Làm ở nhà và chuyện ứng phó nhanh với đại dịch

Hồ Nguyên Thảo

(KTSG)- Chuyển đổi số có khi chỉ là những thay đổi rất giản đơn ở doanh nghiệp: thay đổi thói quen hay quá trình làm việc bàn giấy sang các công đoạn trao đổi trực tuyến hay các văn bản điện tử. Ở các quá trình chuyển đổi phức tạp hơn, có khi sự cởi mở và quyết định nhanh chóng của người lãnh đạo lại mang lại những KPI giá trị vô hình, giúp doanh nghiệp ứng phó với tình trạng bất định bởi ảnh hưởng của dịch bệnh.

Tổng giám đốc Hồ Văn Quốc Dũng trao đổi qua video với kỹ sư Lê Đức Trung đang làm việc tại nhà ở Gò Vấp khi quận này giãn cách theo Chỉ thị 16. Ảnh: NNG.

Hầu như các công ty ở TPHCM đã bị xáo trộn lớn trong lịch làm việc và nhân sự suốt mấy ngày đầu khi quận Gò Vấp và phường Thạnh Lộc, quận 12 bị giãn cách xã hội theo Chỉ thị 16 từ hôm 31-5, nhưng điều này không xảy ra ở Công ty phần mềm NNG. Họ đã tổ chức buổi họp và làm việc trực tuyến ngay trong buổi sáng đầu tiên giãn cách. Từ văn phòng của công ty trên đường Đồng Nai ở Tân Bình, Tổng giám đốc Hồ Văn Quốc Dũng trao đổi qua màn hình video với kỹ sư Lê Đức Trung đang làm việc ở “vùng tâm dịch” bị phong tỏa.

Riêng các nhân viên khác của NNG đã được yêu cầu đem máy tính xách tay của công ty về nhà để làm việc từ cuối tuần trước đó khi tình hình có vẻ căng. “Sáng đầu tiên giãn cách, mọi công việc của công ty hoạt động suôn sẻ dù rằng trụ cột chính là anh Trung không thể ra khỏi Gò Vấp để đến văn phòng ở Tân Bình làm việc”, vị tổng giám đốc NNG kể.

Anh kỹ sư trẻ này đang chịu trách nhiệm chính trong việc viết một ứng dụng để quản lý kho vận, giao vận, bán hàng trực tuyến, trải nghiệm khách hàng cho một khách hàng của NNG - anh Dũng cho biết. Sau hai tuần làm ở nhà trong vùng phong tỏa, anh Trung đã hoàn tất một số module (phân hệ phần mềm nhỏ) và kịp tiến độ thực hiện các module còn lại trong giải pháp tổng quát.

Dịch Covid-19 đã thay đổi quỹ đạo và thói quen làm việc của phần lớn doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, những nhà quản lý Công ty phần mềm NNG đã có sự cởi mở và quyết định nhanh chóng để chuẩn bị đối phó với bất cứ tình huống bất ngờ nào xảy ra do dịch bùng phát. “Chúng tôi luôn linh hoạt điều chỉnh để thích ứng và kiểm soát sự linh động trong quá trình làm việc. Đây là xương sống trong kế hoạch đương đầu với Covid-19 với nhiều giải pháp thay thế và công cụ để làm ở nhà khi tình hình dịch ngày càng khó lường, nhưng vẫn bảo đảm chất lượng sản phẩm ổn định”, anh nhấn mạnh.

Người dân thực hiện khai báo y tế điện tử khi Gò Vấp giãn cách từ hôm 31-5. Ảnh: Song Hảo

Không dành cho những người yếu tim

Câu chuyện nhỏ của NNG làm ở nhà từ vùng dịch là một phần nhỏ trong của một vấn đề lớn hơn - chuyển đổi số ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) tại Việt Nam. Quá trình số hóa của các SME tại Việt Nam có thể đóng góp từ 24-30 tỉ đô la vào GDP trong năm 2024, theo một khảo sát của tập đoàn công nghệ Cisco của Mỹ.

Nhưng báo cáo của Cisco nói rằng còn hơn 70% SME tại Việt Nam phản ứng thụ động với những thay đổi mới. Hiện có tới 72% SME đang tìm cách chuyển đổi số để đưa các sản phẩm và dịch vụ mới ra thị trường, tăng hơn hai lần so với tỷ lệ 32% của năm 2019. Tuy vậy, số liệu của Vinasa (Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ Công nghệ

Thông tin Việt Nam) cho thấy chỉ có 15% số doanh nghiệp Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi số.
Doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa chiếm đến 96,7% tổng số doanh nghiệp tại Việt Nam, đóng góp đến 40% GDP và cung cấp 60% số việc làm. Tuy nhiên, do ngân sách hạn hẹp, các doanh nghiệp này không được hưởng lợi ích gì từ quá trình chuyển đổi số, theo báo cáo của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Các nhà cung cấp dịch vụ chuyển đổi số thường nhắm đến các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp lớn và cỡ trung bởi các nơi này có nguồn ngân sách dồi dào và thường tập trung ở các thành phố lớn. CEO FPT Nguyễn Văn Khoa nói rằng khoảng 5 triệu hộ kinh doanh của Việt Nam đang đối mặt với thách thức phải chuyển đổi số ở mọi mặt. Thống kê cho thấy 50% số SME tại Việt Nam phá sản trong năm năm đầu thành lập và 90% còn lại biến mất trong năm năm kế tiếp. Điều này có nghĩa là cạnh tranh sẽ ngày càng khốc liệt hơn trong chuyển đổi số.

Số vốn đầu tư quá cao hay chi phí ứng dụng công nghệ số quá đắt đỏ là nguyên nhân cản trở con đường số hóa của các doanh nghiệp Việt Nam. Anh Hồ Văn Quốc Dũng nói rằng các nhà quản lý doanh nghiệp Việt thường có thói quen đọ giá, mua sản phẩm rẻ rồi chấp nối lại. Hệ quả là không có được giải pháp tổng thể và đồng bộ. Còn với những doanh nghiệp lớn, có ngân sách dồi dào, chi tiền tỉ mua phần mềm nhưng cuối cùng lại không thành công.

Sự nhất quán, kiên trì và tối ưu là những tố chất không thể thiếu khi doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số. Trước khi dịch Covid-19 xuất hiện, thách thức lớn nhất của doanh nghiệp là sự thống nhất của cấp lãnh đạo và quản lý về chuyển đổi số - Chủ tịch Liên minh chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (DTS) Trương Gia Bảo nhận định.

Nơi thì lãnh đạo cấp tiến, nhưng quản lý bảo thủ hoặc ngược lại. Sau dịch, tất cả đều nhận ra rằng quá trình chuyển đổi đó không còn là lựa chọn mà là tất yếu. “Vấn đề hiện tại là số hóa bao nhiêu tỷ lệ phần trăm của doanh nghiệp”, ông Trương Gia Bảo nói.

Giai đoạn sau đó, các doanh nghiệp bị rối loạn thông tin về chuyển đổi số. Nhà tư vấn Trương Gia Bảo chỉ ra rằng đa phần là người bán dịch vụ chỉ chăm chú mảng mình làm dịch vụ mà không đưa ra kế hoạch tư vấn tổng thể. Rồi doanh nghiệp lại loay hoay không biết làm thế nào và bắt đầu từ đầu. Các vấn đề nhân lực và nguồn tài lực để duy trì và giữ chân những “nhân tài số”.

Trong một báo cáo đăng trên Harvard Business Review, hai nhà nghiên cứu Thomas H. Davenport và Thomas C. Redman nhận định: “Trong nhiều năm, chúng tôi đã tham gia, tư vấn hoặc nghiên cứu hàng trăm cuộc chuyển đổi số của các tổ chức. Nhờ vậy, chúng tôi hiểu chuyển đổi số thực sự khó khăn như thế nào và cần những gì để thành công. Chuyển đổi kỹ thuật số không dành cho những người yếu tim - thực tế đáng tiếc là cho đến nay, nhiều nỗ lực như vậy, giống như các chương trình chuyển đổi nói chung, đã thất bại”.

Hai nhà nghiên cứu này cũng nói rằng “chuyển đổi số đòi hỏi tài năng hơn bất cứ vấn đề nào khác”. Thật vậy, tập hợp đội ngũ về công nghệ, dữ liệu và quy trình phù hợp để có thể làm việc cùng nhau - với một nhà lãnh đạo mạnh mẽ muốn mang lại sự thay đổi - chính là bước quan trọng nhất mà một công ty đang dự tính chuyển đổi số có thể thực hiện. Tất nhiên, ngay cả những tài năng tốt nhất cũng không đảm bảo thành công. Nhưng thiếu nó thì gần như... đảm bảo thất bại.

Họ cũng chỉ ra tài năng cần thiết trong bốn lĩnh vực, gồm công nghệ, dữ liệu, quá trình và khả năng thay đổi tổ chức.

Từ số hóa tiệm tạp hóa, chuỗi cà phê đến thích ứng nhanh với Covid-19

Tháng 6-2016, chuỗi The Coffee House giới thiệu với thị trường ứng dụng gọi thức uống trực tuyến. Đến giờ, số lượt tải ứng dụng TCH vượt hơn 800.000 lượt và giúp chuỗi đạt doanh thu ổn định và tăng trưởng hơn các chuỗi thức uống khác. Đặc biệt là doanh số của The Coffee House không suy giảm trầm trọng và chạm đáy như nhiều doanh nghiệp kinh doanh ẩm thực phải chịu đựng trong suốt nhiều tuần đầu khi lệnh giãn cách toàn quốc được thực hiện từ cuối tháng 3 và gần như hết tháng 4-2020. Khi đó, tất cả hàng quán phải đóng cửa, không phục vụ tại chỗ mà chỉ mang đi.

Tháng 9-2020, công ty con One Mount Group trực thuộc Vingroup đã cho ra đời ứng dụng VinShop có thể giúp kết nối 1,5 triệu tiệm tạp hóa gia đình với các nhà cung ứng hàng hóa tại Việt Nam. DMSPro cũng tham gia vào kênh số hóa thị trường thương mại bán lẻ có giá trị đến 180 tỉ đô la mỗi năm, với tỷ lệ tăng trưởng gần 12% trong năm 2020. Hiện kênh bán lẻ truyền thống tại Việt Nam chiếm đến 74% thị phần.

Hay đó là có thể là câu chuyện dùng camera thông minh và trí tuệ nhân tạo của Công ty cổ phần Vàng bạc đá quý Phú Nhuận (PNJ). CEO Lê Trí Thông nói ngay từ đợt dịch đầu năm 2020 hệ thống cửa hàng của PNJ đã dùng các thiết bị này để phân tích đường đi của khách hàng đến xem và mua bán trang sức, đồng hồ tại các điểm thuộc chuỗi. Dữ liệu lớn thu được sẽ được dùng để phân tích tâm lý và thói quen của khách. Từ đó, PNJ có cách bày trí cửa hàng khoa học hơn.

Trở lại câu chuyện cùng làm việc từ xa của các kỹ sư NNG. Có lẽ, chuyển đổi số có thể không hề tốn quá nhiều chi phí nếu nhận ra và thay đổi nhanh những công đoạn đơn giản trong doanh nghiệp: chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, bán hàng trực tuyến, trên các sàn thương mại điện tử, dùng chatbot (thảo luận trực tuyến) để trả lời khách hàng. Hay chuyển đổi từ phương thức làm việc trên giấy tờ, chữ ký và mộc đỏ sang e-mail, các ứng dụng chat hay một phần mềm quản lý công việc tập trung trực tiếp.

Có khi, đó cũng là quá trình thật đơn giản là bỏ những cung cách quản lý quẹt thẻ nhân viên hay bấm dấu vân tay vào máy chấm công. Hiệu quả công việc từ xa và sự thoải mái của nhân viên lại là những KPI vô hình, nhưng rất có giá trị.