1. Sales Admin là gì?

Hiểu một cách đơn giản thì Sales Admin (hay còn được biết đến với tên đầy đủ là Sales Administrator) là thư ký phòng kinh doanh hay trợ lý kinh doanh, làm việc dưới sự kiểm soát, điều hành của giám đốc kinh doanh hoặc trưởng phòng. Nhiệm vụ chính của Sales Admin là phối hợp với các bộ phận khác nhằm hỗ trợ các hoạt động kinh doanh, bán hàng được thực hiện và hoàn thành một cách tốt nhất, mang lại nguồn lợi nhuận cao cho công ty.

Sale Administrator trong quá trình làm việc sẽ báo cáo trực tiếp về doanh số, tình hình kinh doanh và các vấn đề liên quan với giám đốc kinh doanh hoặc trưởng bộ phận và nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ họ.

2. Nhiệm vụ của Sales Admin đối với mỗi doanh nghiệp

Có thể nói, Sale Admin giữ vai trò khá quan trọng đối với việc phối hợp thực hiện các hoạt động trong phòng kinh doanh của doanh nghiệp với những nhiệm vụ chính sau đây.

2.1 Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Thông tin đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được gửi đến công ty thông qua website, thư đặt hàng, email, điện thoại hoặc từ các telesale, đại diện bán hàng của doanh nghiệp. Sale Administrator lúc này có nhiệm vụ kiểm tra thông tin, tình trạng của các đơn đặt hàng nhằm đảm bảo khách hàng đã cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết về sản phẩm/dịch vụ mà họ đặt hàng như: số lượng, giá cả, chiết khấu,...

Trường hợp sai thông tin, cần bổ sung một số thông tin cần thiết hay có bất kỳ nội dung nào chưa hiểu rõ về đơn đặt hàng có liên quan đến các sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp thì Sales Administrator sẽ là người trực tiếp liên hệ lại và làm rõ.

2.2 Nhập đơn hàng vào hệ thống

Sau khi đã xác nhận đơn hàng, Sales Administrator sẽ tiến hành nhập thông tin vào hệ thống máy tính để chuyển giao cho các bộ phận tiếp theo có liên quan như bộ phận kho, sản xuất, điều phối và giao hàng xử lý.

Tiếp đến, họ sẽ thực hiện kiểm tra lại tình trạng thanh toán, tín dụng, hạn mức công nợ của khách hàng với doanh nghiệp để phát hành đơn đặt hàng, cho phép gửi đi hoặc sản xuất.

Ngoài ra, Sales Administrator cũng chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của thông tin liên hệ nhận hàng của khách hàng, bổ sung, cập nhật các thay đổi thông tin nếu có. Khi đơn đặt hàng đã hoàn tất, họ sẽ yêu cầu, nhắc nhở bộ phận kế toán lên hóa đơn và gửi khách hàng.

2.3 Quản lý thông tin hồ sơ của đối tác, khách hàng

Toàn bộ các thông tin có liên quan đến khách hàng hiện đang thực hiện giao dịch với công ty sẽ do Sale Admin quản lý và tiến hành cập nhật khi có thay đổi. Bên cạnh đó, họ cũng sẽ chịu trách nhiệm tạo hồ sơ cho khách hàng mới, bao gồm: tên của người đại điện quản lý, thông tin chi tiết về cách thức liên lạc, đơn đặt hàng và hóa đơn.

Việc quản lý thông tin, hồ sơ khách hàng một cách chi tiết sẽ giúp các Sales Administrator có thể cung cấp đầy đủ và chính xác các dữ liệu cần thiết, hữu ích cho những báo cáo bán hàng. Đây chính là cơ sở để bộ phận kinh doanh xây dựng kế hoạch kinh doanh thương hiệu, phối hợp thực hiện các chiến dịch tiếp thị với bộ phận Marketing một cách hiệu quả.

2.4 Hỗ trợ, tư vấn bán hàng

Ngoài các nhiệm vụ nêu trên thì Sale Admin cũng tham gia hỗ trợ bán hàng bằng cách thực hiện các yêu cầu từ khách hàng như: cung cấp thông tin về thời gian giao hàng, báo giá,...

3. Mô tả công việc Sale Admin

Tùy vào chuyên ngành cũng như quy mô, loại hình kinh doanh của doanh nghiệp mà công việc của Sale Admin sẽ mang những đặc trưng riêng về thẩm quyền, cách phối hợp. Song, về cơ bản thì họ sẽ đảm nhận những công việc sau đây.

● Hỗ trợ phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch công tác, theo dõi sát sao tiến độ triển khai công việc, đôn đốc, nhắc nhở các thành viên trong bộ phận hoàn thành công việc đúng theo kế hoạch đã đề ra.

● Soạn thảo cũng như quản lý các văn bản hành chính có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như thư chào hàng, báo giá, lên hợp đồng, điều phối đặt hàng, giao hàng,...

● Liên hệ với đối tác hoặc khách hàng để tư vấn, hỗ trợ họ trong suốt quá trình thực hiện hoạt động hợp tác, kinh doanh.

● Theo dõi, thu thập và giải quyết các nhu cầu, phản hồi từ khách hàng, đối tác trên các phương tiện truyền thông đại chúng như các trang mạng xã hội, website hay diễn đàn.

● Cập nhật các dữ liệu về tình hình hoạt động của bộ phận kinh doanh để báo cáo lên ban lãnh đạo của công ty.

● Hỗ trợ trưởng bộ phận thực hiện những công việc hành chính cũng như một số công việc hỗ trợ khác cho bộ phận bán hàng theo chỉ đạo trực tiếp của cấp trên.

4. Học ngành nào để ra làm vị trí Sales Admin?

Vị trí Sale Administrator mang tính chất bao quát khá cao, không quá chuyên sâu vào một lĩnh vực nhất định, cốt yếu là các kiến thức về quản trị, kinh doanh. Do đó, nếu có mong muốn theo đuổi công việc này, bạn nên học chọn lọc một trong số các chuyên ngành như:

● Quản trị văn phòng.

● Quản trị kinh doanh.

● Kinh tế học.

● Kinh doanh thương mại.

● Kế toán.

● Marketing.

● Luật kinh tế.

● …

Có nhiều kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kinh doanh, buôn bán hay có kiến thức chuyên môn đa dạng về các ngành nghề trong lĩnh vực kinh doanh sẽ là một ưu điểm lớn, giúp bạn nâng cao khả năng thành công với nghề.

5. Yêu cầu công việc đối với vị trí nhân viên Sales Admin

Khi làm việc tại vị trí nhân viên Sales Administrator, bạn cần đáp ứng một số yêu cầu công việc sau đây.

● Có kinh nghiệm làm việc với vai trò là đại lý hỗ trợ bán hàng hoặc quản trị viên bán hàng.

● Kinh nghiệm thực tế trong sử dụng các phần mềm Microsoft Office (đặc biệt là Excel), CRM.

● Hiểu được các chỉ số có liên quan đến hoạt động bán hàng.

● Có tinh thần chủ động, tận tâm và nỗ lực trong công việc, tính cách tỉ mỉ, cẩn thận.

● Có thể đáp ứng được thời gian làm việc một cách linh hoạt.

● Có các chứng chỉ về bán hàng, tiếp thị hay các lĩnh vực có liên quan sẽ là một điểm cộng.

(Còn tiếp)