Có thể bạn đã nghe nói về việc mở rộng khuôn viên Menlo Park của Facebook gần đây. Tòa nhà mới, MK21, được thiết kế bởi kiến ​​trúc sư người Canada, Frank Gehry, là đỉnh cao của xu hướng thiết kế văn phòng mở hiện nay.

Trong nhiều năm, thiết kế văn phòng mở được coi là kiến ​​trúc làm việc hiện đại và tân tiến.

Nếu cuối những năm 90 mang đến cho chúng ta những không gian làm việc ảm đạm và được đóng khung bởi những bức tường tủ màu be vô hồn. Thì thế kỷ 21 mở ra những không gian mở, thoáng mát và tràn ngập ánh sáng.

Giống như sự phát triển của đồ ăn nhẹ và cà phê thủ công, khái niệm văn phòng mở mang tính cách mạng. Nó dường như trở thành tiêu chí để cải thiện chất lượng làm việc của nhân viên.

Ngoài vấn đề thẩm mỹ, các nhà quản lý nghĩ rằng văn phòng mở sẽ làm tăng khả năng tương tác giữa các nhân viên, đồng thời tăng cường hợp tác và năng suất công việc.

Tòa nhà văn phòng trước đây của Facebook, MK20 cũng là một văn phòng mở do Gehry thiết kế. Giám đốc nhân sự lúc đó của Facebook cho biết:

"Nó thực sự là một môi trường làm việc tốt, nơi mà mọi người có thể cộng tác và cùng nhau phát triển. Họ gặp nhau một cách ngẫu nhiên trong một không gian sáng tạo, sự hợp tác của họ thực thú vị."

Điều đó cũng được kiểm chứng bởi chính CEO Mark Zuckerberg. Ông đã làm việc trong một không gian mở, và nó thực sự đem lại hiệu quả. Những thành công cùng các buổi thuyết giảng giúp Mark Zuckerberg trở nên nổi tiếng.

Tác dụng của không gian văn phòng mở đang được cường điệu hóa, khiến chúng có vẻ hấp dẫn hơn rất nhiều. Nhưng trên thực tế, sự tương tác của nhân viên và năng suất công việc lại kém hơn rõ rệt so với các văn phòng bình thường khác.

Sự thật về thiết kế văn phòng mở

Tương tác hay mất tập trung nhiều hơn?

Bạn sẽ dễ dàng bắt gặp hình ảnh nhóm người khoác vai, gọi nhau lớn tiếng; những anh chàng tay không ngừng bấm bút; hay những cô gái ăn sandwich cá ngừ tại bàn làm việc mỗi buổi chiều.

Nhiều người thấy dễ bị phân tâm hơn khi làm việc trong không gian văn phòng mở.

Kể từ khi thành lập JotForm vào năm 2006, chúng tôi đã nghiên cứu rất nhiều các thiết kế văn phòng khác nhau. Và tới khi JotForm phát triển với hơn 130 nhân viên, chúng tôi nhận thấy không có thiết kế nào giống như việc đi giữa bãi mìn như thế này - đầy những nguy hiểm.

Nhiều người cho rằng những ưu điểm như thúc đẩy sự giao tiếp giữa các nhân viên và nâng cao sự hợp tác có thể che lấp đi những tác động tiêu cực mà không gian mở đem lại. Đó là sự phân tâm để rồi làm giảm năng suất công việc.

Nhưng các văn phòng mở có thực sự thúc đẩy sự hợp tác?

Năm 2018, Phó Giáo sư Ethan Bernstein của Trường Harvard Business đã công bố một nghiên cứu phân tích tác động của không gian làm việc mở đối với sự hợp tác.

Đây là nghiên cứu đầu tiên tìm hiểu về những tác động của việc chuyển đổi văn phòng sang không gian mở đến năng suất và tương tác hàng ngày của nhân viên.

Kiến ​​trúc mở dường như kích hoạt phản ứng tự nhiên của con người. Nó khiến mọi người thu mình lại. Thay vì tương tác trực tiếp với đồng nghiệp thì họ lại dùng email và tin nhắn tức thời để giao tiếp.

Nghiên cứu còn cho thấy người lao động làm việc kém hiệu quả hơn trong các văn phòng mở. Từ góc độ quản lý, một yếu tố vô cùng quan trọng là chất lượng công việc cũng giảm theo.

Một giải pháp thay thế cho kiến ​​trúc mở là các nhóm nhỏ ngồi lại và làm việc với nhau trong một không gian riêng tư. Giải pháp này đem lại sức mạnh vô cùng lớn đối với việc nâng cao năng suất lao động.

Các nhân viên của chúng tôi đều bắt đầu làm việc từ các nhóm chức năng nhỏ, gồm 5-6 người.

Mỗi nhóm bao gồm: một nhà thiết kế chính (người sẽ làm việc song song với các nhà phát triển giao diện người dùng - UI và CSS), người phụ trách full stack, cùng với các chuyên gia nghiên cứu trải nghiệm người dùng (UX), nhà khoa học dữ liệu và nhiều chức năng cần thiết khác.

Chúng tôi thấy rằng một nhóm có thể hoạt động hiệu quả nhất là khi mỗi thành viên trong nhóm đều phải có những thế mạnh hoặc vai trò riêng biệt.

Để hỗ trợ các đội, chúng tôi cố gắng cung cấp cho mỗi người một không gian riêng. Mỗi nhóm sẽ có một phòng và trang bị đầy đủ: bảng trắng, bàn làm việc lớn, không gian trải dài và nhiều công cụ, thiết bị khác nhau.

Không gian riêng tư này giúp các nhóm luôn tập trung mà không cần tai nghe chống ồn. Tại đây, sẽ không có những yếu tố gây nhiễu của một văn phòng mở đầy đồng nghiệp.

Một nghiên cứu của Đại học Sydney cho thấy tiếng ồn là yếu tố số một khiến nhân viên khó chịu về các văn phòng có không gian mở. Và kết quả của việc phân tâm là: năng suất lao động thấp và tỷ lệ vắng mặt cao.

Đầu tư vào không gian làm việc hạn chế sự phân tâm không chỉ là một quyết định về nhân sự mà nó còn liên quan đến vấn đề tài chính. Nhóm Information Overload Research ước tính rằng sự mất tập trung khiến các công ty Mỹ tổn thất gần 1 nghìn tỷ USD mỗi năm.

Thay vì chiến đấu với sự phân tâm, các nhóm chức năng của chúng tôi chủ động hợp tác với nhau một cách cởi mở. Đồng thời các thành viên trong nhóm cũng trang bị cho mình tinh thần làm việc tích cực.

Những căn phòng này đã phát huy hiệu quả đáng kinh ngạc. Năng suất công việc của chúng tôi được cải thiện rất nhiều.

Ngay cả các văn phòng Facebook cũng có cái mà họ gọi là "breakaway pods" (nhóm ly khai). Khi nhận các dự án đòi hỏi sự tập trung cao độ hay sự bảo mật tuyệt đối thì đây là nơi mà các nhân viên của Facebook tìm đến.

Quy mô của một nhóm nhỏ tối ưu?

Chúng tôi không phải là những người duy nhất ủng hộ mô hình nhóm nhỏ. Năm 2014, các nhà nghiên cứu Albert Kao và Iain Couzin đã công bố một nghiên cứu chứng minh rằng:

Trong nhiều trường hợp, làm việc theo các nhóm nhỏ có thể tăng độ chính xác của quyết định. Bởi các nhóm nhỏ sở hữu những điều tốt nhất: sức mạnh của trí tuệ tập thể và không có sự ồn ào dư thừa của đám đông.

Có nhiều ý kiến khác nhau về quy mô tối ưu của một nhóm nhỏ.

Trong một cuốn sách của Harvard Business Press có viết:

7 là con số kỳ diệu. Với số lượng này, nhóm có thể đưa ra các quyết định hiệu quả. Nếu vượt qua con số đó, cứ bổ sung thêm 1 thành viên thì hiệu quả sẽ giảm đi 10%.

Phụ thuộc vào loại hình tổ chức, loại quyết định và dự án đang được xử lý mà các tổ chức được hình thành. Và tôi tin rằng nó là duy nhất.

Đối với chúng tôi, đôi khi yêu cầu 7 người trong mỗi nhóm là dư thừa. Nhưng đó là quyết định của mỗi công ty dựa trên hoàn cảnh kinh doanh của mình.

Văn phòng mở không có nghĩa là toàn bộ nhân viên của văn phòng đó sẽ cộng tác trong tất cả các dự án hoặc quyết định. Nhưng tôi cũng không nghĩ rằng nó có lợi để làm việc nhóm hiệu quả.

Điều tốt nhất cho công ty là gì?

Với công ty bạn, không phải thiết kế văn phòng nào cũng phù hợp và có thể áp dụng.

Mặc dù các nhà quản lý có thể thích kiến ​​trúc văn phòng mở, đặc biệt là vì lợi ích kinh tế. Nhưng ngày càng nhiều nhóm nghiên cứu chỉ ra những mặt trái của văn phòng mở.

Các phòng làm việc bình thường có thể khiến bạn cảm thấy ảm đạm. Nhưng có lẽ chúng không tệ về mặt năng suất.

Mai Lâm