Theo một khảo sát của Gallup, có đến 88% nhân sự không hài lòng với trải nghiệm onboarding khi họ tiếp nhận công việc mới. Đây là một điều đáng tiếc khi mà các doanh nghiệp thường rất coi trọng việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài, nhưng lại chưa dành sự lưu tâm xứng đáng cho trải nghiệm của nhân sự ở thời điểm họ bắt đầu công việc. 

Trong rất nhiều trường hợp, nhân sự mới đến công ty mà không nắm được đầy đủ hoặc nắm bắt không chính xác các quy định, nguyên tắc làm việc của công ty, tạo ra những tiền lệ tiêu cực trong văn hóa doanh nghiệp và để lại ấn tượng không tốt trong ngày làm việc đầu tiên của họ. 

Nhằm giúp doanh nghiệp thống nhất quy trình onboarding cho từng nhân viên mới, Base.vn chính thức ra mắt sản phẩm Base Onboard. Sản phẩm này có thể kết nối dữ liệu dễ dàng với nền tảng tuyển dụng Base E-Hiring và hệ thống quản trị nhân sự Base HRM, nhằm tạo ra một nền tảng dữ liệu nhân sự (employee data platform) chuẩn hóa và xuyên suốt.

"Bất kì bạn nhân viên nào mới đến công ty đều muốn mình có thể bắt đầu làm việc và tập trung cống hiến càng sớm càng tốt. Việc chuẩn bị các thủ tục giấy tờ là điều cần thiết, tuy nhiên chúng ta nên biến nó thành một trải nghiệm thú vị thay vì tạo ra những phiền toái không đáng có với một quy trình rườm rà và tốn nhiều thời gian. Bằng cách cung cấp cho họ công cụ và chỉ rõ cách thức để họ hoàn thiện thủ tục, hồ sơ cá nhân trước ngày làm việc chính thức, chúng tôi hy vọng Base Onboard có thể giúp doanh nghiệp tạo ra "ngày đầu tiên" chuyên nghiệp và tích cực nhất tới nhân viên mới", đại diện từ Base.vn chia sẻ.

Thiết lập và tự động hóa quy trình onboarding của nhân sự mới

Trước đây, mỗi khi có một nhân sự mới, người làm nhân sự phải lặp lại các thủ tục onboarding như: nhắc nhở về quy định làm việc, gửi các tài liệu công việc cần thiết, nhắc nhở về các thủ tục cần chuẩn bị,... Việc này không chỉ tốn thời gian mà còn có nguy cơ thiếu sót. Base Onboard giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình dễ dàng và tự động hóa việc hướng dẫn nhân viên mới onboard chỉ qua một vài thao tác. Việc thiết lập này hoàn toàn có thể tùy chỉnh giữa các phòng ban hoặc vị trí, tùy thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp.  

"Bản thân các bạn HR cũng không đáng phải bận rộn với các thủ tục cho nhân sự mới. Những công việc như thế này thường bị lơ là vì chúng quá nhỏ nhặt, nhưng lại có khả năng để lại hậu quả nghiêm trọng nếu chúng ta sơ suất. Chỉ bằng một ứng dụng đơn giản, chúng tôi muốn giải quyết triệt để bài toán này để đội ngũ HR của nhân sự có thể tập trung cho các vấn đề quan trọng hơn", đại diện từ Base.vn chia sẻ. 

Trải nghiệm onboarding tích cực và chuyên nghiệp cho nhân sự mới

Sau khi đội ngũ HR kích hoạt quá trình onboarding, nhân sự mới sẽ nhận được một email từ hệ thống Base Onboard, hướng dẫn họ dễ dàng hoàn thành mọi thủ tục thông tin và nắm vững các quy định cần thiết trước khi đi làm chính thức.

Một ngày trước khi nhân sự mới vào làm việc, hệ thống cũng sẽ gửi thông báo tới các thành viên cùng phòng ban để đảm bảo nhân viên mới sẽ được đón chào và hòa nhập nhanh nhất vào ngày hôm sau. Không chỉ là một giải pháp nhằm chuẩn hóa quy trình onboarding cho hệ thống, Base Onboard còn giúp góp phần gắn kết nhân sự và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp tích cực. 

Trên thực tế, một nghiên cứu trong năm 2018 chỉ ra rằng "các tổ chức có lộ trình onboarding chuẩn hóa thì nhân viên mới sẽ có năng suất cao hơn trung bình 54% và tỉ lệ giữ chân nhân viên mới cao hơn 50%". 

Giải pháp công nghệ cho hành trình nhân sự xuyên suốt

Một điểm khác biệt của Base Onboard là khả năng trao đổi dữ liệu linh hoạt với hệ thống tuyển dụng và hệ thống quản lý nhân sự. Sau khi nhân viên mới hoàn thiện việc cung cấp các thông tin nhân sự, các dữ liệu này sẽ được chuyển tiếp thẳng tới nền tảng nhân sự Base HRM, phục vụ cho việc quản lý công lương ngay từ ngày đầu tiên. Việc này cũng hạn chế tối đa các nguy cơ về thất lạc hoặc thiếu sót hồ sơ.

Nói về kỳ vọng với các sản phẩm mới, đại diện của Base khẳng định: "Onboarding là khoảnh khắc mang tính quyết định nhân sự có muốn gắn bó lâu dài với công ty hay không. Với việc phát triển Base Onboard, chúng tôi hy vọng đưa ra một định hướng để doanh nghiệp có thể làm đúng, và làm tốt hơn ở khoảnh khắc quan trọng này. Cùng với bộ giải pháp nhân sự toàn diện Base HRM+, doanh nghiệp giờ đây có thể tạo ra một trải nghiệm nhân sự hoàn thiện đồng thời giảm nhẹ gánh nặng cho bộ phận HR". 

Ánh Dương