Đây là các thông tin được bà Nguyễn Kim Thu – Trưởng phòng Hành chính, Nhân sự, Pháp chế và Đối ngoại của Sapporo Việt Nam chia sẻ tại hội thảo trực tuyến Tối ưu vận hành doanh nghiệp – Kinh nghiệm từ thực tiễn do Công ty Hệ thống Thông tin FPT (FPT IS) tổ chức ngày 13/7 vừa qua.

Đồng bộ mọi quy trình phê duyệt trên một nền tảng duy nhất

Với 3 cơ sở sản xuất kinh doanh tại Hà Nội, TP Hồ Chí Minh và Long An, sản phẩm được tiêu thụ tại thị trường trong nước và xuất khẩu tại 24 quốc gia trên toàn cầu, việc sử dụng các văn bản giấy theo cách truyền thống trong các hoạt động kế toán, hành chính, bán hàng, marketing đã trở thành hạn chếcần nhanh chóng giải quyết của Sapporo Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh giãn cách xã hội do Covid-19.

Theo bà Thu, với quy mô hoạt động trải rộng như hiện nay của Sapporo, thì việc sử dụng văn bản giấy theo cách truyền thống không chỉ tốn chi phí in ấn, chuyển phát mà công ty còn mất khá nhiều thời gian để trình ký, phê duyệt, truy soát thông tin. Điều này, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của công ty.

"Yêu cầu cấp thiết của công ty là phải nhanh chóng triển khai hệ thống quản lý công việc online, sử dụng trên mọi ứng dụng, mọi thiết bị, mọi lúc mọi nơi và lưu trữ số với chi phí hiệu quả và thời gian triển khai nhanh chóng", bà Thu chia sẻ thêm.

Sau một quá trình tìm kiếm, FPT SPro - Hệ thống số hóa quy trình và giao việc tự động do FPT phát triển, được Sapporo lựa chọn trên tiêu chí đáp ứng yêu cầu Nhật Bản, với chi phí Việt Nam. "Chúng tôi đã có được một hệ thống số hoá quy trình giải quyết được phần lớn vấn đề, đồng thời, chỉ mất 3 tháng triển khai và đưa vào sử dụng", bà Thu cho biết thêm. Trên thực tế, sau 1 năm sử dụng, Sapporo đã số hóa được 40 quy trình nội bộ, 100 yêu cầu được xử lý mỗi ngày qua hệ thống, tối ưu 20% diện tích kho lưu trữ, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và kinh doanh của doanh nghiệp này. Bà Thu cũng cho biết thêm, ngay tại thời điểm hiện tại, mặc dù áp dụng chế độ làm việc tại nhà nhưng các quy trình của Sapporo vẫn đang "chạy" bình thường.

Ngoài những hiệu quả trên, một điểm khác biệt nữa mà FPT SPro được Sapporo đánh giá cao là trong quá trình sử dụng, nhân viên của công ty có thể chủ động tùy chỉnh, xây dựng các quy trình đơn giản mới cho tổ chức mà không cần sự hỗ trợ của chuyên gia công nghệ.

"Khởi động thông minh" để thành công

Từ kinh nghiệm triển khai thực tế trên, bà Thu cho biết, điều quan trọng hàng đầu khi bắt đầu số hóa tối ưu vận hành, là ưu tiên lựa chọn số hóa các quy trình đơn giản và triển khai ở quy mô nhỏ trước sau đó mới mở rộng dần với số lượng quy trình nhiều hơn.

"Chúng tôi đã tiến hành chuyển đổi quy trình doanh nghiệp qua ba bước. Đầu tiên là xác định mình cần gì, vì chính mình mới hiểu được hoạt động kinh doanh của mình. Hiểu được nhu cầu sẽ giúp lựa chọn chuẩn và không phải trả thêm những chi phí không cần thiết. Thứ hai là thực hiện công tác tư tưởng nội bộ từ lãnh đạo tới nhân viên để đạt được sự đồng thuận và đồng nhất trong cảm nhận về lợi ích và giá trị mang lại cho chính họ trước khi chuyển đổi. Và cuối cùng là lựa chọn những quy trình đơn giản để triển khai thí điểm trước khi nhân rộng", bà Thu nói.

Câu chuyện của Sapporo Việt Nam là một câu chuyện điển hình cho cách tiếp cận đúng và hiệu quả khi triển khai chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Với cách thức lựa chọn phù hợp, không quá sức, "chạm" vào đúng vấn đề nhức nhối nhất của doanh nghiệp, việc số hoá quy trình giúp giải toả những vấn đề cấp thiết, đồng thời mở ra nền tảng để Sapporo Việt Nam tiếp tục mở rộng các sáng kiến số khác. Lựa chọn việc tối ưu hoá các hoạt động trong nội bộ nhằm gia tăng hiệu quả vận hành cũng chính là hướng doanh nghiệp nên tiếp cận đầu tiên để khởi động thông minh cho kế hoạch chuyển đổi số dài hạn cũng chính là lời khuyên của các chuyên gia FPT IS dành cho doanh nghiệp. Khi "sức mạnh" trong nội bộ được củng cố và phát huy thì việc tiếp cận các mục tiêu và chiến lược chuyển đối số kinh doanh hay gia tăng trải nghiệm khách hàng mới dễ dàng được tăng tốc.

FPT SPro nằm trong hệ sinh thái các giải pháp, sản phẩm Made by FPT giúp doanh nghiệp, tổ chức đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, gia tăng năng suất, tiết kiệm chi phí, tận dụng tối đa nguồn lực để vượt qua các thách thức. Với nền tảng công nghệ tiên tiến (RPA, Chữ ký số, QR code, BAR code…) liên tục được cập nhật mới cùng khả năng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác như CRM, HRP, SAP để xây dựng giải pháp tự động hóa toàn diện, FPT SPro có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau như bất động sản, tài chính ngân hàng, bán lẻ, sản xuất, logistics,.... FPT SPro hiện đang được phục vụ hơn 20 khách hàng công ty và tập đoàn lớn tin dùng và cũng đã giành được nhiều giải thưởng uy tín, trong đó có giải Vàng Giải thưởng CNTT Thế giới - IT World Awards 2020 do Network Product Guide (Silicon Valley, Mỹ) trao tặng. 

Ánh Dương