Áp lực cải thiện quản lý thời hậu COVID

Các phòng khám nha khoa tại Việt Nam thường được phân chia thành một số mảng phân khúc chính: (1) các phòng khám thuộc chuỗi phòng khám, (2) các phòng khám lẻ nhưng quy mô lớn, và (3) các phòng khám lẻ có quy mô vừa và nhỏ.

Về mặt công nghệ và kỹ thuật thì cả các phòng nha vừa và nhỏ cũng có nhiều cơ hội để tập huấn và ứng dụng các kỹ thuật và sản phẩm mới. Nhưng về mặt quản lý thì rất nhiều phòng nha nhỏ chưa có được hệ thống quản lý vận hành hiệu quả, và đôi khi các bác sĩ cũng có băn khoăn nhưng không quá chú tâm để giải quyết.

"Trước đây phòng khám của mình chủ yếu vẫn quản lý theo phương pháp thủ công là dùng sổ giấy và excel là chủ yếu. Thật ra cách làm này nếu cố gắng thì vẫn dùng được, nhưng không thật sự hiệu quả." Bác sĩ Ngọc Anh, trưởng phòng khám nha khoa Ngọc Anh (Quận 12) cho biết.

Tại phòng khám của bác sĩ Ngọc Anh có 5 nhân sự, bao gồm cả bác sĩ và phụ tá, là một phòng khám dạng vừa và nhỏ rất phổ biến. "Về phần chuyên môn thì mình hoàn toàn tự tin vì có nhiều cơ hội và luôn cập nhật kiến thức mới, nhưng khi quy mô phòng khám tăng dần lên thì mình vẫn luôn trăn trở với việc tăng cường hiệu quả quản lý, đặc biệt là qua giai đoạn COVID-19 vừa rồi."

"Mình bắt đầu bằng việc cải thiện hệ thống phần mềm quản lý phòng khám. Trên thị trường cũng có nhiều phần mềm như vậy, nên bản thân mình cũng phân vân khi lựa chọn nhưng tiêu chí chọn lựa của mình là: phải đơn giản và dễ sử dụng để mọi người dùng được liền, không bị nản vì quá phức tạp, và chi phí nhỏ để không là gánh nặng thu chi, và nếu được thì có khả năng tích hợp và mở rộng liên kết với các đối tác." là lý do để bác sĩ Ngọc Anh quyết định lựa chọn phần mềm DEPA Clinic.

Không chỉ là phần mềm quản lý riêng lẻ

DEPA Clinic là phần mềm quản lý dành cho các phòng khám nha khoa, đặc biệt là các phòng khám vừa và nhỏ. Sản phẩm dùng nền tảng công nghệ đám mây nên không cần cài đặt trên máy tính, không giới hạn số người trong mỗi phòng khám, đồng thời có hỗ trợ bằng ứng dụng trên điện thoại thông minh với giao diện dễ sử dụng.

"Bản thân mình đã làm trong ngành nha khoa, được nghe nhiều ý kiến của các bác sĩ và trợ thủ phòng nha, nên mình cùng đội ngũ phát triển luôn cố gắng hướng đến một sản phẩm cơ bản và không quá phức tạp, để các phòng khám vừa và nhỏ sử dụng tiện lợi", Lê Phương Trinh – trưởng nhóm phát triển giải pháp của DEPA Clinic – tâm sự.

Bên cạnh việc giải quyết vấn đề trước mắt của các phòng nha là quản lý nội bộ một cách có hệ thống và rõ ràng, nhóm phát triển DEPA đã hướng đến phát triển một hệ sinh thái (eco-system) dành riêng cho nha khoa, bao gồm:

DEPA Clinic: phần mềm quản lý phòng khám nha khoa

DEPA Lab: phần mềm quản lý giao nhận cho phòng lab nha khoa

DEPA Mer: phần mềm bán hàng trực tuyến từ nhà phân phối đến các phòng khám

DEPA Web: trang giới thiệu thông tin nha khoa

Các phòng khám nha khoa chỉ cần đăng nhập DEPA Clinic thì có thể kết nối với toàn hệ sinh thái DEPA, từ đó không chỉ cải thiện hệ thống quản lý nội bộ mà còn cải thiện quy trình làm việc với các đối tác và cả khách hàng.

Mà còn là nền tảng kết nối tất cả đối tác trong ngành

Lâm Công Bằng – trưởng phòng kinh doanh của MTC Pharma (đơn vị phát triển hệ thống DEPA) – cho biết: "Có thể nói DEPA là một ý tưởng khá lạ trong ngành nha khoa tại Việt Nam, khi mà các hệ thống đã có chưa kết nối và tận dụng nguồn lực chung mà vẫn đảm bảo lợi thế kinh doanh. Nhiều đối tác hiện tại của chúng tôi cũng đang làm việc để tham gia vào hệ sinh thái này."

Chuỗi phần mềm DEPA đã được phát triển từ khi chưa ai hình dung ra được sự ảnh hưởng nặng nề của COVID-19, và đến nay đã và đang được các đơn vị sử dụng đánh giá khi có mặt đúng thời điểm, khi mà sức ép về mặt nhân sự, yêu cầu cắt giảm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động trong và sau khủng hoảng kinh tế ngày càng là những vấn đề quyết định sự sống còn của các doanh nghiệp, mà trong đó các đơn vị của ngành nha khoa cũng không là một ngoại lệ.

"Khi thị trường ngày càng cạnh tranh hơn, cũng như khủng hoảng kinh tế do COVID-19 gây ra, sự thay đổi trong nhận thức về quản lý và hiệu quả hoạt động của phòng khám là vấn đề mà mình nhận thức rất rõ và thay đổi một cách quyết liệt để tận dụng cơ hội đó." – đó là tâm sự rất chân thành của bác sĩ Ngọc Anh về định hướng quản lý.

Ánh Dương