Thiếu công cụ giúp doanh nghiệp nhận diện hóa đơn điện tử giả

Chánh Trung

(TBKTSG Online) - Tình trạng xuất hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) giả cũng như những thiếu sót cần phải khắc phục trong hệ thống kiểm tra HĐĐT đã khiến không ít doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh loay hoay, lo lắng. Doanh nghiệp cũng lúng túng khi cần kiểm tra HĐĐT có hợp lệ hay không vì hiện đang thiếu một cổng thông tin chính thức để tra cứu thông tin từ ngành thuế.

Doanh nghiệp cần kiểm tra cẩn thận để tránh nhận phải HĐĐT giả. Ảnh minh họa: Tiki là một trong những nhà bán lẻ sơm sử dụng hóa đơn điện tử kèm theo công cụ tra cứu. Ảnh: Nhuận Mẫn.

Trong lĩnh vực tài chính kế toán HĐĐT là hình thức mới đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng vì sự tiện lợi, tiết kiệm, nhanh chóng… . Thế nhưng, hiện nay đã xuất hiện tình trạng làm giả HĐĐT nhằm trục lợi bất chính, sử dụng vào các mục đích xấu. Tình trạng này đã khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng, bất an.

Làm giả cả... trang web tra cứu

Ông Nguyễn Hoàng Dũng, giám đốc một công ty xây dựng tại TPHCM, chia sẻ từ trước đến nay công ty của ông nhận HĐĐT từ đối tác mà không phải lo lắng gì vì tin tưởng vào đối tác. Đội ngũ kế toán viên của doanh nghiệp cũng kiểm tra lại các thông tin trên HĐĐT bằng file PDF cũng như file XML đi kèm. Cũng chính vì tin tưởng các đối tác nên doanh nghiệp chưa bao giờ nghi ngờ gì về HĐĐT giả mạo.

"Nghe thông tin có HĐĐT giả mạo gần đây chúng tôi rất lo lắng vì nó liên quan đến thuế, có thể ảnh hưởng lớn đến việc kinh doanh của công ty. Một số đối tác của chúng tôi sử dụng dịch vụ HĐĐT của bên thứ ba mà nếu bên thứ ba này làm giả HĐĐT thì chúng tôi cũng khó mà phát hiện được”, ông Dũng bộc bạch.

Còn bà Lê Thanh Hà, chủ một doanh nghiệp in ấn tại TPHCM thì cho biết: “Công ty chúng tôi kinh doanh và làm việc với các đối tác trên cả nước và mỗi tháng nhận HĐĐT của hàng chục đối tác khác nhau. Chúng tôi có nhận được cảnh báo về HĐĐT giả từ công ty dịch vụ phần mềm kế toán, chúng tôi đã triển khai rà soát kỹ các HĐĐT nhận được để tránh các nguy cơ có thể xảy ra.

Tuy nhiên. bà Hà vẫn lo lắng vì hiện nay các đối tác mỗi nơi lại sử dụng mỗi loại HĐĐT khác nhau, cổng kiểm tra cũng khác nhau. Mỗi lần đối tác gửi hóa đơn là doanh nghiệp phải kiểm tra lại từng loại, từng nơi rất vất vả, mất thời gian. Nếu có HĐĐT giả thì rất nguy hiểm vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, hoạt động kinh doanh của công ty và còn ảnh hưởng đến các đối tác làm ăn chân chính.

Softdreams, nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT mang thương hiệu EasyInvoice, cho biết cũng đã gặp phải tình trạng giả mạo kênh tra cứu HĐĐT EasyInvoice với giao diện giống đến 98% trang tra cứu chính thống để thực hiện một số mục đích như: đề nghị khách hàng thanh toán hóa đơn, phát hành hóa đơn giả để trốn thuế… Đây là vấn đề nghiêm trọng gây ảnh hưởng xấu đến lợi ích của khách hàng và sự uy tín của Softdreams. Do đó, khách hàng cần đề cao cảnh giác về tình trạng lừa đảo này.

Hiện tại trên Cổng thông tin ngành thuế, doanh nghiệp chỉ mới kiểm tra được thông tin về đơn vị phát hành hóa đơn và tình trạng mã số thuế mà chưa kiểm tra được HĐĐT thật hay giả.

Cách kiểm tra HĐĐT hợp lệ

Từ ngày 1-7-2022, theo quy định các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế,… bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hoàn toàn HĐĐT. Do vậy, để khởi tạo và sử dụng HĐĐT hiệu quả, tránh những sai sót gây tổn thất về kinh tế… người dùng, doanh nghiệp cần hết sức cảnh giác, thận trọng khi sử dụng HĐĐT.

Vì đặc điểm “điện tử” chứ không phải loại hình “vật lý” như hóa đơn giấy mà doanh nghiệp, cá nhân cũng khá lúng túng trong việc xác định liệu HĐĐT mà mình nhận qua email hay bản thể hiện giấy có hợp pháp và hợp lệ để thuận tiện trong công tác hạch toán thông thường như hóa đơn giấy hay không.

Các nhà phát triển dịch vụ HĐĐT cho biết thực tế nhiều kế toán chủ quan cho rằng HĐĐT thật chính là file PDF được gửi từ người bán qua email. Tuy nhiên rất có thể kế toán nhận phải những email hóa đơn mạo danh của các đối tượng xấu gửi đến nhằm trục lợi cá nhân. 

Hóa đơn chỉ được xem là hợp pháp khi bên bán đã gửi thông báo phát hành cho cơ quan thuế trước khi sử dụng; khi xuất hóa đơn thì mã số thuế bên bán phải đang ở tình trạng hoạt động; và mẫu số, ký hiệu và các thông tin khác của bên bán trên hóa đơn đúng với thông tin đã nộp thông báo phát hành cho cơ quan thuế.

Đại diện Trung tâm HĐĐT FPT, nhà phát triển hóa đơn điện tử FPT.eInvoice, cho biết nhiều người nghĩ là mở file HĐĐT XML bằng iTaxviewer là có thể kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của HĐĐT. Tuy nhiên trên thực tế, iTaxviewer chỉ đọc được các loại tờ khai hay một số thông báo của Tổng cục thuế kết xuất từ phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK hay từ eTax tải về.

Còn theo đại diện nhà phát triển HĐĐT VNPT-Invoice, để biết chính xác HĐĐT là thật thì người dùng, doanh nghiệp sau khi nhận được HĐĐT nên kiểm tra lại lần nữa qua các phương thức kiểm tra đã được nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT triển khai.

Khi nhận được email thông báo phát hành HĐĐT thì có thể click trực tiếp vào vào link đi kèm trong email để xem, in, tải về HĐĐT. Bên cạnh đó người dùng, doanh nghiệp có thể tra cứu HĐĐT bằng cách truy cập vào website lưu trữ của đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT và nhập mã tra cứu hay mã giao dịch để thực hiện tra cứu.

Cần có cổng kiểm tra chung

Hiện tại Việt Nam có hàng chục nhà cung cấp giải pháp HĐĐT khác nhau. Mỗi nhà cung cấp lại có giải pháp và thiết kế chuẩn HĐĐT khác nhau, cách thức kiểm tra thông tin, thật giả cũng khác nhau. Do vậy vấn đề đặt ra là nếu một doanh nghiệp, nhà kinh doanh giao dịch với hàng chục, hàng trăm đối tác. Mà mỗi đối tác lại sử dụng giải pháp của một nhà cung cấp khác nhau thì làm sao kiểm tra chính xác được hết tất cả?

Còn nhiều doanh nghiệp khác thì thắc mắc là làm sao biết HĐĐT mình nhận được có đúng chuẩn hay không? Hiện vẫn chưa có một quy chuẩn chung nào cả cho file PDF, XML của HĐĐT cũng như không có cổng kiểm tra chung của cơ quan quản lý thuế cho tất cả các HĐĐT khác nhau.

Theo các chuyên gia hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn tin rằng file PDF của HĐĐT được gởi đến là chính xác và đầy đủ mà không biết rằng còn phải đi kèm file XML (là file dữ liệu hay file gốc của hóa đơn) và link để kiểm tra HĐĐT. Dữ liệu trên file PDF và file XML còn phải trùng khớp với nhau thì mới được coi là HĐĐT thật.

Ông Võ Đỗ Thắng, Giám đốc Trung tâm đào tạo An ninh mạng ATHENA cho biết: “Việc tạo ra HĐĐT giả mạo về mặt kỹ thuật là hoàn toàn có thể làm được thậm chí là rất dễ dàng, không có gì khó khăn. Kẻ xấu có thể sử dụng các công cụ kỹ thuật chỉnh sửa hóa đơn PDF, XML, tạo ra các trang web giả mạo, cung cấp đường link kiểm tra hóa đơn giả mạo để lừa người dùng, doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp khi nhận HĐĐT chỉ kiểm tra mỗi file PDF mà không kiểm tra file XML hay không biết cách kiểm tra file XML nên bỏ qua. Khi tạo ra HĐĐT giả mạo kẻ xấu có thể sử dụng vào mục đích thu thập thông tin cá nhân, lừa đảo chiếm đoạt tiền. Việc giả mạo này sẽ gây thiệt hại về kinh tế lớn cho người dùng, doanh nghiệp”.

Để hạn chế HĐĐT giả mạo thì cần có một cổng kiểm tra dùng chung cho tất cả các loại HĐĐT. Bên cạnh đó cần phải chuẩn hóa mẫu PDF, file XML của HĐĐT cũng như xây dựng phần mềm chuẩn kiểm tra các file XML để tất cả các doanh nghiệp đều dùng được.

Hay đơn giản hơn là sử dụng QR Code, mã vạch kiểm tra trong các HĐĐT để doanh nghiệp kiểm tra trên hệ thống của cơ quan thuế. Sau khi sử dụng QR Code, mã vạch kiểm tra, đổi chiếu trên hệ thống của cơ quan thuế mà khớp thông tin thì dễ dàng xác định được HĐĐT là thật hay giả, ông Võ Đỗ Thắng cho biết thêm.

Mặc dù có nhiều hoang mang, lo lắng song các chuyên gia cho rằng người dùng, doanh nghiệp nếu sử dụng HĐĐT của nhà cung cấp uy tín, có nền tảng công nghệ hiện đại thì tạm thời có thể hạn chế tối đa những rủi ro. Trên cơ sở này, các doanh nghiệp cần lựa chọn những đơn vị cung cấp HĐĐT tin cậy và có tầm nhìn cũng như giải pháp khắc phục rủi ro hiệu quả. Với hiện tượng HĐĐT giả nêu trên, hiện rất cần phải đặt ra yêu cầu chuẩn hóa HĐĐT và những chỉ tiêu về HĐĐT.