Thậm chí, câu hỏi đúng còn có thể giúp giảm thiểu rủi ro kinh doanh.

Có thể các lãnh đạo không nhận ra, nhưng một phần rất lớn thời gian trong ngày làm việc của một lãnh đạo là dùng để hỏi người khác, ví dụ: yêu cầu các trưởng nhóm cập nhật tình hình hoặc đặt câu hỏi cho đối tác trong một cuộc đàm phán căng thẳng…

Với một số người, bản chất tò mò, trí tuệ cảm xúc và khả năng đọc vị người khác khiến họ có sẵn bản năng đặt câu hỏi, và làm điều đó một cách dễ dàng. Nhưng hầu hết chúng ta không hỏi đủ, và hỏi một cách tối ưu. Bởi khác với các nghề như luật sư, nhà báo và bác sĩ (vốn được đào tạo cách đặt câu hỏi như một phần thiết yếu trong công việc), rất ít nhà quản lý được đào tạo và đầu tư thời gian mài dũa vào kỹ năng đặt câu hỏi.

Vì một số lý do, các lãnh đạo không hỏi đủ nhiều. Một số lãnh đạo sa đà vào việc đào tạo, hướng dẫn và thể hiện bản thân thông qua việc bộc lộ suy nghĩ, câu chuyện và ý tưởng ngay với người khác. 

Họ thậm chí không đủ quan tâm để hỏi, hoặc mặc định rằng những câu trả lời sẽ khiến họ chán. Một số khác quá tự tin vào hiểu biết, nghĩ rằng mình đã có sẵn câu trả lời. Hoặc lo rằng câu hỏi quá nông cạn, quá thô lỗ. Tất cả đều bắt nguồn từ việc mọi người không biết đặt câu hỏi tốt.

1. Câu hỏi là mở đầu cho sự giao kết

Trước hết, bạn phải tìm ra động lực để đặt câu hỏi, mục tiêu của cuộc đối thoại. Mục đích của cuộc trò chuyện là: trao đổi thông tin và tạo sự kết nối, khiến người khác bị thu hút theo cách mình mong muốn. Từ đó, bạn có thể hợp tác (xây dựng mối quan hệ cộng tác hoặc cùng hoàn thành một nhiệm vụ) hoặc cạnh tranh (khám phá thông tin quan trọng từ đối phương để phục vụ lợi ích riêng) hoặc kết hợp cả hai.

Đặt câu hỏi vì thế là một công cụ mạnh mẽ, độc đáo để mở khóa các giá trị: khuyến khích học hỏi và trao đổi ý tưởng, thúc đẩy sự đổi mới và cải thiện hiệu quả, xây dựng mối quan hệ và sự tin tưởng giữa các thành viên. Hơn nữa, kỹ năng này cũng giúp các nhà lãnh đạo phát hiện ra những cạm bẫy và mối nguy hiểm không lường trước được, giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Việc đặt câu hỏi cũng giúp cấp dưới thấy được chú ý, được lãnh đạo lưu tâm về quan điểm, ý kiến.

2. Câu hỏi khơi gợi ấn tượng tốt

Đặt nhiều câu hỏi giúp mở khóa việc học hỏi và cải thiện mối quan hệ giữa các cá nhân, tạo cơ hội phát triển bản thân và tổ chức. Để trở thành một người biết đặt câu hỏi tốt chỉ có cách là thực hành đặt câu hỏi nhiều hơn. Tất nhiên, hỏi nhiều không đủ, mà cách bạn chọn loại câu hỏi, giọng điệu, trình tự và cách phản hồi cũng rất quan trọng. Áp dụng những bí quyết đặt câu hỏi được áp dụng từ các nghiên cứu khoa học hành vi có thể giúp bạn thu được lợi ích cao nhất từ các cuộc trò chuyện.

Xen giữa các câu hỏi, bạn phải lắng nghe đủ và đưa ra phản hồi cá nhân, điều này giúp bạn có được một cuộc trò chuyện đúng nghĩa, thay vì thẩm vấn. Sau một cuộc trò chuyện hiệu quả, có thể mọi người nhớ được vài câu hỏi đã được đặt ra từ đối phương, nhưng hầu hết không để ý rằng việc họ đã tham gia trả lời chúng một cách tự nhiên, hoặc các câu hỏi dẫn dắt tới nhau như thế nào, cũng như có thể ảnh hưởng đến cảm xúc của họ với đối phương ra sao.

3. Câu hỏi tối ưu lượng thông tin nhận được

Câu hỏi tiếp nối: Những câu hỏi được đưa ra sau khi nhận được một câu trả lời nhằm để nối tiếp luồng thông tin, hoặc phản hồi lại quan điểm của bạn cho đối phương thấy rằng bạn đang lắng nghe, quan tâm và muốn biết nhiều hơn. Đây là những câu hỏi rất quan trọng, khiến đối phương cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe. Chính vì chúng dựa trên dữ liệu có từ câu trả lời trước đó, nên việc đưa ra cũng trở nên dễ dàng với người hỏi, và tự nhiên với người trả lời hơn. Bạn chỉ cần có được sự lưu tâm cần thiết vào cuộc trò chuyện.

Câu hỏi mở: Không ai thích những câu hỏi dạng thẩm vấn hoặc chỉ có sự lựa chọn "Có" hoặc "Không". Các câu hỏi mở sẽ mang lại cảm giác dễ chịu hơn, lại mở ra những hướng thông tin mới mà có thể bạn chưa nghĩ tới. Ví dụ: "Bạn sẽ làm gì nếu rơi vào tình huống đó?".

Nhưng mặt khác, nếu đang trong một cuộc đàm phán căng thẳng hoặc bạn không có sự lựa chọn nào khác cho đối phương, thì câu hỏi mở sẽ tạo cơ hội cho họ lảng tránh hoặc nói dối để lờ đi yêu cầu của bạn. Đặc biệt nếu bạn cần một câu trả lời chính xác cho một tình huống đáng lo ngại, thì câu hỏi đóng có giả định bi quan sẽ khiến người trả lời nói đúng tình hình thực tế hơn. Ví dụ: "Máy móc thiết bị đang gặp một số vấn đề phải không?" thay vì "Máy móc thiết bị vẫn đang tốt đúng không?".

4. Trình tự đặt câu hỏi giúp thông tin thêm phong phú

Đặt câu hỏi cũng cần chiến thuật. Lãnh đạo giỏi là những người đặt những câu hỏi hay một cách tự nhiên.

Một trong những mẹo để mọi người không cảm thấy phải đề phòng là đánh lạc hướng nhiệm vụ. Ví dụ: đặt câu hỏi khảo sát tình trạng thiết bị để tìm hiểu quy trình quản lý thiết bị đã khoa học, an toàn chưa. Nhưng bạn không nên áp dụng quá nhiều lần, khiến người khảo sát nghi ngờ về động cơ của bạn.

Với các đề tài nghiêm túc, thì đặt ra đề bài khó ngay từ đầu, sau đó giảm dần mức độ khó sẽ giúp người trả lời cởi mở dần vì cảm giác bớt căng thẳng. Ngược lại, nếu để xây dựng mối quan hệ gắn bó, thì những câu hỏi nên đi từ tế nhị tiến đến sâu sắc và mang tính cá nhân.

Môi trường đối thoại cũng rất quan trọng. Nếu được hỏi trong một cuộc trò chuyện vui vẻ, một trò chơi mang tính kết nối, người trả lời cũng sẽ cảm thấy thư giãn hơn để bày tỏ.

Sáng tạo cá nhân hay đổi mới tổ chức đều dựa trên khả năng tìm kiếm thông tin mới từ dữ liệu có sẵn. Vì vậy, không nên ngừng đặt câu hỏi với bất cứ bộ phận hay cá nhân nào, cho bất kỳ công việc nào. Các câu hỏi và câu trả lời chu đáo thúc đẩy các tương tác hiệu quả, củng cố mối quan hệ và sự tin tưởng, đồng thời dẫn dắt cả lãnh đạo và tập thể tới những thông tin mang tính toàn cảnh. Đó cũng là điều mà chỉ khi gặp tình huống khó khăn, bạn mới nhận ra hiệu quả của nó sau một thời gian dài thực hành.