Ngay cả khi đại dịch Covid-19 buộc các công ty trên khắp thế giới phải định hình lại địa điểm làm việc, các nhà nghiên cứu ở Iceland đã tiến hành 2 thử nghiệm về 1 tuần với ít ngày làm việc hơn. Nghiên cứu gồm 2.500 người lao động tham gia, tương đương hơn 1% dân số quốc gia này.

Họ nhận thấy, thử nghiệm này thành công vượt trội. Kết quả là người lao động có thể làm việc ít hơn, được trả mức lương như cũ nhưng vẫn duy trì được năng suất và cải thiện cuộc sống cá nhân.

Nghiên cứu của Iceland là một trong số những nghiên cứu quy mô lớn và chính thức về chủ đề này. Vậy những người tham gia đã thực hiện như thế nào và họ rút ra bài học gì cho phần còn lại của thế giới.

Thông thường, người lao động ở Iceland làm việc trung bình 44,4 giờ/tuần, cao thứ 3 trong số các quốc gia Eurostat vào năm 2018. Những người tham gia thử nghiệm đã giảm số giờ làm từ 3-5 giờ/tuần và vẫn nhận mức lương như cũ.

Bloomberg đã phỏng vấn 4 người, họ chia sẻ về một số nguyên nhân dẫn đến việc thay đổi lịch làm việc, cách quản lý thời gian để giảm giờ làm mà vẫn duy trì hiệu quả.

Hjalti Guðmundsson - giám đốc văn phòng điều hành đường bộ, cơ quan quản lý đất của chính phủ Iceland

Là giám đốc của cơ quan quản lý đất tại thủ đô Reykjavik, Hjalti phải quản lý một nhóm nhân viên khoảng 140 người. Hầu hết họ đều làm việc ngoài trời, với những công việc như bảo trì đường, dọn dẹp đường phố và làm vườn. Trước thử nghiệm, các nhân viên đã làm việc từ 7h sáng đến 5h30 chiều hoặc muộn hơn, dù từ 3h30 chiều trở đi được tính là làm thêm giờ.

Vì nhân viên phải làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau, nên Hjalti thử nghiệm 2 mô hình. Tại 1 số nơi, 4 trong số 5 ngày làm việc sẽ được giảm 1h làm, cho phép nhân viên kết thúc công việc lúc 4h chiều. Ngoài ra, nhân viên làm việc theo giờ bình thường từ thứ Hai đến thứ Năm và nửa ngày thứ Sáu với tiền lương không thay đổi.

Khi kết thúc thử nghiệm, nhóm nhân viên của Hjalti đều tỏ ra hài lòng. Hơn 90% cho biết họ muốn giảm bớt 1h làm việc trong 4 ngày của tuần.

Nhóm nhân viên làm việc ở văn phòng sẽ thực hiện những buổi họp ngắn hơn, còn nhóm nhân viên ở các địa điểm ngoài trời ít nghỉ ốm hơn. Họ cho biết, nhờ giảm bớt giờ làm, họ có thêm thời gian dành cho gia đình và sở thích cá nhân. Ngay cả Hjalti cũng có thể giảm bớt số giờ làm việc và chia sẻ rằng ông sẽ thực hiện mô hình mới này vào cuối năm nay.

Arna Hrönn Aradóttir - giám đốc dự án của Trung tâm dịch vụ Reykjavík, 1 trong 5 trung tâm dịch vụ xã hội cho trẻ em và gia đình do thành phố Reykjavik điều hành

Arna là một trong những người đầu tiên thử nghiệm việc giảm giờ làm vì nơi làm việc cho phép chị thực hiện vào năm 2015. Có 5 người con, Arna gặp nhiều khó khăn để cân bằng việc chăm sóc con cái, gia đình với công việc 8 tiếng mỗi ngày.

Nơi làm việc đã cho phép chị đăng ký khóa học quản lý thời gian. Tại đó, chị đã học cách rút ngắn giờ họp, giảm thời gian di chuyển giữa các địa điểm họp và sắp xếp lịch làm việc hiệu quả hơn.

Arna chia sẻ: "Hiện tại, tôi thấy mình tập trung vào công việc hơn. Trước đại dịch, tôi mất nhiều thời gian đi họp bằng ô tô. Nhưng giờ đây, tôi có thể ngồi trong văn phòng và họp qua máy tính. Vì thế, tôi đã giảm được 4 giờ làm việc trong tuần."

Chị từng làm việc 40 giờ/tuần, nhưng hiện chỉ làm 36 giờ/tuần với mức lương tương đương. Arna làm 8 giờ từ thứ Hai đến thứ Năm và 4 giờ vào thứ Sáu. Nhờ đó, chị đã có thời gian để tham gia khóa học thạc sĩ. Khi không đi học hay làm việc, chị đạp xe hoặc đi bộ, dành thời gian cho bản thân.

Sólveig Reynisdóttir - giám đốc trung tâm dịch vụ Reykjavik

Sólveig là cấp trên của Arna. Bà cho biết, trong thử nghiệm từ năm 2015, trung tâm đã rút ngắn 5 giờ làm việc, sau đó là 3 giờ và gần đây nhất là 4 giờ làm việc một tuần. Ở một số thời điểm, các nhân viên đã miễn cưỡng làm việc từ 35-37 giờ dù ít hơn trước khi thực hiện thử nghiệm.

Tuy nhiên, theo Sólveig, nhìn chung, trung tâm này nhận thấy sự thay đổi là tích cực. Năng suất làm việc vẫn được duy trì trong khi nhân viên hài lòng hơn với công việc, ít ngày được báo cáo nghỉ ốm hơn.

Giống như Arna, Sólveig cũng chia sẻ bà có thể duy trì hiệu quả công việc bằng cách rút ngắn các cuộc họp, họp trực tuyến nhiều hơn để tiết kiệm thời gian di chuyển. Bà cho biết, trên thực tế, tuần làm việc ngắn hơn đã thúc đẩy các nhân viên chăm chỉ hơn, dù đôi lúc có những dự án đòi hỏi nhiều thời gian hơn.

Saga Stephensen - giám đốc dự án giáo dục đa văn hóa cho các trường mầm non tại Reykjavik

Saga mới bắt đầu giảm giờ làm từ tháng 1. Chị và đồng nghiệp đã bỏ phiếu để có ngày nghỉ trọn vẹn vào thứ Sáu hàng tuần và làm việc theo giờ bình thường trong thời gian còn lại. Chị được công ty đăng ký tham gia khóa học quản lý thời gian như Arna. Cơ quan làm việc cho phép họ không họp vào thứ Sáu và hoàn thành các dự án, công việc vào cuối tuần.

Saga cho hay: "Thay đổi đó là điều đáng mừng vì chúng tôi có rất nhiều cuộc họp. Bạn nên suy nghĩ xem cuộc họp đó có thực sự cần thiết hay không."

Phải mất một thời gian, Saga và đồng nghiệp mới làm quen được với lịch làm việc mới. Vào những tuần được nghỉ thứ Sáu, đôi khi chị lại phải làm nhiều giờ hơn vào những ngày còn lại. Nhưng nhìn chung, mọi người đều hài lòng với lịch làm việc mới.

Vào thứ Sáu, Saga thường dành thời gian làm việc nhà, gặp gỡ gia đinh và bạn bè, thỉnh thoảng đi du lịch ngắn ngày. Chị cũng cảm thấy thoải mái hơn khi trở lại với công việc sau những kỳ nghỉ gần đây. Saga chia sẻ: "Tôi không cảm thấy hụt hẫng khi kỳ nghỉ kết thúc, vì sắp tới vẫn còn những kỳ nghỉ khác."

Tham khảo Bloomberg