Cách shark Linh không rơi vào trạng thái "lụt việc"

Là một nữ doanh nhân thành đạt, đa nhiệm lại là một người mẹ bận rộn, shark Thái Vân Linh đã làm cách nào để hoàn thành các mục tiêu theo đúng tiến độ.

Cô tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh chuyên ngành tài chính tại Mỹ, từng đảm nhiệm những vị trí quan trọng trong nhiều tập đoàn đa quốc gia và đa ngành nghề. Chị còn là nhà sáng lập của một số hãng thời trang, may mặc như The One Couture và Rita Phil.

Bất kỳ ai nhìn vào shark Linh đều có cảm giác đây là người hết sức nhanh nhẹn, xử lý nhiều công việc tất bật suốt cả ngày. Cách đây không lâu, nữ doanh nhân này có chia sẻ trên Facebook về bí quyết quản lý thời gian, giúp mình hoàn thành dứt điểm các đầu việc đề ra.

"Làm thế nào để có thời gian tập trung vào các dự án khi có quá nhiều thứ khác phải hoàn thành?

Bạn cần dành thời gian để làm những công việc cụ thể. Trong thời gian đó, bạn cần hoàn toàn tập trung và không làm gì khác.

Mỗi buổi sáng Linh sẽ tạo một danh sách những việc cần phải hoàn thành trong ngày, sau đó Linh sẽ xác định mỗi dự án cần ít nhất một phiên 30-45 phút để tập trung hoàn thành. Có nhiều dự án sẽ cần nhiều phiên. Đôi khi điều đó có nghĩa là làm việc đến 9-10 giờ tối. Việc tuân thủ cam kết cá nhân này cho phép Linh hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Những lúc tập trung trong phiên 30-45 phút, Linh cố gắng tránh càng nhiều điều gây mất tập trung càng tốt. Chẳng hạn như Linh úp mặt điện thoại xuống để không thấy bất kỳ thông báo nào. Linh sẽ đóng tất cả các trình duyệt, chỉ để lại ứng dụng và tài liệu cần thiết bên cạnh trình duyệt Linh cần để làm việc. Linh sẽ đi vệ sinh và ăn một chút đồ ăn nhẹ trước khi bắt đầu. Mục tiêu là phải tập trung hoàn toàn để hoàn thành công việc!

Nếu bạn muốn làm việc có năng suất cao hơn, hãy thử thiết lập quản lý thời gian cho chính bản thân mình!".

Khác với những chia sẻ chung chung, shark Linh từ kinh nghiệm của bản thân đã nhắc về một trường hợp mà rất nhiều người gặp phải: kiêm nhiệm quá nhiều đầu việc khiến bản thân không chú ý cụ thể vào chuyện gì! Và shark Linh đã giải quyết vấn đề bắt cách bắt chính mình tập trung hết mức trong từng quãng thời gian 30-45 phút.

Cách làm việc hiệu quả của người thành công

Trong cuốn sách 100 quy luật thành công của tác giả nổi tiếng Brian Tracy, ông khẳng định: Không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc, nhưng có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất.

Khi bạn cảm thấy mình đang chịu áp lực để thực hiện công việc bởi một hạn thời gian cụ thể, bạn bị ép phải trở nên hiệu quả hơn là so với việc bạn có rất nhiều thời gian. Điều này giải thích tại sao rất nhiều người chỉ có thể thực hiện công việc khi họ phải đối mặt với những hạn định thời gian chặt chẽ.

Luật Parkinson nói rằng: "Công việc nở ra để lấp đầy thời gian phân phối cho nó." Nếu bạn có một công việc có thể hoàn thành trong hai giờ để làm trong cả một ngày, công việc đó sẽ có xu hướng nở ra một cách từ từ và sẽ chiếm mất của bạn cả một ngày để làm công việc mà lẽ ra bạn chỉ cần làm trong hai giờ đó.

Tuy nhiên, điều ngược lại cũng đúng. Đó là "Công việc co lại để lấp đầy thời gian phân chia cho chúng." Sử dụng Luật này bằng cách đặt ra những hạn định thời gian cho bản thân bạn và ép mình phải hoàn thành công việc sớm hơn. Tiếp tục phân tích công việc của bạn và trước hết tập trung vào hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn, những nhiệm vụ thể hiện sự đóng góp có giá trị nhất mà bạn có thể tạo ra, theo lịch trình, nếu không có.

Đây là bốn câu hỏi bạn có thể hỏi bản thân mình hàng ngày để giữ cho bản thân bạn luôn theo sát với những nhiệm vụ quan trọng nhất:

1. Những hoạt động có giá trị cao nhất của tôi là gì? Những việc tôi làm đóng góp giá trị lớn nhất vào công việc của tôi là gì?

2. Những khu vực có kết quả quan trọng của tôi là gì? Những kết quả cụ thể mà tôi đã được thuê để hoàn thành là gì?

3. Tại sao tôi lại được trả mức lương đó? Tại sao họ lại trả tiền cho tôi để thực hiện công việc đó? Tôi được đặc biệt giao nhiệm vụ thực hiện công việc gì?

4. Những gì tôi và chỉ tôi có thể làm, nếu làm tốt, sẽ tạo ra một sự khác biệt thực sự. Nếu tôi không làm việc đó, nó sẽ không được làm. Nhưng nếu tôi làm việc đó, và tôi làm một cách xuất sắc, nó sẽ tạo ra một sự đóng góp quan trọng đối với công việc và cuộc sống của tôi. Việc đó là gì?

Bất cứ khoảng thời gian nào bạn có, thường chỉ có một hoạt động thể hiện sự sử dụng cao nhất và tốt nhất thời gian của bạn. Công việc của bạn là xác định nó và dành toàn tâm toàn ý vào việc giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả.

Thảo Nguyên