Nhiệm vụ "GoldenPen điện tử"

Đối với một agency như GoldenPen, thật khó để cân bằng giữa việc triển khai các dự án cùng khách hàng và việc phát triển chính doanh nghiệp của mình. Agency sẽ chạy song song rất nhiều dự án cùng một lúc. Đa số nhân viên, ngay cả những bộ phận back office như Tài chính, Nhân sự của GoldenPen cũng bị cuốn vào guồng quay của dự án, quên mất những nhiệm vụ khác như xây dựng quy trình, hoạch định chiến lược,... cho bộ máy nội bộ.

"Bản thân tôi và các cộng sự đều cảm thấy rất áp lực vì quỹ thời gian có hạn. Với đặc thù của ngành PR & Event, khối lượng công việc của dự án rất lớn và thường yêu cầu chỉn chu đến từng chi tiết. Tâm lý nhân viên luôn ưu tiên cho dự án và có phần xem nhẹ những công việc khác của doanh nghiệp mình. Bài toán quản trị công việc, quản trị mục tiêu phát sinh từ đó.

Và hơn nữa, không chỉ giải tỏa áp lực, chúng tôi mong muốn xây dựng một môi trường làm việc hạnh phúc hơn." - chị Tâm Phan - Sáng lập & Giám đốc Điều hành của GoldenPen chia sẻ.

Đó cũng chính là lý do mà trong suốt những năm qua, GoldenPen tự đặt ra cho mình một nhiệm vụ quan trọng: Số hóa GoldenPen, hay còn gọi là "GoldenPen điện tử". Doanh nghiệp này tìm kiếm giải pháp công nghệ để làm việc, vận hành, quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Nhờ có định hướng đúng đắn nên ngay trong thời điểm giãn cách, GoldenPen vẫn có thể làm việc không gián đoạn, hạn chế tối đa những tác động của dịch bệnh.

Năm 2017, GoldenPen bắt đầu triển khai công nghệ và kiên trì trong suốt 2 năm. Tuy không đạt hiệu quả như mong đợi nhưng đã rút ra được bài học đắt giá: Muốn chuyển đổi số thành công thì phải thật sự quyết tâm, toàn bộ ban lãnh đạo và đội ngũ phải đồng lòng. Chị Tâm Phan cũng đã hiểu rằng doanh nghiệp mình cần một giải pháp công nghệ thân thiện cả về ngôn ngữ, giao diện, đề cao trải nghiệm của người dùng.

Từ năm 2019, GoldenPen đã lựa chọn đồng hành cùng nền tảng Base.vn.

Lời giải từ công nghệ Base.vn

"Chúng tôi quản lý tất cả các dự án của khách hàng và các nhiệm vụ nội bộ của doanh nghiệp trên ứng dụng Base Wework. Mỗi ngày tôi chỉ mất 5 phút để kiểm tra tổng thể công việc của team và điều chỉnh, phân bổ lại nếu cần. Tôi đánh giá Base Wework rất phù hợp với mô hình của một agency, vừa giúp quản lý dự án cho khách hàng, vừa dễ dàng quản lý các công việc nội bộ.

Ứng dụng Base Workflow hỗ trợ chúng tôi chuẩn hóa & thực thi tất cả các quy trình (quy trình triển khai dự án, quy trình tuyển dụng, quản trị nhân sự, quy trình tài chính…), đảm bảo chất lượng công việc và tính tuân thủ cao."

Quan trọng hơn, Base đã giúp GoldenPen giải quyết được bài toán về quản trị mục tiêu. Thực tế, từ những năm 2016-2017, GoldenPen đã bắt đầu áp dụng mô hình Balanced Scorecard (bao gồm 4 yếu tố: Khách hàng, Tài chính, Quy trình, Học tập - Phát triển) bằng Excel. Các bạn nhân viên cảm thấy mục tiêu khô khan, không có sự kết nối và tính tương tác nên ít được truyền cảm hứng để làm theo. Toàn bộ nhập liệu thủ công nên cũng mất rất nhiều thời gian rà soát, báo cáo, thậm chí là gây ra tranh cãi về kết quả.

Thế nhưng mọi vấn đề kể trên đã được xử lý gọn gàng nhờ ứng dụng quản trị mục tiêu Base Goal. Ban lãnh đạo sẽ tạo mục tiêu chung dựa trên Balanced Scorecard, sau đó phân bổ các mục tiêu con xuống cho từng bộ phận, phân bổ tiếp xuống từng cá nhân, đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Chúng tôi áp dụng KPI cho các mục tiêu liên quan trực tiếp doanh thu và áp dụng OKR cho các mục tiêu khác. Từng nhân sự chủ động vào app Base Goal để nhận công việc và checkin báo cáo xem đã hoàn thành bao nhiêu % mục tiêu.

Điều thú vị là ứng dụng Base Goal liên kết được với các ứng dụng khác, đặc biệt là Base Wework để quản lý chi tiết công việc đồng thời nhìn được bức tranh tổng thể của doanh nghiệp mình.

Xây dựng môi trường làm việc hạnh phúc cùng công nghệ

Trước tình hình dịch bệnh căng thẳng, trong 3 tháng vừa qua, GoldenPen kích hoạt cơ chế Work From Home và làm việc hoàn toàn trên nền tảng Base.vn. Mặc dù có những hạn chế nhất định nhưng công việc không bị gián đoạn. Đây là thời điểm toàn bộ nhân sự cùng nhau đẩy mạnh các mục tiêu quan trọng về học tập, phát triển năng lực nhân viên, hoàn thiện quy trình…

"Tất cả đều nhìn thấy mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân một cách rõ ràng, kế hoạch hành động cụ thể, kết quả then chốt chi tiết. Công nghệ đã giúp GoldenPen gắn kết lãnh đạo và nhân viên, gắn kết các phòng ban với nhau để cùng nhau phối hợp, phát triển, tạo động lực cho nhau. Chúng tôi được sống và làm việc trong một môi trường hạnh phúc.

Còn với bản thân tôi, là người kiên trì với hành trình GoldenPen điện tử và theo đuổi mô hình phát triển doanh nghiệp chuẩn mực, bài bản nhưng đơn giản và hiệu quả, tôi hiểu rằng vai trò của công nghệ là vô cùng quan trọng. Chính vì thế, tôi thật sự vui vì tìm được sự hỗ trợ từ Base. Nền tảng này giúp cho các doanh nghiệp đến gần hơn với chuyển đổi số và quản trị doanh nghiệp tốt hơn, nhẹ nhàng hơn." - Chị Tâm Phan cho biết thêm.

Ánh Dương