Nếu đôi khi bạn cảm thấy thất vọng về số lượng công việc mình hoàn thành trong ngày, thì bạn không đơn độc. Nghiên cứu chỉ ra rằng chỉ có 26% người rời văn phòng sau khi xong việc mà họ đã đề ra. Thông thường bạn sẽ cảm thấy như thể bạn rất bận rộn nhưng không làm được việc gì quan trọng. 

Tất nhiên, sống không phải là để trở thành một robot năng suất, trong đó mỗi giây đều được tối ưu hóa. Nhưng chúng ta muốn mình sắp xếp mọi thứ thật tốt và hiệu quả trong việc theo đuổi các mục tiêu và giải quyết các vấn đề quan trọng. Trước hết, chúng ta nên hiểu những sai lầm về tinh thần thường khiến chúng ta không thể tập trung và làm việc quan trọng. 

Dưới đây là 5 lỗi phổ biến:

1. Bạn đánh giá quá cao lượng thời gian tập trung mà bạn có trong một ngày điển hình.

Các dự án sáng tạo dài hạn, tư duy chiến lược, kỹ năng và xây dựng mối quan hệ đòi hỏi sự tập trung cao độ. Bạn có thể dễ dàng lạc quan nghĩ rằng mình có cả ngày, hoặc thậm chí vài giờ cho loại công việc đó, và sau đó lập kế hoạch ưu tiên dựa trên giả định đó. 

Tuy nhiên, đối với nhiều người trong chúng ta, các cuộc họp, email, Slack, cuộc gọi đến và "câu hỏi đột xuất" chiếm một phần đáng kể thời gian của chúng ta tại văn phòng. Dữ liệu tổng hợp từ ứng dụng theo dõi thời gian RescueTime cho thấy: mọi người chỉ có khoảng 1 giờ 12 phút không bị gián đoạn trong một ngày.

Nếu bạn thừa nhận mình không có nhiều thời gian cho công việc cần sự tập trung, bạn có thể tàn nhẫn hơn và đừng để bị rơi vào sao nhãng trong những khoảng thời gian nhất định. Khi bạn có 60 đến 90 phút, hãy cố gắng tập trung vào các mục tiêu toàn cảnh (làm những việc nhạy cảm về thời gian). 

Ngoài ra, hãy nhớ rằng ngay cả những dự án phức tạp và quan trọng cũng có một số nhiệm vụ quản trị liên quan đến chúng (ví dụ: tìm kiếm tài liệu tham khảo khi viết sách) mà không đòi hỏi nhiều sự tập trung hoặc sáng tạo. Để dành thời gian cho công việc khó hơn, hãy xác định những việc cần làm và sắp xếp chúng vào 15 phút rảnh rỗi nghỉ giải lao giữa các cuộc họp, hoặc những khoảng thời gian rảnh dài hơn nhưng bạn nghĩ sẽ bị gián đoạn.

2. Bạn bỏ qua những phương pháp bền vững đã được kiểm chứng dù chúng quá nhàm chán hoặc quá đơn giản.

Nếu bạn sử dụng nhiều tài liệu về năng suất, có thể bạn đã quen thuộc với nhiều khái niệm cốt lõi từ tâm lý học hành vi-nhận thức. Ví dụ: nếu bạn hình thành "ý định thực hiện", bạn có nhiều khả năng sẽ làm theo. Điều này liên quan đến việc lập kế hoạch: khi nào và ở đâu bạn sẽ thực hiện một nhiệm vụ và cách bạn vượt qua những trở ngại sẽ gặp phải.

Tương tự như vậy, trước đây bạn có thể đã đọc về việc giảm số lượng quyết định bạn đưa ra trong một ngày sẽ làm giảm sự mệt mỏi về tinh thần và cải thiện ý chí của bạn. Và, bạn có thể biết rằng khi công việc càng dễ, khả năng bắt tay vào làm sẽ càng cao, chẳng hạn như: đảm bảo các tài liệu cần thiết đã có sẵn. Tuy nhiên, khi nghe những nguyên tắc này, chúng ta thường cho chúng là "tin cũ" ngay cả khi chúng ta chưa áp dụng triệt để hoặc chưa thử áp dụng chúng.

Đối với mỗi dự án quan trọng, hãy xác định bước tiếp theo cần làm là gì và mọi thứ cần có để hoàn thành nó một cách nhanh gọn và sẵn sàng. Ví dụ: nếu bạn muốn quay video bản thân đang luyện tập một bài phát biểu lớn, hãy thiết lập không gian bạn định sử dụng, ghi âm thử trong một phút và đảm bảo bạn có đủ dung lượng trống trên thiết bị ghi âm. Nếu bạn loại bỏ những loại rào cản thực tế này khi bắt đầu, chúng sẽ không lấn vào thời gian tập trung của bạn.

Nếu bạn cho mình là một cá nhân đặc biệt hoặc độc đáo, bạn có thể thấy rằng các giải pháp đơn giản không phù hợp, vì bạn không muốn mình giống mọi người. Đây là một cái bẫy. Hãy đảm bảo rằng bạn đang áp dụng các chiến lược nhàm chán nhưng dễ dàng này và đã được kiểm chứng. Vận dụng sáng tạo những ý tưởng đơn giản một cách sáng tạo hơn thay vì tìm kiếm những ý tưởng phức tạp.

3. Bạn có xu hướng "được ăn cả ngã về không" khi nghĩ về những thách thức

Chúng ta thường nghĩ rằng một thói quen nào đó được thay đổi sẽ giúp ích cho năng suất của chúng ta, nhưng lại có tâm lý không muốn thực hiện nó.

Ví dụ, bạn tin rằng ngủ nhiều hơn sẽ giúp làm việc hiệu quả hơn nhưng bạn là một con cú đêm và luôn căng thẳng trước lời khuyên đi ngủ sớm. Thay vì ngoan cố chống lại tâm lý của bản thân, hãy tìm kiếm những thay đổi mà bạn sẵn sàng thực hiện để nó không trở thành một vấn đề lớn. Tự động hóa đèn nhà, mờ khi trời tối (hoặc chuyển sang màu đỏ), sử dụng bộ lọc ánh sáng xanh trên thiết bị hoặc dành 30 phút cuối cùng của ngày làm việc để lập kế hoạch cho ngày hôm sau. Những điều này có thể giúp bạn dễ dàng thay đổi thời gian bạn muốn đi ngủ sớm hơn 10-15 phút.

Tuy nhiên, nếu bạn nghĩ rằng bạn phải đi ngủ sớm hơn 2 tiếng hoặc thôi khỏi thay đổi, hoặc bạn chỉ tập trung vào thực tế là bạn không muốn bỏ thói quen bấm điện thoại trước khi đi ngủ, bạn sẽ không thay đổi gì được. Hãy làm mọi cách để bản thân thay đổi mà tâm lý vẫn vui vẻ. Khi bạn thay đổi thành công một điều gì đó quan trọng, khả năng sẵn sàng thực hiện các thay đổi khác của bạn có thể sẽ tăng lên một cách tự nhiên.

4. Bạn quên cách làm những việc theo định kỳ không thường xuyên.

Nếu bạn đang có một thói quen hàng ngày, bạn sẽ có một quy trình hiệu quả để hoàn thành công việc đó. Nếu bạn làm việc kia một lần hoặc một vài lần trong năm, có thể bạn sẽ không có quy trình nào cả. Trong The Healthy Mind Toolkit, tôi đã viết về cách vệ sinh trống máy in, tôi dành ít nhất 10 phút để tìm các hướng dẫn online. Giờ đây, tôi đã lưu các hướng dẫn đó trong email với dòng tiêu đề "cách làm sạch trống máy in", vì vậy tôi không còn phải mất thời gian tìm số hiệu máy in của mình và Google nó nữa.

Sau khi bạn hoàn thành bất kỳ quy trình nào mà bạn sẽ cần lặp lại trong tương lai, hãy viết cho mình các hướng dẫn cách làm hiệu quả nhất và lưu chúng ở nơi có thể dễ dàng tìm kiếm.

5. Bạn đánh giá thấp chi phí của thời gian và năng lượng bị lãng phí.

Dành một ít thời gian trong ngày cho các dự án quan trọng nhưng không khẩn cấp và/ hoặc cải thiện kỹ năng giúp bạn đủ để nâng cao đáng kể kết quả tổng thể. Mặt khác, rò rỉ thời gian và năng lượng có thể gây ra tác động tiêu cực. Mười phút mà bạn dành để tìm kiếm chìa khóa hoặc trả lời một email không cần trả lời gấp, thật không quan trọng.

Tuy nhiên, nhiều trường hợp trong số này làm gián đoạn dòng tập trung của bạn, làm tiêu hao năng lượng. Khi bạn lập ra một hệ thống (ví dụ: giảm bớt các quyết định không cần thiết, hợp lý hóa và đơn giản hóa các nhiệm vụ, phân phối, tự động hóa, thuê ngoài hoặc sử dụng checklist) để giải quyết thời gian / năng lượng rò rỉ, bạn sẽ có một tinh thần minh mẫn.

Mặc dù các mẹo trong bài viết này sẽ không giải quyết được tất cả các vấn đề về năng suất của bạn nhưng chúng có thể giúp bạn hoàn thành tốt hơn những việc quan trọng nhất.

Mộc Dương