự với năm 2020 và hoàn toàn phụ thuộc vào khách nội địa.

Việc đóng cửa tạm thời hoặc dài hạn khách sạn cũng có thể được cân nhắc sau khi phân tích giữa chi phí và cơ hội. Việc khai thác trở lại các đường bay quốc tế sẽ tác động mạnh đến tình hình kinh doanh và ngân sách của khách sạn, đặc biệt là đối với dòng khách sạn nội đô. Vì vậy, cần phải chuẩn bị sẵn kế hoạch vận hành, đặc biệt là kế hoạch nhân sự phù hợp với từng kịch bản để có thể điều chỉnh hoạt động nhanh chóng, kịp thời.

2. Tiền mặt là thiết yếu

Cần đảm bảo rằng ngân sách khách sạn bao gồm các dự phóng về dòng tiền tự do (sau khi chi trả các chi phí và nghĩa vụ tài chính) cũng như thiết lập quỹ dự phòng cẩn trọng. Lĩnh vực khách sạn lấy khách hàng làm trọng tâm, do đó, nhân viên (những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng) là cốt lõi của ngành dịch vụ này. Tùy vào loại hình khách sạn, trong điều kiện hoạt động bình thường, chi phí lương có thể chiếm đến 50% tổng chi phí hoạt động. Với diễn biến dịch bệnh như hiện nay, việc giảm chi phí lương là cần thiết.

Tuy nhiên, khách sạn vẫn nên duy trì những nhân sự chủ chốt trong trường hợp thị trường có những diễn biến khôi phục bất ngờ sau khi các chính sách hạn chế du lịch được gỡ bỏ hoặc nới lỏng. Một số biện pháp nhằm giảm chi phí nhân sự mà chủ đầu tư có thể cân nhắc như: luân chuyển ca làm việc, nhân viên đa nhiệm, phân bổ lại tiền lương,… Việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới sẽ rất tốn kém, do đó sa thải nên là biện pháp cuối cùng. Ngoài ra, có thể thực hiện cắt giảm đối với các loại chi phí hoạt động khác như chi phí năng lượng, chi phí kinh doanh và tiếp thị…

Tuy kiểm soát chi phí là cần thiết, giai đoạn hiện nay cũng là cơ hội tốt để tiến hành các hoạt động bảo trì, nâng cấp và cải tiến ứng dụng công nghệ. Do đó, nếu có quỹ dự trữ dồi dào, các chủ đầu tư có thể tận dụng thời gian này để gia tăng vị thế cạnh tranh trong dài hạn.

3. Đừng dựa trên dữ liệu quá khứ

Đối với năm tài chính 2021, hãy bắt đầu hoạch định ngân sách từ đầu và đánh giá lại tất cả chi phí thay vì dựa trên cơ sở dữ liệu của năm trước. Với diễn biến dịch bệnh khó lường và những dữ kiện đầu vào không chắc chắn như hiện nay, chủ đầu tư có thể cân nhắc áp dụng các phương pháp dự phóng tương tự như khi hoạch định ngân sách tiền khai trương. Những lãnh đạo linh hoạt sẽ tìm cách để tự tạo ra nguồn cầu và thu hút những đối tượng khách hàng mới thay vì dựa vào các phương thức marketing truyền thống.

4. Đánh giá lại ngân sách marketing

Tuy việc tiết chế ngân sách marketing trong giai đoạn hiện nay là cần thiết, nhưng việc cắt giảm quá mức có thể dẫn đển những ảnh hưởng tiêu cực đối với hoạt động của khách sạn trong dài hạn. Thay vào đó, khách sạn nên chuyển trọng tâm của hoạt động marketing đến thị trường nội địa, đồng thời liên tục theo dõi diễn biến để kịp thời cập nhật, điều chỉnh các chính sách marketing phù hợp với các nguồn thị trường quốc tế dự kiến sẽ có thể được khôi phục lại trong thời gian tới như Trung Quốc, Hàn Quốc, Singapore.

Nhóm khách du lịch tự do (FIT) được dự đoán sẽ khôi phục lại hoạt động du lịch trước tiên (kể cả phân khúc nội địa và quốc tế). Vì vậy, khách sạn nên chuẩn bị sẵn sàng các gói dịch vụ, chương trình khuyến mãi phù hợp để kịp thời triển khai khi đến thời điểm thích hợp

5. Đừng bỏ quên mảng F&B

Rất nhiều khách sạn chưa chú trọng đến hiệu suất lợi nhuận từ mảng F&B. Trong nhiều trường hợp, biên lợi nhuận mảng F&B thấp vì đội ngũ quản lý và chủ đầu tư chưa tập trung vào việc phân tích và tìm kiếm các biện pháp nhằm gia tăng doanh thu hoặc cải thiện hiệu quả hoạt động.

Tuy nhiên, trong giai đoạn hiện nay, F&B có thể trở thành một nguồn doanh thu quan trọng, đặc biệt là đối với các khách sạn thành phố - nơi có nhu cầu sử dụng dịch vụ F&B cao. Tùy vào mô hình ẩm thực, một số nhà hàng có thể triển khai dịch vụ giao hàng tận nơi hoặc takeaway nếu chất lượng và thương hiệu F&B được nhiều đối tượng khách hàng biết đến.

Mặt khác, nếu việc duy trì các tiện ích F&B không mang lại hiệu quả cho khách sạn do chất lượng cơ sở vật chất hoặc chất lượng dịch vụ kém thì chủ đầu tư có thể cân nhắc điều chỉnh quy mô hoạt động xuống mức tối thiểu hoặc thậm chí đóng cửa.

6. Tăng cường giao tiếp nội bộ

Đối với năm 2021, chủ đầu tư nên thường xuyên xem xét và điều chỉnh ngân sách để có thể đưa ra những đánh giá và dự phóng tình hình kinh doanh sát thực hơn dựa trên những dữ liệu cập nhật. Việc tiếp cận với những thông tin dữ liệu xác thực và kịp thời là cơ sở quan trọng để đưa ra những dự phóng chính xác. Vì vậy, nhà điều hành, đội ngũ quản trị và chủ đầu tư cần tăng cường và tối ưu hóa phương thức giao tiếp nội bộ để lên kế hoạch hàng tháng, hàng quý một cách sát thực hơn.

7. Đừng kỳ vọng rằng hoạt động kinh doanh sẽ lập tức khôi phục lại như năm 2019

Kể cả khi tất cả đường bay thương mại quốc tế được kết nối trở lại, điều đó không đồng nghĩa với việc hoạt động kinh doanh sẽ tự động khôi phục về như mức độ của năm 2019. Nhiều nguồn nghiên cứu cho rằng sẽ cần từ 2 đến 4 năm để hoạt động du lịch trở về như trước khi có đại dịch.

Do đó, đối với năm 2021, thị trường chắc chắn sẽ còn nhiếu yếu tố VUCA. Tuy nhiên, chúng tôi vẫn tin rằng Việt Nam có thể phục hồi nhanh hơn các quốc gia khác nhờ vào những yếu tố thuận lợi như vị trí gần với các nguồn khách quốc tế lớn, chi phí du lịch hợp lý cũng như tính an toàn trong việc ứng phó với đại dịch COVID-19.

8. Thảo luận với các tổ chức tài chính

Thời điểm đầy thử thách này đòi hỏi chủ đầu tư càng phải làm việc chặt chẽ với các định chế tài chính. Một số đơn vị có thể sẵn sàng xem xét lại lịch trả nợ, nếu như họ biết rằng dự án có một bên quản lý bên thứ ba chuyên nghiệp, giúp kiểm soát việc sử dụng dòng tiền, doanh thu và chi phí hoạt động. Do đó, việc cho phép nhà điều hành khách sạn cùng tham gia vào quá trình trao đổi với các định chế tài chính sẽ giúp gia tăng sự tin tưởng với chủ đầu tư và khả năng hoạt động của dự án.

9. Không có ý tưởng nào là quá điên rồ

Đừng ngần ngạị đưa ra ý tưởng cho việc thúc đẩy doanh thu và giảm chi phí. Dự án có thể tạo ra được những nguồn doanh thu mới nếu có cách tiếp cận phù hợp với nhu cầu thị trường. Việc sáng tạo các gói dịch vụ mới, kết hợp F&B, dịch vụ phòng, các tiện ích và dịch vụ Spa cũng là một cách hiệu quả để thúc đẩy nguồn cầu nếu được phát triển và marketing cẩn trọng.

Việc sử dụng nhân viên bán thời gian cần được điều phối hợp lý để đảm bảo tính nhất quán cũng như chất lượng dịch vụ. Các tiện ích khách sạn cũng cần được xem xét và giới hạn chi phí cố định ở mức cần thiết cho hoạt động cơ bản nhưng phải sẵn sàng để sử dụng ở một tần suất cao hơn khi nhu cầu trở lạ

10. Đừng ngần ngại tìm kiếm sự giúp đỡ từ các chuyên gia

Dịch bệnh Covid-19 đã dẫn đến một giai đoạn kinh doanh rất đặc biệt với nhiều sự thiếu chắc chắn cho cả đội ngũ quản trị và phía chủ đầu tư. Đừng ngần ngại tìm kiếm những ý kiến khách quan từ các chuyên gia nếu chủ đầu tư cần thảo luận về chiến lược cũng như các phương án hoạt động. Hãy cẩn trọng phân tích tình hình trước khi đưa ra những quyết định quan trọng!

Hoàng Anh