Nhân viên xuất nhập khẩu là ai?

Nhân viên xuất nhập khẩu (Export Sale Staff) là một vị trí việc làm đòi hỏi yêu cầu tương đối cao tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoặc dịch vụ Logistics.

Vai trò chính của nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu đó là hoàn tất hồ sơ và các thủ tục hải quan để hàng hóa có thể nhập và xuất ra thị trường quốc tế. Họ là người chịu trách nhiệm về các thông tin liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu.

Công việc cần làm của nhân viên xuất nhập khẩu (XNK) là gì?

Nhân viên xuất nhập khẩu làm gì? Chắc hẳn đây là vấn đề mà hầu hết các bạn ứng viên đều quan tâm. Tùy thuộc vào vị trí cũng như lĩnh vực hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà công việc của nhân viên xuất nhập khẩu sẽ khác nhau. Bạn nên tìm hiểu trước về công ty/doanh nghiệp mà bạn ứng tuyển để có thể hiểu rõ về những công việc mình cần làm. Tuy nhiên, về cơ bản, công việc của nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu được mô tả như sau:

• Lên kế hoạch nhập hàng, tìm kiếm hàng hóa và các đơn vị cung cấp ở trong và ngoài nước để đề xuất với cấp trên lựa chọn nhà cung cấp cũng như đối tác giao dịch.

• Soạn thảo, ký kết các hợp đồng nhập và xuất hàng hóa.

• Thực hiện các giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với đối tác, nhà cung cấp và khách hàng.

• Theo dõi tiến độ, quản lý hành trình của hàng hóa; kiểm soát chất lượng và số lượng hàng hóa.

• Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

• Tiến hành tiếp nhận và đối chiếu hồ sơ hàng hóa so với số lượng thực tế tại cửa khẩu. Liên hệ với phía đối tác hay nhà cung cấp để nhận và kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ.

• Xác định tính chính xác của HS code của các mặt hàng nhập khẩu.

• Thực hiện các thủ tục liên quan đến quá trình xuất khẩu hàng hóa, theo dõi khoản công nợ của khách hàng.

• Thực hiện quản lý, lưu trữ các chứng từ liên quan, các chi phí trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.

• Thực hiện một số yêu cầu khác từ lệnh của cấp trên.

Những kỹ năng cần có của một nhân viên xuất nhập khẩu

Để trở thành một nhân viên xuất nhập khẩu, bạn cần trang bị cho bản thân những kỹ năng quan trọng sau đây.

Kỹ năng xây dựng chiến lược thông minh

Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất mà nhân viên xuất nhập khẩu cần có là khả năng xây dựng chiến lược. Bạn phải làm thế nào để có thể giải quyết được bài toán tiết kiệm chi phí sản xuất và chi phí vận tải thấp nhất mà không làm ảnh hưởng đến số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa. Đặc biệt, quan trọng hơn cả là lên kế hoạch giao hàng đúng hẹn.

Ngoài ra, nhiệm vụ của nhân viên xuất nhập khẩu còn là quản lý tài liệu và ghi chép chi tiết tất cả các chuỗi cung ứng. Từ đó tiến hành kiểm tra và xem xét khả năng thành công hay thất bại của mỗi chiến lược để đưa ra những điều chỉnh phù hợp.

Khả năng tổ chức và sắp xếp công việc

Để có thể làm tốt nhiệm vụ của một nhân viên xuất nhập khẩu, bạn cần phải có khả năng tổ chức và sắp xếp công việc một cách khoa học, tối ưu nhất. Bởi, vị trí này sẽ chịu trách nhiệm tất cả những vấn đề liên quan đến hàng hóa như thời gian xuất/nhập, cách thức vận chuyển, địa điểm,... Đây cũng là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng giúp bạn hoàn thành công việc dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Giao tiếp tốt

Đặc thù công việc của nhân viên xuất nhập khẩu là làm việc trực tiếp và gián tiếp với nhiều đơn vị khác như hải quan, khách hàng, bộ phận vận chuyển,... Chưa kể, họ còn là người chịu trách nhiệm liên lạc với các bên cung cấp, đơn vị vận chuyển trước khi tiến hành vận chuyển các lô hàng; thương lượng hợp đồng với nhiều nhà cung cấp, khách hàng; trao đổi và mở rộng mối quan hệ với các đối tác trong nước và nước ngoài;... Chính vì thế, khả năng giao tiếp tốt là một lợi thế vô cùng lớn đối với nhân viên xuất nhập khẩu.

Thành thạo kỹ năng văn phòng

Là một Export Sale Staff, chắc chắn bạn cần phải thành thạo các công cụ văn phòng như Word, Excel, PowerPoint,... Bởi bạn sẽ làm việc trực tiếp với các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng. Đồng thời thực hiện việc báo cáo tài liệu cho cấp trên, tổng hợp hàng hóa vận chuyển, tính toán chi phí vận chuyển,... Do đó, kỹ năng văn phòng là một trong những kỹ năng rất cần thiết đối với nhân viên xuất nhập khẩu.

Kỹ năng vận chuyển, nghiệm thu hàng hóa

Khi làm việc trong lĩnh vực Logistics, bạn sẽ chịu trách nhiệm dỡ hàng và khui lô hàng mới, thực hiện đối chiếu hàng hóa với hóa đơn đi kèm và cập nhật hệ thống hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp. Khi lô hàng đã được nhập kho, bạn có nhiệm vụ đánh giá các tùy chọn đóng gói có sẵn sao cho đạt hiệu suất tối đa và tiết kiệm chi phí nhất có thể. Tóm lại, việc phát triển một quy trình vận chuyển phù hợp và an toàn cho hàng hóa là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của nhân viên xuất nhập khẩu.

(Còn tiếp)