Hoàn thành giai đoạn 1, TP.HCM đã số hóa toàn bộ các loại sổ đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử và nhận cha mẹ con được lưu trữ tại Sở Tư pháp TP.HCM; UBND quận, huyện, TP Thủ Đức và UBND xã, phường, thị trấn, tổng cộng hơn 11,7 triệu hồ sơ.

“Hòa mạng” vào hệ thống dữ liệu quốc gia

Trong số 11,7 triệu hồ sơ đã số hóa, có hơn 11,1 triệu hồ sơ đăng ký trước ngày 1-1-2016 đủ điều kiện chuyển chính thức lưu trên cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT) của Bộ Tư pháp và đã đồng bộ vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp hơn 10,7 triệu hồ sơ (đạt 97%).

Việc tạo lập dữ liệu số hóa sổ hộ tịch, kiểm tra, nghiệm thu được thực hiện đúng theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp; các trường thông tin được thu thập, số hóa đảm bảo quy định tại Nghị định 87/2020 (quy định về CSDLHTĐT, đăng ký hộ tịch trực tuyến). Việc này đã được công chức Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, công chức hộ tịch phường, xã, thị trấn trên địa bàn TP.HCM kiểm tra trước khi được Sở Tư pháp phê duyệt cho chuyển lưu chính thức trên hệ thống thông tin và đăng ký hộ tịch của Bộ Tư pháp, đảm bảo tính chính xác.

Việc đồng bộ dữ liệu là cơ sở để cắt giảm giấy tờ phải nộp, quy trình và thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Ảnh: HỮU ĐĂNG

Ngày 31-5-2022, UBND TP.HCM đã có công văn chấp thuận đề xuất của Sở Tư pháp TP.HCM về việc triển khai thực hiện thí điểm khai thác, sử dụng dữ liệu số hóa sổ hộ tịch TP.HCM.

Từ ngày 15-6-2022, TP.HCM thực hiện cấp bản sao trích lục kết hôn, bản sao giấy khai sinh, bản sao trích lục khai tử và bản sao trích lục đăng ký nhận cha mẹ con từ dữ liệu số hóa sổ hộ tịch tại kho dữ liệu dùng chung của TP.HCM cho cá nhân, không phụ thuộc vào nơi đã đăng ký, nơi lưu trữ sổ hộ tịch và nơi cư trú của người yêu cầu.

Ngoài ra, TP.HCM cũng thực hiện giảm các loại giấy tờ về hộ tịch phải nộp khi người dân thực hiện các thủ tục hành chính tại Sở Tư pháp và UBND quận, huyện, TP Thủ Đức; UBND phường, xã, thị trấn. Qua đó, bước đầu được dư luận, người dân đồng tình và đánh giá cao, tạo nhiều thuận lợi cho người dân trong việc xin cấp các bản sao giấy tờ hộ tịch.

Hộ tịch sẽ “không còn biên giới”

Tại Sở Tư pháp TP.HCM và các cơ quan đăng ký hộ tịch quận, huyện, TP Thủ Đức; xã, phường, thị trấn không yêu cầu người dân nộp các loại giấy tờ hộ tịch (đã có trong dữ liệu số hóa sổ hộ tịch của TP.HCM) khi làm các thủ tục có liên quan.

Ngày 3-11-2022, Sở Tư pháp đã có công văn đề xuất Bộ Tư pháp triển khai thí điểm tại TP.HCM về việc cấp bản điện tử giấy tờ hộ tịch từ dữ liệu số hóa sổ hộ tịch TP.HCM.

Việc cấp bản điện tử giấy tờ hộ tịch được thực hiện trên cơ sở quy định tại Điều 9 Thông tư 01/2022 của Bộ Tư pháp để thay cho giấy tờ hộ tịch bản giấy trong các giao dịch, thủ tục hành chính (thực hiện trực tuyến theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Nghị định 87/2020) hoặc khi làm thủ tục đăng ký hộ tịch trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch trong điều kiện CSDLHTĐT chưa vận hành thống nhất, là cơ sở để Bộ Tư pháp triển khai nhân rộng trong phạm vi cả nước.

Ông Nguyễn Triều Lưu, Trưởng phòng Hộ tịch - Quốc tịch Sở Tư pháp TP.HCM, nói: DLHTĐT có nghĩa là hộ tịch sẽ không còn biên giới nữa. Khi có kho dữ liệu hộ tịch cả nước, việc phục vụ cho người dân về truy cập thông tin đăng ký hộ tịch sẽ không lệ thuộc vào nơi đăng ký ban đầu và cũng không lệ thuộc vào nơi mình cư trú. Hiện giờ, chỉ mới TP.HCM làm được việc này.

Khi thực hiện các thủ tục hành chính, người dân sẽ không phải xuất trình hoặc nộp các loại giấy tờ hộ tịch mà dữ liệu hộ tịch của TP.HCM đang lưu trữ.

Để đạt được những kết quả này không hề đơn giản, đó là sự nỗ lực rất lớn của đội ngũ cán bộ tư pháp hộ tịch ở dưới cơ sở và quyết tâm của lãnh đạo các cấp.

Đề xuất cấp bản điện tử giấy tờ hộ tịch

Sở Tư pháp TP.HCM đang đề xuất cấp bản điện tử giấy tờ hộ tịch. Cái này hiện chưa triển khai được vì hạ tầng của Bộ Tư pháp chưa đáp ứng được.

TP.HCM tiếp tục hoàn thành việc số hóa các loại sổ hộ tịch còn lại như cải chính, thay đổi, bổ sung sổ hộ tịch; nhận con nuôi; ghi chú hộ tịch…

Ông NGUYỄN TRIỀU LƯU, Trưởng phòng Hộ tịch - Quốc tịch

Sở Tư pháp TP.HCM

Bổ sung trường dữ liệu về thời gian cư trú

Bên cạnh những thuận lợi, quá trình thực hiện, nhiều cái khó đã xuất hiện. Ông Bùi Nguyên Vũ, Chủ tịch UBND phường 5, quận Bình Thạnh, cho biết hiện nay TP.HCM kết thúc giai đoạn 1 số hóa hồ sơ hộ tịch. Quá trình thực hiện, có trường hợp khi tra cứu không có thông tin trên hệ thống, dẫn đến gặp khó khi thực hiện thủ tục trích lục.

“UBND phường đang lưu trữ hộ tịch của người dân từ năm 1994 trở về sau. Trước thời điểm này, thông tin được lưu tại UBND quận. Do vậy, vẫn có trường hợp trích lục tại phường không có thông tin (không có thông tin lưu trữ tại phường, chưa có thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch) nên phải đến UBND quận để làm thủ tục. Thực tế này tuy ít nhưng cần khắc phục” - ông Vũ nói.

Về hạ tầng, theo ông Trần Huy Phong, Chủ tịch UBND phường 5, quận Phú Nhuận, cho rằng khó khăn chung khi TP.HCM thực hiện chuyển đổi số, cung cấp dịch vụ công và triển khai cấp bản sao trích lục là vấn đề cơ sở vật chất và hạ tầng hệ thống còn hạn chế.

Ông Phong giải thích hiện nay việc mua sắm, đầu tư máy vi tính và các thiết bị cần thiết phục vụ chuyển đổi số tại các phường đang thực hiện mua sắm tập trung nên phải chờ lâu, thiếu sự chủ động. Cạnh đó là hệ thống cấp bản sao giấy tờ hộ tịch đôi khi còn chậm, nghẽn mạng.

Từ đó, ông Phong đề xuất được bổ sung cơ sở vật chất và nâng cấp hệ thống để phục vụ chuyển đổi số, phục vụ tốt hơn cho người dân.

Cũng trong lĩnh vực tư pháp hộ tịch, lãnh đạo các phường cho biết theo quy định thì người dân không cần cung cấp sổ hộ khẩu khi thực hiện thủ tục xin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Tuy nhiên, khi sử dụng CCCD và tra cứu thì lại không có trường dữ liệu thời gian cư trú của người dân (trước đây sổ hộ khẩu ghi rõ khoảng thời gian nào chuyển khẩu đến, thường trú từ thời điểm nào). Vì vậy khi thực hiện thủ tục này phải qua cơ quan công an xác minh, rất mất thời gian.

Do đó, các địa phương kiến nghị được phân quyền sử dụng để tra cứu thông tin của công dân đã được cập nhật trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, trong đó có thông tin về nơi cư trú của công dân để giải quyết nhanh chóng các thủ tục hành chính, nhất là thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân.

Đồng bộ, chuẩn hóa với dữ liệu dân cư

Trích lục hộ tịch giờ nhanh gọn hơn nhiều. Ảnh: HỮU ĐĂNG

Sở Tư pháp TP.HCM đã triển khai đến UBND quận, huyện và TP Thủ Đức; UBND xã, phường, thị trấn công tác phối hợp với công an xã, phường, thị trấn thực hiện việc rà soát, đối chiếu, kiểm tra, xác minh, xử lý đối với các trường hợp dữ liệu hộ tịch có sai khác trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo hướng dẫn của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) và Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội (Bộ Công an).

Việc đồng bộ, chuẩn hóa thông tin giữa DLHTĐT với dữ liệu dân cư là cơ sở để mở rộng khai thác DLHTĐT trong tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến trên hệ thông tin giải quyết thủ tục hành chính của TP.HCM. Việc đồng bộ còn là cơ sở để tái cấu trúc các thủ tục hành chính trực tuyến theo hướng cắt giảm giấy tờ phải nộp, quy trình giải quyết và thời gian giải quyết thủ tục hành chính.