Bạn đã bao giờ đang tham dự một cuộc họp và bỗng nhìn thấy một email mới được gửi đến trên điện thoại của mình, với một biểu tượng gây sợ hãi là "dấu chấm than màu đỏ" chưa?

Biểu tượng nhỏ này có một nguồn năng lượng bí ẩn có thể gây sự chú ý vô cùng mạnh mẽ đối với chúng ta. Ngay lập tức, bạn sẽ dừng lắng nghe mọi người xung quanh nói gì, và dừng suy nghĩ đến bất kỳ ý tưởng giá trị nào có thể đóng góp cho buổi họp đó. Tất cả những gì bạn có thể suy nghĩ ở hiện tại sẽ chỉ là: "Việc gì mà khẩn cấp vậy?" Có thể bạn sẽ mở email xem ngay, và lập tức một loạt những công việc cần làm để giải quyết các công việc từ email đó sẽ tràn về trong tâm trí bạn. Thậm chí bạn sẽ có thể bỏ ngang cuộc họp của mình để giải quyết nó. Biểu tượng dấu chấm than màu đỏ nhấn mạnh rằng nhiệm vụ này là vô cùng khẩn cấp. Tuy nhiên, mức độ của nó khác hoàn toàn so với một công việc mang tính quan trọng. Não bộ của chúng ta sẽ trải qua một giai đoạn khá vất vả để phân biệt hai tính chất trên.

Não bộ của chúng ta không hoạt động tốt đến mức ngay lập tức phân biệt được cái gì là quan trọng, cái gì là khẩn cấp.

Tại sao lại như vậy? Bởi vì nó phụ thuộc vào một loại tâm lý được gọi là Hiệu ứng khẩn cấp. Vậy hiệu ứng này diễn ra thế nào?

Một nghiên cứu gần đây đã xác định được một loại tâm lý được gọi là Hiệu ứng khẩn cấp. Hiệu ứng này cho thấy khi chúng ta xác định được những nhiệm vụ cần tập trung giải quyết, chúng ta thường nhầm lẫn giữa tính cấp bách với tính quan trọng của chúng. Thông thường, các nhiệm vụ khẩn cấp sẽ được ưu tiên hơn các nhiệm vụ quan trọng, cho dù đó là nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn thì chúng ta cũng xem đó là một vấn đề lớn.

Tại sao đó lại là một vấn đề lớn? Hãy nghĩ như thế này, nếu bạn quá tập trung vào những việc khẩn cấp, bạn thường sẽ cảm thấy căng thẳng, quá tải và thậm chí bị kiệt sức. Điều này ảnh hưởng đến mức độ hài lòng lâu dài trong công việc cũng như thái độ làm việc của bạn. Bạn thậm chí có thể bỏ lỡ các cơ hội thăng tiến hoặc sẽ không được công nhận những gì mình làm vì bạn không tập trung vào các dự án thúc đẩy phát triển doanh nghiệp. Thay vào đó, bạn chỉ liên tục làm những việc không cần thiết trước.

Làm cách nào vận dụng hiệu quả Hiệu ứng khẩn cấp?

Hãy xem xét hai chiến lược sau để bạn có thể đánh giá và lựa chọn những công việc mang tính khẩn cấp trong số các nhiệm vụ quan trọng trong ngày của bạn.

● Vào thời điểm bạn tiếp nhận một nhiệm vụ mới, hãy tự hỏi bản thân ba câu hỏi đơn giản để quyết định xem nhiệm vụ này có đáng để được ưu tiên giải quyết trước không.

● Hãy dành thời gian để quyết định những nhiệm vụ nào đáng để bạn quan tâm nhất, sử dụng công cụ đánh giá mức độ ưu tiên ví dụ như Ma trận Eisenhower chẳng hạn.

1. Làm thế nào để xác định một nhiệm vụ mới là khẩn cấp hay quan trọng?

Nếu bạn gặp sếp và được yêu cầu bạn làm điều gì đó ngay lập tức, làm thế nào để bạn biết đó là việc khẩn cấp hay quan trọng? Hãy bắt đầu tự hỏi bản thân ba câu hỏi:

● Ai sẽ bị ảnh hưởng nếu tôi không giải quyết công việc này ngay bây giờ?

● Nếu tôi không hoàn thành nhiệm vụ này ngay bây giờ, liệu có ảnh hưởng gì không? Ví dụ: nhiệm vụ này có làm trì hoãn tiến độ làm việc của những người khác hoặc khiến công ty gặp rủi ro không?

● Nhiệm vụ mới này có giúp ích cho mục tiêu dài hạn của tôi không?

Nếu không có ai bị ảnh hưởng, không có việc gì xấu xảy ra nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ ngay lập tức và không giúp ích gì cho mục tiêu của bạn, thì có thể tạm thời ngừng giải quyết công việc đó cho đến khi bạn hoàn thành công việc quan trọng của mình.

2. Ưu tiên cho việc ra quyết định của bạn

Không phải tất cả các quyết định đều quan trọng như nhau. Bạn có thể loại bỏ hoặc ủy thác những lựa chọn mang tính khẩn cấp nhưng không quan trọng. Bạn nên dành tâm trí cho những quyết định khó khăn nhất. Ví dụ, người sáng lập Apple, Steve Jobs, đã mặc cùng một bộ quần áo mỗi ngày để không phải suy nghĩ nhiều về việc ngày mai phải mặc gì đi làm. Anh đã loại bỏ một quyết định mang tính khẩn cấp nhưng có giá trị thấp và dành trí óc để suy nghĩ những vấn đề cấp thiết hơn.

Nhưng làm thế nào để bạn biết quyết định nào là quan trọng và quyết định nào là thừa thãi? Ma trận Eisenhower, một công cụ được phát triển bởi Dwight D. Eisenhower và được cải tiến bởi tác giả Stephen Covey, sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời.

Trong mô hình này, các quyết định được chia thành bốn loại với những tính chất khác nhau, tùy thuộc vào mức độ khẩn cấp và quan trọng của chúng:

1. Khẩn cấp và Quan Trọng = Làm ngay, không chần chừ;

2. Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng = Ủy thác cho người bạn tin tưởng có thể giải quyết giúp bạn;

3. Không gấp nhưng Quan trọng = Lên lịch để giải quyết sau;

4. Không gấp và Không Quan trọng = Xóa bỏ, không cần quan tâm đến.

Khi bạn cần đưa ra những quyết định hiệu quả trong thời điểm quan trọng, đừng nôn nóng. Thay vào đó, bạn hãy bình tĩnh xem xét liệu nhiệm vụ mới đó có đáng để bạn quan tâm ngay bây giờ hay không. Nếu nhiệm vụ không quá cần thiết, bạn nên hướng tâm trí, tập trung vào những thứ sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu cuối cùng của mình.

Như Bruce Lee đã từng nói: "Một chiến binh thực thụ là một người bình thường với sự tập trung cao độ"

Mai Lâm