Tìm lời giải cho yêu cầu tối ưu hóa họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến

Vân Ly

(KTSG Online) – Theo thông lệ, từ cuối quí 1 hàng năm là các doanh nghiệp bắt đầu mùa họp đại hội đồng cổ đông thường niên. Do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19, từ năm ngoái, nhiều doanh nghiệp đã chọn lối họp trực tuyến cho các kỳ đại hội đồng cổ đông để vừa bảo đảm kế hoạch hoạt động của tổ chức vừa bảo đảm an toàn phòng dịch Covid-19. Tuy nhiên, các chuyên gia về tài chính và công nghệ cũng nêu ra những thách thức mà doanh nghiệp cần lưu ý trong các buổi họp trực tuyến, đó là đảm bảo tính pháp lý và tối ưu hóa hiệu quả.

Tập đoàn FPT đã tiến hành họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến vào tháng 4-2020. Ảnh minh họa: vtv.vn

Trước sự quan tâm của các doanh nghiệp về hình thức họp trực tuyến, Viện thành viên Hội đồng quản trị Việt Nam (VIOD), Sở Giao dịch Chứng khoán TPHCM và Công ty Deloitte Việt Nam ngày 12-3 đã phố hợp tổ chức buổi hội thảo trực tuyến với chủ đề “Tối ưu hóa hiệu quả của Đại hội đồng cổ đông trực tuyến”.

Tại hội thảo, bà Trần Anh Đào, Phó tổng giám đốc Sở Giao dịch Chứng khoán TPHCM, cho hay phương thức họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến vẫn còn khá mới mẻ với hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam. Thời gian qua, đơn vị này nhận được nhiều thắc mắc về pháp lý cho việc thực hiện, khó khăn gặp phải trong quá trình tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến. Hiện nay, có khoảng gần 10 doanh nghiệp thông báo với Sở Giao dịch Chứng khoán TPHCM sẽ tổ chức đại hội cổ đông theo hình thức trực tuyến, tuy nhiên, có không ít doanh nghiệp còn lúng túng trong việc lên kế hoạch tổ chức.

Dẫn kinh nghiệm quốc tế, bà Hà Thu Thanh, Chủ tịch Hội đồng thành viên Công ty Deloitte Việt Nam chia sẻ, cách thức tổ chức đại hội đồng cổ đông trực tuyến sẽ mang lại khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như thúc đẩy các công ty đổi mới, ứng dụng công nghệ; tăng khả năng huy động cổ đông tham gia – điều này đặc biệt phù hợp với các công ty, tập đoàn đa quốc gia; giúp tiết kiệm chi phí so với họp trực tiếp (bao gồm chi phí thuê hội trường, in ấn tài liệu, nguồn nhân lực phục vụ phiên họp…).

Tuy nhiên, theo các diễn giả tại hội thảo, để triển khai được hình thức đại hội đồng cổ đông trực tuyến, bên cạnh cần bổ sung nội dung này vào các văn bản quy định về quản trị công ty như: điều lệ, quy chế quản trị công ty, những thách thức mà doanh nghiệp cần lưu ý đó là đảm bảo tính pháp lý và tính hiệu quả trong việc trả lời của chủ tọa khi có thảo luận và tranh luận.

Những kinh nghiệm từ thực tế

Là một trong những doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam tổ chức họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến vào năm ngoái, Tập đoàn FPT đã có nhiều kinh nghiệm thực tế để chia sẻ về chủ đề này tại hội thảo.

Chủ tịch HĐQT Trương Gia Bình cho biết sau khi quyết định tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến, ban lãnh đạo doanh nghiệp đối diện với nhiều vấn đề: làm sao để đại hội tuân thủ tất cả các yêu cầu về pháp lý, tính minh bạch, tính bảo mật và tránh rủi ro đến từ các vụ kiện cáo có thể phát sinh trong tương lai...

Khi tổ chức cuộc họp trực tuyến, không có tình trạng tập trung đông người và các cổ đông có thể tham dự họp qua các thiết bị điện tử có kết nối mạng Internet (như điện thoại thông minh, máy tính). Điều này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, đảm bảo các yêu cầu về phòng chống dịch bệnh nhưng lại đặt ra thách thức là làm sao để các cổ đông vẫn có quyền nêu ý kiến, bỏ phiếu...

Về kỹ thuật, ban tổ chức cần đảm bảo sao cho cuộc họp trực tuyến không bị tấn công mạng, an toàn và minh bạch. Người điều hành cần phải nhìn thấy không chỉ cổ đông mà còn người chỉ đạo hội nghị, nhìn thấy các câu hỏi, biết số lượng người tham dự tức thời và nhiều chỉ số khác để kịp thời chỉ đạo điều hành tốt đại hội.

Ông Trương Gia Bình cho biết để đảm bảo tính tương tác với cổ đông, FPT đã chọn kênh trò chuyện trực tuyến (chat) và họp qua video; trong quy trình bỏ phiếu điện tử thì ứng dụng công nghệ KYC. Nhờ có sự hỗ trợ của giải pháp công nghệ mà đại hội đồng cổ đông năm 2020 của FPT đã diễn ra thành công, tiến độ không bị ảnh hưởng bởi Covid-19 và năm nay FPT cũng sẽ tiếp tục tổ chức theo hình thức này.

Bên cạnh những điểm tiện ích, ông Bình cho biết việc tổ chức đại hội đồng cổ đông trực tuyến cũng gặp những khó khăn như: cuộc họp trực tiếp có thể kéo dài, có khoảng thời gian dành cho việc giải lao nhưng cuộc họp trực tuyến thì cần phải làm ngắn gọn nhất có thể mà vẫn phải duy trì tính hấp dẫn và giữ được tính tương tác.

Yêu cầu đảm bảo tính pháp lý

Trong phần trình bày của mình, ông Phan Đức Hiếu, Phó viện trưởng Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương (CIEM) cho rằng quy trình, thủ tục tổ chức đại hội đồng cổ đông theo hình thức trực tuyến hay theo cách truyền thống, về mặt pháp lý là không khác nhau. Về quy trình thủ tục họp thì ban tổ chức cần tuân thủ những quy định của Luật Doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Chứng khoán 2020 đều có hiệu lực thi hành từ ngày 1-1-2021. Do đó, các doanh nghiệp khi tổ chức đại hội đồng cổ đông trong năm nay phải áp dụng và tuân thủ Luật Doanh nghiệp năm 2020 thay thế cho luật cũ đã ban hành từ năm 2014.

Ông Hiếu đặt ra một số tình huống như sau: khi họp đại hội đồng cổ đông các doanh nghiệp phải tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2020 cũng như tuân thủ điều lệ công ty như thế nào? nếu như quy định điều lệ công ty khác với Luật Doanh nghiệp 2020 thì áp dụng luật hay điều lệ công ty?

Để giải thích cho những điều băn khoăn nêu trên, ông Hiếu đưa ra ví dụ Luật Doanh nghiệp 2020 quy định phải gửi giấy mời họp đại hội đồng cổ đông trước 21 ngày so với ngày khai mạc. Trong khi đó luật cũ quy định chỉ cần 10 ngày. Và nhiều điều lệ công ty cũng quy định đúng như luật cũ về thời hạn này. Trong trường hợp này, ông Hiếu cho rằng điều lệ công ty khác với Luật doanh nghiệp 2020, thì phải áp dụng ngay luật mới để gửi thư mời đúng quy định.

“Với công ty cổ phần, ngay cả điều lệ công ty không quy định, thì Luật Doanh nghiệp đã quy định rõ ràng cách cổ đông thực hiện quyền họp của mình mà không nhất thiết quy định tõ điều này. Còn với các công ty đã niêm yết, Luật Doanh nghiệp cho phép nếu như các quy định khác chuyên ngành, có quy định về tổ chức quản trị nội bộ doanh nghiệp thì sẽ áp dụng luật chuyên ngành. Trong trường hợp này nếu như quy định của Luật Chứng khoán có quy định khác thì sẽ áp dụng luật chứng khoán,” ông Hiếu nói.

Đối với công ty niêm yết, ông Hiếu cho rằng Nghị định 155 có quy định quy chế nội bộ quản trị công ty thì trong đó phải có quy định về trường hợp tổ chức họp đại hội cổ đông trực tuyến. Quy chế nội bộ quản trị công ty lại do hội đồng quản trị soạn thảo và trình đại hội đồng cổ đông thông qua.

Song ông Hiếu cũng đặt ra một câu hỏi là: với các công ty niêm yết mà trong quy chế nội bộ công ty chưa có quy định về tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến thì họ có được ngay lập tức tổ chức họp trực tuyến hay không? hay là họ phải thực hiện quá trình sửa đổi quy chế nội bộ để trình đại hội đồng cổ đông thông qua mới được tổ chức?

Giải đáp câu hỏi trên, ông Hiếu cho hay với nguyên tắc chung của Luật Doanh nghiệp, ngay cả khi điều lệ công ty không quy định thì có thể áp dụng ngay Luật Doanh nghiệp để tổ chức họp.

Đối với việc chuẩn bị cơ sở vật chất và hạ tầng để tổ chức đại hội trực tuyến, ông Hiếu cho biết pháp luật không quy định. Tuy nhiên, trên thực tế, các doanh nghiệp cần lưu ý khi triển khai thì cần chuẩn bị đường dây nóng, bộ phận hỗ trợ kỹ thuật để cổ đông có thể được hướng dẫn, giải quyết vướng mắc kịp thời khi tham gia đại hội.