Chuyển đổi số thâm nhập vào từng doanh nghiệp

Vân Ly

(KTSG Online) – Chuyển đổi số đang được coi là phương cách hiệu quả, cần thiết để doanh nghiệp có thể tối ưu hóa vận hành, duy trì hoạt động trong đại dịch Covid-19. Chuyển đổi số có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể, tùy thuộc vào quy mô lớn nhỏ khác nhau. Tuy nhiên để chuyển đổi số thành công thì các doanh nghiệp cũng cần học hỏi kinh nghiệm của doanh nghiệp đi trước để tránh thất bại.

Khi chuyển đổi số, các doanh nghiệp vẫn có thể kí hợp đồng số từ xa, không nhất thiết phải gặp mặt, thuận tiện duy trì hoạt động khi giãn cách xã hội. Ảnh minh họa: DNCC

Tiết kiệm tiền tỉ cho doanh nghiệp mỗi năm

Tại hội thảo “Tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp – Kinh nghiệm từ thực tiễn” được tổ chức trực tuyến ngày 13-7, bà Lê Hoài Vân, Giám đốc Văn phòng Chuyển đổi số FPT cho biết, từ năm 2019 với sự tư vấn của ông Phương Trầm, tư vấn trưởng chuyển đổi số của FPT (nguyên giám đốc công nghệ của hãng hóa chất lớn của Mỹ là Dupont, người đã dẫn dắt Dupont chuyển đổi số thành công) và quyết tâm của lãnh đạo tập đoàn, FPT xây dựng phương pháp luận chuyển đổi số. Mỗi công ty thành viên phải xây dựng kế hoạch chuyển đổi số nội bộ, thành lập 1 bộ phận để chủ động triển khai các chương trình chuyển đổi số nội bộ.

“Sau hai năm, FPT đã triển khai 62 dự án chuyển đổi số nội bộ trên toàn tập đoàn. Hiệu quả mang lại là tiết kiệm 250 tỉ đồng từ việc nâng cao năng suất vận hành, triển khai các sáng kiến số mới,” bà Vân nói.

Trọng tâm chuyển đổi số nội bộ của FPT là hướng đến quản trị và điều hành bằng dữ liệu, văn phòng không giấy tờ. FPT chuyển đổi số hướng đến các mục tiêu là tối ưu hóa vận hành, nâng cao năng suất, tăng cường trải nghiệm khách hàng. Bên cạnh đó còn có thêm mục tiêu nữa là tăng cường trải nghiệm nhân viên để thu hút giữ chân nhân tài.

Chuyển đổi số tại FPT trên 3 khía cạnh chuyển đổi kinh doanh, công nghệ và con người. Trong đó chuyển đổi con người là phần khá khó khăn từ thay đổi tư duy của lãnh đạo, đến cách làm việc của nhân viên và các phòng ban.

Bà Vân chia sẻ, đầu tiên phải xác định ra các quy trình kinh doanh nào cần phải thay đổi nhất. Sau đó phải xác định những chuyên gia trong công ty giỏi nhất về quy trình đó, lập thành 1 nhóm và tách họ ra khỏi các hoạt động kinh doanh, tập trung vào việc đơn giản hóa và chuẩn hóa quy trình. Sau đó nhóm công nghệ sẽ vào cuộc phối hợp cùng các chuyên gia để số hóa các quy trình. FPT thực hiện nguyên tắc 60% quy trình chuẩn hóa và số hóa phải có thể được dùng chung trên toàn tập đoàn. 40% còn lại là khi thành công có thể tùy chỉnh để triển khai trên toàn tập đoàn, dễ dàng đem đi sử dụng bán cho khách hàng.

Ví dụ, trước đây FPT Telecom có hơn 3.000 kỹ thuật viên trên toàn quốc, được phân thành nhiều nhóm 3-5 người, nhận việc từ trung tâm điều hành và trưởng nhóm phân công. Điều này làm cho thời gian chờ đợi của khách hàng lâu và công việc phân bổ không đều. FPT đưa công nghệ trí tuệ nhân tạo AI vào toàn bộ quá trình phân công công việc giúp tăng năng suất hơn 20% và tiết kiệm được chi phí.

Một câu chuyện khác về ứng dụng giải pháp số hóa đến từ Sapporo Việt Nam, công ty con của Sapporo Nhật Bản, cũng được xem là dẫn chứng về nỗ lực của doanh nghiệp để tồn tại và duy trì hoạt động trong giai đoạn khó khăn do Covid-19.

Bà Nguyễn Kim Thu, Trưởng phòng Nhân sự và Pháp chế Sapporo Việt Nam cho biết, công ty này có khối lượng giao dịch lớn, mục tiêu đặt ra cần phải nâng cao hiệu suất công việc thông qua số hóa các quy trình công việc.

Trước đây, tất cả các quy trình của Sapporo Việt Nam này đều thực hiện và lưu trữ bằng giấy nên lượng giấy tờ trao đổi lớn, chi phí in ấn chuyển phát cao, thời gian phê duyệt lâu nên ảnh hưởng không nhỏ đến kinh doanh. Do đó, doanh nghiệp muốn nhanh chóng triển khai một hệ thống quản lý công việc trực tuyến, sử dụng trên mọi ứng dụng, mọi thiết bị, mọi lúc mọi nơi và lưu trữ số với yêu cầu dễ thao tác, dễ sử dụng, tra cứu dữ liệu báo cáo phân tích để sử dụng... nhưng thời gian triển khai chỉ không quá 6 tháng.

Công ty đã sử dụng hệ thống quản lý công việc trực tuyến gần 1 năm nay và hài lòng với hơn 40 quy trình được số hóa, 100 phiếu phê duyệt/ngày. Tiết kiệm rất nhiều chi phí in ấn. Công ty chỉ in các hợp đồng với các đối tác chưa chấp nhận chữ ký số, giảm 20% diện tích kho lưu trữ chứng từ.

“Khi Covid-19 xảy ra và phải làm việc tại nhà dài ngày, việc chuyển đổi số giúp không cần phải mang hồ sơ đến trình ký. Thời gian hoàn thành một quy trình phê duyệt giảm một nửa vì người kiểm tra và phê duyệt có thể làm mọi lúc mọi nơi và trả trực tiếp về cho người đưa ra yêu cầu,” bà Thu nói.

Làm gì để chuyển đổi số thành công

Chia sẻ kinh nghiệm chuyển đổi số thành công, bà Thu của Sapporo cho rằng doanh nghiệp cần xác định được mình cần gì. Vì chính doanh nghiệp mới hiểu được hoạt động kinh doanh của mình. Các nhà cung cấp giải pháp sẽ điều chỉnh giải pháp của họ cho phù hợp. Thường các nhà cung cấp đưa ra nhiều giải pháp vượt trội hơn cái mình cần. Do đó doanh nghiệp cần xác định nhu cầu của mình đến đâu để lựa chọn cho chuẩn để không phải trả thêm những chi phí không cần thiết.

Thêm nữa: “Cần phải làm công tác tư tưởng nội bộ từ trên xuống dưới để đồng thuận, cho họ thấy được lợi ích thực tế thì họ sẽ đồng thuận để làm,” bà Thu nói.

Nói về kinh nghiệm chuyển đổi số thành công, bà Lê Hoài Vân từ FPT cho biết, trong chuyển đổi số thì yếu tố con người là phần khó nhất. Thuyết phục lãnh đạo tin tưởng chuyển đổi số là việc khó, phải thuyết phục bằng nhiều cách, chỉ cho lãnh đạo thấy mô hình thành công... Khi lãnh đạo đồng ý, làm xong các dự án lại cần phải có sự chấp nhận của nhân viên bởi họ ngại thay đổi.

Bà Vân cho rằng với một dự án chuyển đổi số nếu triển khai không thành công trong 3-6 tháng thì có thể dừng ngay để đỡ mất thời gian và tiền bạc.

Còn ông Lê Minh Hải, Chuyên gia tư vấn hệ thống của Dell Technologies Việt Nam cho rằng, nhu cầu làm việc từ xa nhiều cần phải truy cập đến hệ thống dữ liệu của các công ty ngày càng tăng, dẫn tới nhu cầu về bảo mật. Doanh nghiệp lúc đầu có thể đầu tư cho những giải pháp quy mô nhỏ và có thể mở rộng dần dần đáp ứng theo nhu cầu thực tế.