Điều khác biệt giữa một doanh nghiệp mạnh, có khả năng mở rộng với một công ty phải chịu cảnh trì trệ là khả năng của các nhà quản lý trong việc tạo ra hệ thống, có thể thích ứng và đổi mới. Điều này tạo nên một doanh nghiệp lớn. Các công ty bỏ bê những hệ thống này sẽ dễ trì trệ và biến mất.

Tại sao bạn cần những hệ thống?

Hãy tự hỏi mình hai bộ câu hỏi sau:

Thứ nhất: Điều gì sẽ xảy ra với công việc kinh doanh của bạn nếu trong 2 tháng tới, bạn bị hôn mê hoặc mất trí nhớ hoàn toàn? Liệu các hoạt động cốt lõi sẽ diễn ra bình thường, liệu công ty có cố gắng để tiếp tục, hay mọi thứ sẽ chỉ dừng lại sau đó một vài ngày?

Thứ hai: Hãy tưởng tượng doanh nghiệp của bạn có quy mô gấp 10 lần hiện tại. Những vị trí nào sẽ tồn tại, và bạn sẽ tuyển và đào tạo mọi người như thế nào? Bạn có ai đó quản lý về tiếp thị trực tuyến, về bán hàng, về chăm sóc khách hàng.... không?

Peter Thiel gợi ý rằng bất kỳ ai muốn xây dựng một doanh nghiệp thành công nên thực hiện bài tập này.

Một khi bạn nhận ra giá trị chính của hệ thống, bạn cần lưu ý đến những lợi ích khác.

Lợi ích của phương pháp tiếp cận có hệ thống

Trong cuốn sách The 1-Page Marketing Plan: Get New Customers, Make More Money, And Stand out From The Crowd, Allan Dib đã nêu:

"Bạn gần như đảm bảo việc sẽ kiếm được nhiều tiền nếu bạn có thể tạo ra các hệ thống có thể mở rộng và nhân rộng."

Mặc dù tôi tin rằng các hệ thống sẽ chỉ tạo tiền bạc nếu chúng được vận hành tốt cùng một ý tưởng kinh doanh mang lợi nhuận, nhưng có vô số lợi thế bổ sung.

- Trao quyền cho nhân viên của bạn: Không ai yêu thích những công việc lặp đi lặp lại.. Một hệ thống kinh doanh hoạt động để giảm bớt những công việc nhàm chán hoặc thậm chí loại bỏ chúng. Một khi điều này xảy ra, nhóm của bạn có thể dành ít thời gian và trí óc hơn cho những vấn đề không quan trọng và sử dụng tài năng của họ để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn và sự nghiệp của họ.

- Khách hàng hạnh phúc hơn: Một kết quả của phương pháp tiếp cận có hệ thống là tính nhất quán của dữ liệu. Với tính nhất quán của dữ liệu, bạn sẽ biết những thay đổi ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Với thông tin này, bạn có thể đầu tư vào những gì khách hàng thích thú và loại bỏ những gì gây ra sự không hài lòng.

- Đào tạo nhanh và hiệu quả hơn: Hãy tưởng tượng bạn cần trả lời chính xác cùng một điều hàng chục lần, mỗi ngày. Điều này xảy ra khi đào tạo và giới thiệu không có hệ thống truyền tải kiến ​​thức. Với hệ thống tái tạo kiến ​​thức, các thành viên mới trong nhóm của bạn sẽ theo đường hướng học tập và nhanh chóng đạt được hiệu quả cao nhất.

- Nhất quán là mấu chốt: Toyota Corolla S và Big Macs có điểm gì chung? Cả hai đều là những sản phẩm, mặc dù không phải là tốt nhất trong các lĩnh vực tương ứng của chúng, nhưng đã đạt được thành công trên toàn cầu vì tính nhất quán của chúng. Mọi người đều biết những gì mong đợi từ một chiếc Corolla và một chiếc Big Mac, bất kể bạn đang mua một chiếc ở Mỹ hay New Zealand. Điều này là có thể bởi vì cả Toyota và Mcdonald’s đều là mô hình của các công ty định hướng hệ thống. Khi khách hàng biết những gì mong đợi từ một sản phẩm, họ sẽ cảm thấy an toàn hơn khi mua sản phẩm đó thay vì hướng đến đối thủ cạnh tranh.

- Để "đứa con" của bạn phát triển: Bằng cách loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại, sắp xếp hợp lý việc truyền đạt kiến ​​thức và trao quyền tự chủ cho nhân viên, bạn sẽ có thể nhân rộng hoạt động kinh doanh của mình. Hệ thống cung cấp cho các công ty khả năng mở rộng đến các khu vực địa lý hoặc thị trường khác nhau. Bạn thậm chí có thể nhượng quyền hoặc cấp phép cho hệ thống của mình.

Để đạt được tất cả những lợi ích nêu trên, có 4 loại hệ thống trung tâm mà bạn cần thiết kế (hoặc triển khai, nếu bạn quyết định áp dụng từ một doanh nghiệp khác). Điều này hợp lý cho bất kỳ lĩnh vực hoặc hoạt động nào.

Hệ thống tiếp thị

Đây là hệ thống sẽ thu hút khách hàng tiềm năng đến với công ty. Các hệ thống khác sau đó có thể chuyển đổi tiềm năng thành khách hàng trả tiền. Nó cũng sẽ xử lý thông tin liên lạc giữa công ty của bạn và công chúng.

Các chức năng chính của hệ thống tiếp thị:

- Quảng bá sản phẩm và giải pháp

- Tạo luồng khách hàng tiềm năng nhất quán cho doanh nghiệp

- Kiểm soát thiệt hại khi cần thiết (ví dụ: thông báo thu hồi)

- Thu thập thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng và thông tin thị trường.

Ví dụ về hệ thống tiếp thị: Tại một trong các doanh nghiệp của tôi, chúng tôi tạo ra khách hàng tiềm năng bằng cách mang đến các đặc quyền miễn phí (như tư vấn 15 phút hoặc hướng dẫn có minh họa) cho bất kỳ ai quan tâm đến dịch vụ của chúng tôi. Đây là một quá trình tự động. Ví dụ, người quan tâm có thể lên lịch tư vấn miễn phí của mình bằng một ứng dụng có tên là Calendly.

Hệ thống bán hàng

Hệ thống này là thứ sẽ biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng trả tiền. Các chức năng chính của hệ thống này là:

- Định giá - sử dụng thông tin chi tiết được hệ thống tiếp thị thu thập.

- Tùy chỉnh - Trong một số trường hợp được áp dụng. Ví dụ, Tesla cho phép khách hàng của Model S thiết kế ô tô của họ.

- Tính toán chi phí

- Thanh toán và xử lý đơn hàng.

Ví dụ về hệ thống bán hàng: Trong một homestay du lịch, khách hàng có thể chọn phòng, thanh toán và làm thủ tục nhận phòng trực tuyến trong vài phút. Họ sẽ biết phòng của họ, vì vậy họ có thể đến thẳng phòng đó nếu họ không có tâm trạng để nói chuyện với bất kỳ ai. Điều này rất hữu ích để tuân thủ các quy tắc về khoảng cách xã hội do dịch COVID-19.

Hệ thống hậu cần

Đây là nơi bạn giao hàng hoặc thực hiện các dịch vụ mà khách hàng của bạn đã thanh toán. Đây thường là công việc sử dụng nhiều lao động nhất trong số 4 công việc và là công việc có tiềm năng tự động hóa cao nhất.

Các chức năng chính của hệ thống này là:

- Đóng gói bao bì (đối với hàng hóa)

- Lập lịch trình

- Giao nhận

- Kho vận

Ví dụ về hệ thống hậu cần: Intel dưới thời Andy Grove và gần đây là Amazon. Sau khi tung ra Amazon Prime Air, họ đã đi tiên phong trong việc tự động hóa giao hàng hoàn toàn cho các thị trường và sản phẩm được chọn. Prime Air được thiết kế để vận chuyển các gói hàng đến khách hàng một cách an toàn trong vòng 30 phút hoặc ít hơn bằng cách sử dụng các phương tiện bay không người lái. Prime Air có tiềm năng lớn để nâng cao các dịch vụ mà chúng tôi đã cung cấp cho hàng triệu khách hàng bằng cách cung cấp dịch vụ chuyển phát bưu kiện nhanh chóng, điều này cũng sẽ làm tăng tính an toàn và hiệu quả tổng thể của hệ thống vận chuyển.

Hệ thống quản trị

Nó bao gồm tất cả các quy trình và hoạt động tại văn phòng. Một số tác giả thường gộp việc hậu cần như một phần của hệ thống quản trị, mặc dù nó thường được tách ra. Tin tốt là có rất nhiều công cụ miễn phí giúp bạn tự động hóa việc quản trị của mình.

- Kế toán

- Tiếp tân

- Đào tạo

- Công nghệ thông tin

- Tài chính và Kho

Ví dụ về Hệ thống quản trị: Trong doanh nghiệp đầu tiên của tôi, chúng tôi đã tự động hóa hệ thống kế toán bằng cách sử dụng một giải pháp có tên Faktura XL (chỉ có ở một số thị trường), trong đó tất cả các hóa đơn sẽ được chuyển đến kế toán của chúng tôi gần như ngay lập tức. Nó loại bỏ sự can thiệp của con người, để in giấy tờ hoặc gửi chuyển phát nhanh với các tài liệu vật lý. Khi tôi triển khai hệ thống này tại một công ty mà tôi tiếp quản, nó đã gây ấn tượng với các nhân viên về việc tiết kiệm rất nhiều thời gian của họ.

Hãy khám phá những lợi ích nổi bật của việc xây dựng và cải thiện hệ thống kinh doanh của bạn. Đó là một công cụ mạnh mẽ đến mức có thể mang lại sự hủy diệt nếu sử dụng sai mục đích. Eike Batista đã chứng minh điều đó khi ông thiết kế một kế hoạch để đánh lừa các nhà đầu tư.

Mai Phương