Việc thu được kết quả sẽ phụ thuộc vào việc bạn không ngừng tự đặt ra cho mình 4 câu hỏi sau:

- Hoạt động giá trị cao của tôi là gì? Trong những việc bạn làm, đâu là những việc góp phần tạo ra giá trị lớn nhất cho công việc và tổ chức? Đó sẽ là những việc mà bạn nên tập trung.

- Các khía cạnh kết quả chính yếu của tôi là gì? Hiếm khi có nhiều hơn 5 hay 7 khía cạnh kết quả chính yếu cho bất kỳ vị trí nào trong tổ chức. Đây là những khía cạnh bạn chắc chắn phải đạt được để có kết quả tốt nhằm làm tròn trách nhiệm của mình. Khi xác định được 4 khía cạnh kết quả chính yếu, bạn phải xác lập các tiêu chuẩn hiệu quả hoạt động cao nhất và đáp ứng các tiêu chuẩn đó: Hãy nhớ rằng những người khác đang dõi theo bạn.

- Đâu là những việc mà tôi (và chỉ tôi) có thể làm và nếu được thực hiện tốt, chúng sẽ tạo nên sự khác biệt thật sự cho công ty? Bạn có những trách nhiệm và nhiệm vụ mà chỉ có bạn phải thực hiện; nếu bạn không làm, chúng không thể được hoàn thành.

- Đâu là cách sử dụng thời gian mang lại giá trị cao nhất cho tôi? Đây là câu hỏi then chốt. Có những nhiệm vụ mà chỉ có bạn mới có thể hoàn thành, nhưng lại có quá nhiều lãnh đạo không hoàn thành trách nhiệm bởi họ bị cuốn vào những trách nhiệm và nhiệm vụ không phải là của mình. Các nhà lãnh đạo xuất sắc nhất biết họ được trả lương để làm việc gì – và đâu là việc họ không được trả lương để làm.

Xác lập các ưu tiên

Một trong những kỹ năng chính yếu để gặt hái được kết quả là biết cách xác lập các ưu tiên. Việc xác định các hoạt động có giá trị cao thôi không đủ. Các nhà lãnh đạo không ngừng đặt ra các ưu tiên sao cho lúc nào họ cũng chỉ làm những công việc giá trị cao và quan trọng nhất.

Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để xác lập mức độ ưu tiên cho công việc là sử dụng phương thức ABCDE. Phương thức này đòi hỏi bạn phải lên một danh sách các công việc, rồi sau đó xét thứ hạng ưu tiên cho chúng. Công việc được loại "A" là công việc quan trọng, đây là công việc bạn phải làm. Nếu không, những hậu quả lớn sẽ xảy ra. Bạn sẽ có ít nhất một công việc loại "A". Trong trường hợp có nhiều hơn một công việc loại A, hãy gắn nhãn các công việc là A-1, A-2, A-3, v.v...Trong đó, A-1 là công việc quan trọng nhất, tiếp theo là A-2.

Một công việc loại "B" là việc nên thực hiện và nếu bạn để mặc nó, các hệ quả cũng sẽ xảy ra. Tuy nhiên, những hệ quả này không tồi tệ hay nguy hiểm như khi một công việc loại A không được thực hiện. Đừng bao giờ chuyển sang công việc loại B, khi bạn vẫn còn công việc loại A phải làm.

Công việc loại "C" là công việc làm được thì tốt, nhưng chẳng có hệ quả gì xảy ra nếu bạn không làm. Đọc một tạp chí hay một tờ báo có thể thú vị và giúp bạn theo kịp tình hình chính trị hay tin tức thể thao, nhưng nó không phải là nhiệm vụ đóng góp gì cho công việc của bạn. Đừng bao giờ chuyển sang công việc loại C, khi công việc loại B vẫn còn dang dở.

Công việc loại "D" là bất kỳ việc gì mà bạn có thể ủy quyền thực hiện cho người khác. Một trong những quy tắc lãnh đạo quan trọng là bạn nên ủy quyền cho người khác thực hiện những công việc có thể ủy quyền. Những việc mà chỉ có bạn mới có thể đảm nhiệm đã chiếm trọn thời giờ của bạn; vì vậy bạn không nên dành thời gian cho những công việc loại "D" nữa. 

Hãy đặt cho mình câu hỏi: "Đâu là việc mà tôi và chỉ tôi mới có thể làm để tạo nên sự khác biệt to lớn cho công ty?" Nếu một công việc không rơi vào nhóm này, hãy giao việc đó cho người khác. Quy tắc ưu tiên tiếp tục như sau: Không bao giờ chuyển sang công việc loại D, khi vẫn còn công việc loại C chưa hoàn thành.

Công việc loại "E" là công việc cần loại bỏ. Nó thậm chí không nên được nhắc tới. Nó không gây ra hệ quả gì, nhưng cũng không mang lại lợi lộc gì. Có lẽ nó là công việc từng có ý nghĩa quan trọng trong quá khứ, nhưng giờ đã trở nên lỗi thời. Hoặc có lẽ nó là công việc không nên thực hiện chút nào. Đây chính là thời điểm để loại bỏ nó.

Chìa khóa để phương thức ABCDE phát huy tác dụng là không bao giờ làm một công việc có độ ưu tiên thấp hơn khi công việc có mức ưu tiên cao hơn vẫn còn dang dở. Tôi nhấn mạnh nguyên tắc này, bởi nói thì dễ, nhưng hãy nhớ làm thì khó hơn nhiều.

Tập trung toàn bộ nhân lực vào hiệu quả

Song song với việc tập trung vào những kết quả riêng, các nhà lãnh đạo cũng luôn giảng giải để những người khác hiểu rõ các khía cạnh kết quả chính yếu của họ và thúc đẩy họ xác lập mục tiêu ở những nhiệm vụ mang lại giá trị cao. Các nhà lãnh đạo biết rằng khả năng xác lập mối ưu tiên và tập trung vào những khía cạnh có thể tạo ra sự khác biệt chủ yếu là chìa khóa để tạo nên hiệu quả làm việc ở nhân viên, cũng như tổ chức và nhà lãnh đạo.

Nếu bạn đang làm những việc nằm ngoài khía cạnh kết quả chính yếu, thì cho dù bạn làm chúng xuất sắc đến đâu, những kết quả đó cũng vô giá trị. Nhưng nếu làm một hoặc hai nhiệm vụ ưu tiên cao thật tốt, bạn có thể đóng góp những giá trị to lớn và đáng kể cho tổ chức.

Thảo Nguyên