Nếu chưa biết mình đã từng gặp tình huống đó chưa, thì chỉ cần ghi chú lại các nội dung chính của cuộc họp. Nếu bạn chỉ nhớ ra nội dung được nói ra nhiều nhất là từ chính mình, và không nhớ phát biểu của ai khác, thì rất có thể bạn chính là kẻ độc chiếm cuộc họp.

Nhớ là ai cũng có tiếng nói cá nhân và muốn nói ra quan điểm. Chắc chắn các đồng nghiệp thất vọng vì họ không có thời gian chia sẻ ý kiến, còn cấp trên của bạn không hài lòng vì họ muốn nghe nhiều quan điểm khác nhau. Dần dần, mọi người sẽ mất kiên nhẫn với bạn và bắt đầu phớt lờ bạn. Bạn cần phải giải quyết tình trạng này ngay.

1. Đo thời lượng nói của bạn

Hãy thành thật tự hỏi bản thân: "Tôi có nói át mọi người không?". Thử đếm số lần bạn nêu ý kiến sau mỗi cuộc họp. Ví dụ: "Mình đã nhận xét dự án 3 lần và đề xuất thay đổi 2 lần". Sẽ không có một tiêu chuẩn nào về số lần hay thời lượng cần nêu ý kiến của mỗi công việc. 

Nhưng nếu cảm thấy thời lượng nói của mình đang nhiều hơn mọi người cộng lại, trong khi mình không phải người trình bày chính, hoặc mình không được mọi người hỏi ý kiến mang tính tổng hợp, tức là đã đến lúc phải học cách nghe nhiều hơn nói.

Thử đặt ra quy luật này cho bản thân: "Mình sẽ đợi 2 người phát biểu trước, hoặc chỉ khi không ai phát biểu". Thậm chí khó hơn: bạn có thể bấm giờ khi nói, và giới hạn mỗi lần phát biểu không quá 3 phút.

Tất nhiên, cũng tùy tình huống mà áp dụng, nhưng việc tuân thủ quy tắc ngay từ đầu sẽ dần dần trở thành ý thức chia sẻ quyền nói cho người khác.

2. Học cách phát biểu súc tích

Bạn có thể là người giàu sáng tạo và luôn bùng nổ ý tưởng để chia sẻ cho mọi người. Tuy nhiên, mô tả những ý tưởng một cách lan man thì hại nhiều hơn lợi, chỉ khiến mọi người thấy bạn không có khả năng tập trung và chuẩn bị. Đã đến lúc tìm cách nói cô đọng và tập trung hơn để người khác thấy ý kiến của bạn đáng lắng nghe.

- Note sẵn những ý tưởng và cập nhật chúng hàng ngày cho đến khi bạn thấy đã tương đối đủ để chia sẻ với mọi người trong cuộc họp hoặc qua email là một cách.

- Thử note ra những ý tưởng đó với số lượng ký tự giới hạn. Bạn sẽ nói gì khi bạn chỉ được nói từng đó từ? Rút ngắn thông điệp nhưng vẫn đảm bảo bản chất và các thông tin chính.

- Lên dàn ý (vài gạch đầu dòng) trước khi bạn định đưa ra thảo luận trong cuộc họp. Như vậy những điều bạn nói sẽ không thừa không thiếu và tránh đi lan man.

- Hãy cố gắng cắt bỏ những chuyện không liên quan đến đề tài bạn muốn chia sẻ. Kể cả nếu bạn định kể một yếu tố hài hước để gây chú ý, thì cũng tiết giảm để tránh lấn vào thời lượng của nội dung chính.

3. Học cách lắng nghe

Hãy cho các đồng nghiệp đủ thời gian để kịp ‘thẩm thấu’ những gì bạn nói và đặt câu hỏi. Còn nếu bạn nói liên tu bất tận, rất có thể người ta định phản hồi rồi quên mất, hoặc đơn giản là mất hứng thú.

Sau khi nói xong một ý lớn, bạn hãy dừng lại 3 giây để lấy hơi, cũng là để mọi người thấy khoảng nghỉ và bạn có thể hỏi xem có ai cần giải thích thêm. Chính phương pháp này giúp bạn khỏi đắm chìm vào màn độc thoại, cũng như giúp người khác nắm bắt bài phát biểu của bạn tốt hơn. Khi bạn nhận được phản hồi của họ, bạn có thêm thông tin, còn họ thấy rằng được tham gia cuộc họp một cách đúng nghĩa và trân trọng thời gian với bạn hơn.

4. "Hỏi ý kiến người thân"

Thực ra đây là cách đơn giản để biết mọi người đang nghĩ sao về cách bạn chia sẻ tại cuộc họp. Hãy hỏi đồng nghiệp mà bạn tin tưởng hoặc bạn tin rằng họ khách quan. Bạn cũng có thể hỏi kinh nghiệm của họ để tự "hãm phanh" khi phát biểu nơi đông người.

Mặt khác, bạn cũng có thể thấy một số đồng nghiệp có phong cách phát biểu khiến người khác lắng nghe hoặc chào đón. Hãy xem bí quyết của họ là gì, và thử ứng dụng với bản thân xem.

Mục tiêu của bạn không phải là chia sẻ quan điểm cho đã, mà là chia sẻ và được mọi người công nhận. Càng tuyệt hơn nếu mọi người áp dụng ý tưởng của bạn. Hãy thử tất cả các cách trên để đảm bảo rằng ý kiến của bạn được lắng nghe.