Tưởng tượng rằng bạn muốn cho nhân viên nghỉ một buổi họp tổng kết tuần ngay trước kỳ nghỉ Tết dương lịch, vì bạn biết họ đang chạy deadline cuối năm. Và họ đi nói với mọi người xung quanh rằng bạn làm thế chỉ vì muốn họ tập trung ‘chạy số’ hơn nữa.

Thời điểm này, nhiều công ty mất đơn hàng hậu Covid, vận chuyển quốc tế khó khăn và giá xăng dầu tăng cao. Đây cũng là giai đoạn chuẩn bị bước sang đầu năm mới, nhiều nhân viên của bạn đang hy vọng bắt đầu được thưởng Tết và nghỉ ngơi. Người lãnh đạo vừa phải thể hiện sự trắc ẩn vừa phải lãnh đạo tập thể đạt thành tích - điều này làm công việc lãnh đạo chưa bao giờ dễ dàng.

Trong 1 cuộc khảo sát với 300 lãnh đạo doanh nghiệp cấp cao, 61% báo cáo rằng họ gặp khó khăn trong việc cân bằng giữa một bên là hỗ trợ nhân viên và một bên là đạt được hiệu suất cao cho công ty. Và đây là cách họ cân bằng giữa hai nhu cầu:

1. Đánh giá tình hình

Bạn phải thực sự hiểu được nhân viên của bạn đang phải vật lộn với điều gì. Nếu không thứ bạn cung cấp cho họ vừa khiến họ thất vọng, còn bạn thì tốn kém. Điều đó cũng giống như bạn nghĩ cuối năm nhân viên muốn nghỉ ngơi, nên bạn tổ chức một cuộc teambuilding 2 ngày 1 đêm ở cách xa thành phố, trong khi nhân viên đang ‘sốt xình xịch’ chỉ muốn về làm cho xong báo cáo cuối năm để đảm bảo điều kiện nhận thưởng.

Vì vậy, thay vì cho rằng mình đã ‘biết tỏng’ các ưu tiên của nhân viên, hãy cố tìm hiểu lại cho chắc. Đơn giản là hãy đặt câu hỏi cụ thể: "Tháng vừa rồi, bạn gặp chuyện gì là khó khăn nhất?" hoặc "Điều gì trong công việc mà nếu thay đổi có thể khiến cuộc sống của bạn trở nên tích cực hơn?".

Khảo sát cũng tốt, nhưng những cuộc trò chuyện thì giúp bạn thấu hiểu về trải nghiệm của nhân viên tốt hơn, cũng như thể hiện sự quan tâm rõ ràng hơn. Tất nhiên, những cuộc trò chuyện đó đòi hỏi đầu tư thời gian và có thể không mang lại bức tranh toàn cảnh. Nên hãy kết hợp các phương pháp một cách linh động để có được kết quả tốt nhất.

2. Gia tăng minh bạch

Nếu nhân viên gặp khó khăn mà không dám nói với bạn hoặc quản lý của họ thì chứng tỏ môi trường làm việc vẫn chưa đủ nhân văn như họ mong muốn.

Điều quan trọng là các quản lý cấp dưới của bạn cần nhận thức được rằng: yêu cầu cao trong công việc đã đành, nhưng nhưng nếu tạo ra một môi trường mà mọi người có thể kêu gọi sự giúp đỡ khi cần thì hiệu suất sẽ còn cao hơn nữa. Việc đầu tư thời gian và năng lượng vào việc chia sẻ, hỗ trợ nhân viên giải quyết các khúc mắc, gánh nặng sẽ giúp mang lại tác dụng lớn và lâu dài.

Ngoài ra, cần xây dựng môi trường "an toàn tâm lý" để nhân viên có thể chia sẻ trung thực về các khó khăn và các quản lý cấp dưới có thể trung thực về các thách thức để đạt hiệu suất. Khi có đủ dữ kiện chính xác, bạn mới có thể cân nhắc và đưa ra quyết định tối ưu nhất để giải quyết cả 2 bài toán.

Cấu trúc lại thời gian

Hai việc tốt nhất để thể hiện sự tử tế của doanh nghiệp là: cắt bớt những công việc không quan trọng và tăng thu nhập cho nhân viên. Nếu tăng thu nhập không dễ, thì có thể chọn cách đầu tiên. Bởi thời gian cũng là một tài sản mà nếu nhân viên có nhiều hơn, họ có thể sắp xếp cuộc sống của họ tốt hơn.

Điều này thực ra cũng không dễ dàng. Để xác định được những việc không thực sự cần thiết, hãy tìm hiểu: "Những báo cáo, cuộc họp, hoạt động thường kỳ nào thực ra là tốn thời gian và gây căng thẳng mà không tạo giá trị gia tăng?". Hoặc: "Những loại tài liệu, báo cáo nào bạn nhận được nhưng không thực sự đọc?".

Hãy hỏi các quản lý nhóm về thứ tự ưu tiên trong công việc của các thành viên, vì họ nắm được rõ nhất các đầu việc đang được thực hiện và ai đang làm mà gặp khó khăn. Từ đó, hãy cho phép họ chọn ra một số việc cần loại bỏ để nhân viên của họ có thể dành thời gian tập trung vào những gì tạo ra giá trị nhất. Sau đó, hãy giao cho nhân sự khảo sát và tìm hiểu lại một lần nữa để chắc chắn.

3. Kêu gọi sự sáng tạo

Tăng cường phúc lợi và sự gắn bó với tập thể là quyền lợi và trách nhiệm của cả lãnh đạo vào nhân viên. Vì thế, hãy kêu gọi nhân viên của bạn cùng đưa ra lời giải cho vấn đề. Chính nhân viên hiểu rõ nhất là họ muốn gì, cần gì. Vì thế, thay vì yêu cầu các cấp quản lý phải "biết tuốt", thì hãy tạo ra những kênh giao tiếp đa dạng cho nhân viên, khuyến khích họ thảo luận cởi mở, chủ động chia sẻ về nhu cầu của chính họ, cũng như đóng góp các sáng kiến giải quyết các vấn đề mà họ gặp phải.

Và để tiết kiệm ngân sách cũng như đảm bảo hiệu quả, hãy luôn luôn để mọi người được quyền biểu quyết hoặc phản hồi trước khi bạn thực hiện một chính sách để hỗ trợ họ.

Lưu ý rằng khả năng hỗ trợ nhân viên không nên là một tiêu chuẩn đối với quản lý các cấp. Đặc biệt không nên dùng nó như một tiêu chí chấm KPI, khiến họ chịu áp lực phải hành động để "ghi điểm" với lãnh đạo và nhân viên. Lòng trắc ẩn, sự sẻ chia chỉ còn có ý nghĩa và hiệu quả khi nó thực chất, thay vì mang tính biểu diễn hình thức.