CareerBuilder đã từng có bài hướng dẫn trả lời câu hỏi của nhà tuyển dụng về kỹ năng tổ chức. Nhưng thực sự tâm niệm điều mình nói và thực hiện trong công việc hàng ngày mới khiến bạn trở thành ứng viên có kỹ năng tổ chức, và không bao giờ rơi vào thế bị động khi gặp câu hỏi này. 

Vậy thực ra nhà tuyển dụng muốn gì khi hỏi về đề tài này? Họ đơn giản chỉ muốn kiểm tra kỹ năng của bạn?

1. Tư duy hệ thống hóa

Trước hết, cần phải xác định rằng kỹ năng tổ chức là yếu tố thiết yếu để bạn thành công trong bất kỳ môi trường chuyên nghiệp nào. Một nhân viên có khả năng tổ chức mẫu mực sẽ thể hiện từ những việc nhỏ như: sử dụng ứng dụng ghi chú hay phần mềm quản lý dự án để theo dõi tiến độ công việc, lên lịch cho mọi đầu việc hoặc lập danh sách kiểm tra mọi sản phẩm cần đóng gói trước khi giao cho đối tác.

Một trong những điều quan trọng nhất mà nhà tuyển dụng muốn nghe từ các ứng viên được phỏng vấn là cách tổ chức và quản lý thời gian. Hoàn toàn có khả năng bạn phải quay trở lại làm việc từ xa ở một thời điểm nào đấy trong đại dịch và người quản lý muốn chắc chắn rằng bạn sẽ xử lý được công việc từ xa. Vd: bạn có đủ khả năng chủ động, lập kế hoạch từng bước để hoàn thành các dự án, theo dõi các nhiệm vụ và liên hệ sếp khi cần trợ giúp không?

Như vậy, câu trả lời khá đơn giản: Người phỏng vấn muốn đảm bảo bạn có thể hoàn thành công việc. Họ muốn nghe bạn trả lời với sự tự tin rằng bạn có thể xử lý một khối lượng công việc lớn và có thể "tự tổ chức" bằng tư duy hệ thống. Câu hỏi nằm ở khả năng quản lý thời gian của bạn, lên danh sách ưu tiên và đáp ứng thời hạn đặt ra — điều này sẽ giúp bạn phát triển trong bất kỳ vị trí, lĩnh vực nào.

2. Tâm lý vững vàng

Những người phỏng vấn cũng muốn biết trong trường hợp bạn đột ngột phải tiếp nhận quá nhiều thông tin, đầu việc thì bạn có bị choáng ngợp và làm mọi thứ rối tung lên không? Chúng ta không thể biết lúc nào điều này sẽ xảy ra, và người có kỹ năng tổ chức sẽ biết cách đặt ra ưu tiên và giao tiếp với mọi người để xử lý từng vấn đề một. Điều này đòi hỏi khả năng tự nhận thức năng lực của bản thân và đánh giá quy mô của các vấn đề để kêu gọi sự hỗ trợ.

Vì vậy, câu hỏi về kỹ năng tổ chức còn để đánh giá cách ứng viên "ứng phó với căng thẳng". Người vô tổ chức sẽ dễ dàng lo lắng và thậm chí tức giận, cáu kỉnh hoặc nghi ngờ bản thân khi gặp phải tình huống không mong muốn. Ngoài việc tìm kiếm một nhân viên vững vàng, đáng tin cậy, những nhà tuyển dụng còn muốn biết thứ năng lượng mà bạn mang lại cho mọi người, và tác động đến những người xung quanh như thế nào.

3. Phương pháp linh hoạt

Cuối cùng thì bạn dùng hệ thống nào không quan trọng bằng việc bạn chọn lọc được hệ thống phù hợp với bản thân và công việc. Nếu bạn đã lựa chọn một cách xây dựng hệ thống nhất định, rồi bạn nhận ra nó không phù hợp để quản lý công việc, liệu bạn có loay hoay với nó mãi không? Bạn có phương án dự phòng nào để hoàn thành công việc đúng thời hạn? Tóm lại, không có câu trả lời đúng, hay sai, mà là bạn luôn có giải pháp.

Vậy bạn đang sử dụng phương pháp, ứng dụng nào để củng cố kỹ năng tổ chức của mình?

Nếu ứng tuyển cho vị trí chuyên viên quản lý mạng xã hội, bạn có lên lịch cho các hoạt động đăng bài, tin tức cho từng nền tảng không? Bạn có sử dụng Trello chẳng hạn, để lên danh sách việc cần làm theo mã màu và mức độ ưu tiên không? Bạn có các thư mục nội dung có sẵn trên Google Drive để đảm bảo các thành viên liên quan có thể đóng góp, cập nhật, và khởi chạy đúng tiến độ không? Nếu xảy ra khủng hoảng truyền thông, bạn sẽ làm gì với những công cụ trong tay?

Nếu phỏng vấn cho vị trí giám đốc bán hàng, bạn có thiết lập công cụ theo dõi các mục tiêu bán hàng của cá nhân và nhóm không? Bạn có lên lịch kiểm tra tiến độ vào thứ Sáu hàng tuần cũng như ghi chú về các bước cần thực hiện vào tuần sau không? Hay bạn dùng phương pháp nào để lưu trữ thông tin những khách hàng tiềm năng mới?

Ngay từ bây giờ, hãy đặt mình vào vị trí người phỏng vấn, và đặt ra các câu hỏi về kỹ năng tổ chức phù hợp với lĩnh vực của mình.