Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất trong việc thúc đẩy nhân viên của bạn đạt hiệu suất cao nhất là khiến họ tập trung vào việc bắt đầu và hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất của họ. Việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng là một nguồn năng lượng chính, ẩn chứa sự nhiệt tình và lòng tự trọng cao.

Warren Buffett, người đàn ông giàu thứ ba thế giới, đã ăn tối với Bill Gates, người giàu nhất thế giới và cha của ông ấy, Bill Gates Sr. Họ đã thảo luận về các nhân tố thiết yếu của thành công. Gần như một cách tự nhiên, họ đều đồng ý rằng "tập trung, tập trung, tập trung" là chìa khóa để đạt được hiệu quả cao, đặc biệt là trong kinh doanh. 

Động lực là điều hiển nhiên khi những người tài năng tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và lần lượt hoàn thành chúng. Nhân tố làm giảm động lực xảy ra khi mọi người vô tình tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị thấp, chứa đựng rất ít giá trị động lực vốn có và ngay cả khi họ hoàn thành các nhiệm vụ, họ cũng không nhận được "thành quả xứng đáng với công sức đã bỏ ra."

Xác định hoạt động có giá trị nhất

Câu hỏi đầu tiên là: "Nếu chỉ có thể làm một việc trong cả ngày, hoạt động nào sẽ đóng góp nhiều giá trị nhất cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn?"

Khi nhìn qua danh sách những việc mà bạn làm trong tuần hoặc tháng, nhiệm vụ quan trọng nhất bạn thấy là gì. Nếu còn nghi ngờ về nhiệm vụ quan trọng nhất, hãy tìm ra nó ngay lập tức. Hãy hỏi sếp, đồng nghiệp và cả bản thân. Nhưng bạn phải biết rõ điều có giá trị nhất và quan trọng nhất mà bạn phải làm là gì. 

Sau đó, bạn đặt câu hỏi đó lần hai, nhưng theo một cách khác một chút: "Nếu tôi có thể làm hai việc trong một ngày, thì thứ có giá trị thứ hai mà tôi cần làm là gì?" Câu trả lời của bạn thường sẽ trở nên khá rõ ràng sau một vài giây suy nghĩ. Sau đó bạn đặt câu hỏi này thêm một lần nữa: "Nếu tôi có thể làm ba việc trong một ngày, thì việc thứ ba sẽ giúp tôi mang lại đóng góp có giá trị nhất là gì?".

 Một khi bạn đã xác định được "ba điều quan trọng", hãy tìm cách tập trung thời gian và sự chú ý của bạn vào ba hoạt động trên từ điều quan trọng đầu tiên vào buổi sáng đến điều cuối cùng vào buổi tối.

Dưới đây là quy tắc để có đóng góp tối đa: Hãy làm ít việc hơn, nhưng làm những việc quan trọng hơn và dành cho chúng nhiều thời gian hơn để nhận về kết quả tốt hơn ở mỗi việc.

Sử dụng quy tắc 80/20

Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20, được phát hiện bởi Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế người Ý, vào năm 1895. Sau nhiều năm nghiên cứu, ông kết luận rằng xã hội đã được tạo nên bởi 2 nhóm người, mà ông đặt tên cho là số ít quan yếu ( 20% phía trên) và số nhiều tầm thường (80% dưới). 

Pareto quan sát thấy rằng trong mỗi xã hội, 20% cá nhân và các gia đình số ít quan yếu kiểm soát 80% tài sản xã hội hoặc giàu có hơn. 80% số người số nhiều tầm thường kiểm soát 20% sự giàu có. Trong hơn 100 năm, quy tắc 80/20 đã được áp dụng cho hầu như mọi lĩnh vực hoạt động của con người và có vẻ đúng với hầu hết các hoạt động kinh doanh. 20% khách hàng sẽ chiếm 80% doanh số bán hàng và lợi nhuận của bạn. 20% các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn sẽ chiếm 80% hoạt động bán hàng của bạn. 20% nhân viên góp phần tạo nên 80% doanh thu và 80% kết quả.

 Nguyên tắc Pareto cũng có thể được áp dụng cho các vấn đề tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng. Theo đó, 20% các hoạt động của bạn sẽ chiếm 80% giá trị của mọi hoạt động hoặc tổng số kết quả mà bạn sẽ nhận được. Điều này có nghĩa rằng nếu bạn thực hiện một danh sách 10 điều mà bạn phải làm trong ngày, 2 trong 10 điều trong danh sách của bạn sẽ có giá trị hơn tất cả những điều khác cộng lại.

Xét lại Quy tắc 80/20

Để mọi người có được động lực tối đa và hoàn thành tối đa công việc, bạn phải đảm bảo rằng nhân viên của bạn đang làm 20% các hoạt động chiếm 80% giá trị đóng góp của họ. Lặp lại và tái khẳng định nguyên tắc này liên tục trước các nhân viên của bạn. Thiết lập các ưu tiên rõ ràng cho nhân viên của bạn để họ luôn tập trung vào các nhiệm vụ đại diện cho việc sử dụng thời gian của họ một cách có giá trị nhất. Với tư cách một quản lý, một trong những công việc của bạn là hướng dẫn nhân viên luôn phân tích công việc và thiết lập các ưu tiên với nguyên tắc Pareto.

 Hãy nhớ rằng, mọi người chỉ cảm thấy tích cực và năng động khi họ tập trung và hoàn thành các nhiệm vụ có giá trị cao – các nhiệm vụ tạo ra sự khác biệt, được công nhận và tôn trọng như những đóng góp có giá trị cho công việc.

TN